Charges de copropriété : suivez le guide

À quoi servent les charges payées par les copropriétaires ?

L'argent des charges versées chaque trimestre ne va pas dans la poche du syndic. Il sert à payer le gardien, le ménage, le chauffage, l'entretien de l'ascenseur, etc. Lorsque des copropriétaires ne payent pas leurs charges, cela met en difficulté la copropriété car le syndic ne peut pas payer les prestataires et/ou les contrats. Pour ne pas pénaliser la copropriété, la loi demande au syndic de procéder au recouvrement des charges, notamment par le biais des relances aux frais du ou des copropriétaires concernés.

Quelles sont les charges de copropriété ?

Être copropriétaire, c'est contribuer à l'entretien du bien commun qu'est l'immeuble. Ainsi, chaque copropriétaire d'un lot (appartement, local professionnel, local commercial) doit contribuer aux dépenses engagées par le syndicat de copropriétaires. Comptablement, « les charges sont les dépenses incombant définitivement aux copropriétaires, chacun pour sa quote-part » (art. 45-1 du décret du 17 mars 1967).

Avant d'être des charges de copropriété, les sommes collectées par le syndic pour le compte du syndicat sont dénommées des provisions, calculées en fonction d'un budget voté annuellement en assemblée générale. Ces provisions sont généralement appelées tous les trimestres. Ce sont les dispositions du règlement de copropriété qui doivent s'appliquer tant en ce qui concerne la définition de ces charges que leur répartition.

Il existe deux types de charges, d'abord celles relatives à la conservation, l'entretien et l'administration de l'immeuble, puis celles entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipements communs. Les premières se fondent sur ce que l'on dénomme la valeur relative du lot ; les secondes obéissent au critère dit d'utilité (et non d'utilisation). Cette distinction est fondamentale et a été créée dans un but de protection des copropriétaires. Ces frais sont donc répartis, « proportionnellement à la valeur relative du lot ». Cette valeur relative revêt plusieurs caractéristiques car elle résulte de la consistance (appartement, chambre, cave), de la superficie et de la situation du lot (étage, ensoleillement, tranquillité). Les dépenses du second type sont celles entraînées par les services collectifs et les éléments d'équipements communs. Seuls les copropriétaires qui participent « objectivement » à celles-ci y contribuent. Par exemple, l'ascenseur : lorsqu'un copropriétaire habite au premier étage d'un immeuble, l'utilité objective existe puisqu'il a tout loisir de le prendre pour aller à son appartement. Il ne peut demander à être dispensé de sa participation au motif qu'il prend quotidiennement les escaliers de service. Sans que cette liste soit limitative, voici quelques exemples d'équipements et services collectifs : ascenseur, antenne, chauffage, eau.

Parallèlement à ces charges, et dans une logique de pérennisation de l'immeuble, le législateur a mis en place depuis le 1^er janvier 2017 le fonds travaux. Il s'agit d'une cotisation annuelle, représentant a minima 5 % du budget annuel. Celle-ci est appelée trimestriellement, en même temps que les charges, et est destinée à financer de futurs travaux. Ces fonds sont placés sur un compte et ne peuvent être utilisés qu'à la suite d'un vote d'assemblée générale. En cas de vente, les sommes cotisées ne sont pas remboursées au vendeur, il convient donc pour ce dernier de les intégrer dans la négociation avec le futur acquéreur.

Comment modifier la répartition des charges de copropriété ?

Un copropriétaire se sentant lésé dans la répartition des charges ou considérant une répartition comme irrégulière devra nécessairement en obtenir la modification ou l'annulation. Tant que le syndicat n'aura pas modifié la répartition, le syndic sera tenu de l'appliquer même si celle-ci est illégale.

L'assemblée générale peut décider de procéder à cette modification. Le principe en assemblée générale pour obtenir une modification de la répartition est l'unanimité (art. 11). Il sera dans la plupart des cas impossible de l'obtenir. Dans ce cas, à défaut d'une décision de l'assemblée générale modifiant les bases de répartition des charges dans les cas prévus aux alinéas précédents, tout copropriétaire pourra saisir le tribunal de grande instance de la situation de l'immeuble à l'effet de faire procéder à la nouvelle répartition rendue nécessaire.

Certaines exceptions tirées du même article existent :

• lorsque la modification de la répartition des charges est rendue nécessaire par des travaux ou des actes d'acquisition ou de disposition décidés par l'assemblée générale. La modification peut alors être décidée à majorité exigée par la loi pour ces travaux ou actes de disposition ;
• en cas d'aliénation (vente, le plus souvent) séparée d'une ou plusieurs fractions d'un lot, la répartition des charges entre ces fractions est, lorsqu'elle n'est pas fixée par le règlement de copropriété, soumise à l'approbation de l'assemblée générale statuant à la majorité simple de l'article 24.

Une autre disposition figurant à l'article 25 permet une modification de charges en cas de changement d'usage d'un lot. Par exemple, une habitation en profession libérale, et ce même si le règlement de copropriété prévoit ce changement d'usage. Cette modification concerne uniquement les charges entraînées par les services collectifs et les équipements communs. Par exemple, si une profession libérale s'installe à un étage de l'immeuble, l'assemblée générale modifiera les « charges ascenseurs » en appliquant un coefficient majoré (pourcentage décidé par l'assemblée générale) compte tenu d'une utilisation plus fréquente causée par la clientèle de passage.

L'appel de fonds, c'est quoi ?

Charges de copropriété, tantièmes, quote-part, appels de fonds travaux, appels exceptionnels, etc. Pas toujours facile de comprendre les appels de fonds et leurs utilités quand on est copropriétaire.

Les sommes réclamées correspondent aux dépenses engagées par votre copropriété, telles que les frais d'assurance de l'immeuble, de chauffage, d'électricité, d'ascenseur ou encore d'entretien, les impôts et taxes, les salaires et cotisations sociales des salariés du syndicat. Pour faire face à ces dépenses courantes, chaque année, les copropriétaires votent un budget prévisionnel lors de l'assemblée générale. Les sommes correspondantes (provisions) seront appelées, en règle générale, en fin de trimestre. À cela peuvent s'ajouter des appels de fonds et répartitions spécifiques sur des travaux ou dépenses exceptionnelles votés en assemblée générale.

Le législateur a réparti les charges en deux catégories :

• les charges générales sont relatives à la conservation, l'entretien et l'administration des parties communes (assurance, impôts, honoraires du syndic, frais d'avocat…). Les copropriétaires ne peuvent y échapper : elles sont dues en tout état de cause et sont réparties en fonction d'éléments objectifs (la notion de « valeur relative des lots ») ;
• les charges spéciales sont relatives aux services collectifs et aux éléments d'équipement commun (entretien de l'ascenseur, du chauffage collectif…). C'est la situation concrète de chaque lot qui est prise en considération pour le calcul de ces charges. Elles ne sont dues que dans la mesure de l'utilité effective des équipements ou services pour le lot considéré.

Chaque copropriétaire participe aux dépenses relatives aux parties communes de l'immeuble en fonction de sa quote-part ou du nombre de tantièmes qui lui est attribué par le règlement de copropriété. Cette quote-part est calculée par un géomètre et dépend, entre autres, de la superficie, de la situation et des caractéristiques de son bien. Votre quote-part résulte du calcul suivant : budget voté multiplié par vos tantièmes et divisé par les tantièmes de l'immeuble.

L'assemblée générale des copropriétaires adopte chaque année un budget prévisionnel. Ce budget est établi par le syndic en collaboration avec le conseil syndical. De votre côté, vous recevrez un appel de provisions à la fin de chaque trimestre (soit quatre par an) et la régularisation des charges en fin d'exercice. À cela peuvent s'ajouter :

• des appels de fonds travaux ;
• des appels exceptionnels pour couvrir des frais de procédure ;
• des provisions, des avances ;
• un fonds travaux Alur.
  
  

Appel de provisions et charges de copropriété : quelle est la différence ?

Avant d'être des charges de copropriété, les sommes collectées par le syndic pour le compte du syndicat sont dénommées des provisions, calculées en fonction d'un budget voté annuellement en assemblée générale. Ces provisions sont généralement appelées d'avance tous les trimestres. En fin d'exercice, le syndic procède à la régularisation des charges annuelles (différence entre les appels de provisions réclamés et les dépenses effectivement engagées). Il s'agit de la répartition des charges courantes.

Les appels de provisions sont payables le premier jour du trimestre. Dans le cas de travaux ou d'appels exceptionnels, c'est l'assemblée générale qui déterminera les dates d'exigibilité de ces derniers. Ils seront payables à réception. La régularisation des charges est réalisée dans les six mois qui suivent la date de fin d'exercice comptable.

Le syndic peut demander aux copropriétaires plusieurs types d'avances :

• l'avance de trésorerie fixée par le règlement de copropriété ou votée par l'assemblée générale ;
• des cotisations annuelles afin de constituer un fonds de travaux pour faire face à certaines dépenses (loi Alur)

Ces avances sont non remboursables en cas de vente. Elles restent acquises au syndicat des copropriétaires.

Répartition des charges de copropriété : comment se décide-t-elle ?

Cette question de la répartition des charges revient souvent en copropriété, et suscite beaucoup d'incompréhension. Il existe deux types de charges, les charges générales, et les charges spéciales :

• les charges générales sont réparties en fonction des tantièmes ou millièmes, initialement attribués aux différents lots, par le règlement de copropriété ;
• les charges générales financent les frais de conservation : travaux, réparations, entretien, notamment le ménage… et les honoraires du syndic. Que vous soyez propriétaire d'un studio, d'un immense appartement ou seulement d'un garage, vous aurez à payer votre quote-part, différente, évidemment, en fonction de votre bien.

Les charges spéciales financent, elles, les services et équipements collectifs. Par exemple, les ascenseurs, ou le chauffage quand il est collectif. Ces charges spéciales sont réparties selon l'utilité potentielle de chaque lot. Par exemple, le propriétaire d'un appartement au rez-de-chaussée n'a pas à utiliser l'ascenseur. Il n'aura donc pas à en supporter les dépenses. Celui qui réside au premier étage en paiera une partie, évidemment inférieure à celui qui occupe un appartement au dernier étage. Et si vous n'êtes propriétaire que d'une place de parking, mais située au 3^e sous-sol, alors vous devrez contribuer aux dépenses liées à l'ascenseur qui dessert les parkings. C'est plutôt simple, mais effectivement, la facture n'est pas la même, selon les lots et les usages.

Entre appels de fonds, charges, et honoraires du syndic : comment s'y retrouver ?

Que vous soyez propriétaire bailleur, copropriétaire, locataire ou tout cela à la fois, vous payez régulièrement des charges. Elles correspondent aux services dont vous bénéficiez, et varient en fonction des caractéristiques de votre immeuble. Dans un immeuble, les copropriétaires reçoivent chaque trimestre un appel de fonds. Si c'est le syndic qui a la responsabilité de collecter les fonds pour le compte de la copropriété, cela n'est pas la rémunération de son travail. Les provisions collectées par le syndic correspondent au budget voté par les copropriétaires en assemblée générale. Elles servent à couvrir les charges de l'immeuble, dont les honoraires du syndic, pour en assurer la gestion au quotidien. La majeure partie des charges de copropriété (environ 90 %) sert à payer les factures de gardiennage, d'entretien, de chauffage, d'assurance, de ménage…

Lorsque des copropriétaires ne payent pas leurs charges, cela met en difficulté la copropriété car le syndic ne peut plus régler les sommes dues. C'est notamment une de ses missions d'engager toutes les actions nécessaires pour récupérer les sommes dues afin d'éviter à l'ensemble de la copropriété de devoir payer pour les mauvais payeurs.

En cas de décès sans héritier, comment faire pour récupérer les charges et impayés d'un copropriétaire ?

Recouvrir les impayés dans une copropriété n'est pas toujours chose facile. C'est évidemment le travail de votre syndic de s'en charger, afin d'éviter à l'ensemble des copropriétaires d'assumer ces frais qui ne sont pas les leurs. Malheureusement, quand un propriétaire redevable décède et qu'on ne lui connaît pas d'héritier, la situation se complique et peut durer des années.

Pour éviter cela et pour vous aider à récupérer les sommes dues, il faut avoir recours à un généalogiste successoral. Même pour un simple appartement, un généalogiste successoral retrouvera, dans les meilleurs délais, des ayants droit, pour régler l'héritage. Son action permettra la mise en vente de l'appartement, afin de régler les impayés avec une partie du fruit de cette vente. Ces professionnels au service des notaires, mais aussi des syndics, sont présents partout en France, pour résoudre des situations complexes d'héritage et, dans le cas présent, de simples impayés qui peuvent mettre en difficulté une copropriété.

En période de crise, pourquoi faut-il continuer à payer ses charges de copropriété ?

C'est une question essentielle. La réponse est oui, il faut bien continuer à payer ses charges de copropriété. Pourquoi ? Parce qu'il en va du bon fonctionnement de votre immeuble. Les charges permettent de payer l'ensemble des prestations de votre immeuble. Le gardien ou la gardienne si vous en avez, le personnel ou la société de ménage, les travaux, notamment les travaux d'urgence si l'obligation se présente. Payer ses charges, c'est donc permettre le paiement en cascade de tous les prestataires de services qui interviennent en permanence ou occasionnellement dans votre immeuble. Et personne ne peut avancer ou payer à votre place, pas même le syndic : la loi de 1965 interdit ce type d'arrangement. C'est totalement illégal !

Pour payer ses charges de copropriété, est-on obligé de payer en ligne ?

La réponse est non, il n'y a aucune obligation de payer ses charges de copropriété en ligne. Mais payer par chèque représente des risques : délais ou perte du courrier, risque de mauvaise attribution du chèque, et oubli de payer. C'est pourquoi le mode de paiement en ligne est privilégié par le plus grand nombre, et il a fortement progressé pendant la période de confinement. Payer en ligne ses charges, c'est simple et sécurisé. Surtout, c'est adapté à toutes les situations.

• Si vous voulez vous simplifier la vie et vous assurer que votre paiement est réglé à échéance, optez pour le prélèvement automatique.
• Si vous souhaitez garder un œil sur vos prélèvements : optez pour le prélèvement à la demande. C'est une procédure aussi simple et sécurisée, mais là, rien d'automatique, c'est vous qui devez déclencher le paiement et donc… bien y penser.
  
  

Qui paie les charges de la dernière assemblée générale avant la vente d'un bien ?

Pas de chance : une assemblée s'est tenue trois jours avant que vous n'achetiez l'appartement de vos rêves ! Pas de panique, tout dépendra des charges concernées et de ce qui aura été convenu entre le vendeur et vous-même au moment de la vente. La loi prévoit une répartition des charges lors de la vente d'un bien. Ainsi, la provision exigible du budget prévisionnel sera payée par le vendeur. Par contre, les dépenses non comprises dans le budget prévisionnel incomberont soit au vendeur, soit à l'acquéreur en fonction de celui qui sera propriétaire au moment où ces charges seront exigibles. Dernière chose : le trop ou le moins-perçu sur les provisions qui se ferait jour au moment de l'approbation des comptes sera porté au débit ou au crédit de la partie qui sera copropriétaire au moment de l'approbation.

Pensez à vérifier s'il n'existe pas une clause particulière dans l'acte de vente. Il est parfois prévu dans le compromis que cette répartition légale sera écartée, au profit d'une répartition prévue entre les parties. Le vendeur peut accepter – dans le cadre d'une négociation – de prendre à sa charge la totalité des dépenses hors budget prévisionnel pour un ravalement, quelle que soit la date d'exigibilité de ces dépenses.