Charte de protection des données personnelles

Bienvenue !

Nous vous remercions de faire confiance à Foncia et tenons à vous informer qu’assurer la protection et la sécurité des données personnelles de nos clients est une priorité absolue pour nous.

Cette charte vise à vous informer des traitements de données personnelles que nous réalisons ainsi que de vos droits, conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), la Directive « vie privée et communications électroniques » (« Directive e-privacy ») et la loi n°78-17 dans sa version en vigueur (« Loi Informatique et Libertés »), ci-après conjointement « Réglementation applicable ».

La présente charte peut être amenée à évoluer.

Cette charte doit être lue conjointement avec notre politique relative aux cookies.

QUI EST CONCERNE PAR CETTE CHARTE ?

Cette charte est destinée à tous nos prospects, visiteurs, candidats et clients, quel que soit le canal de collecte des données (agences, site internet, applications, e-mails, téléphone, ...).

Si vous êtes une personne ayant candidaté à l’une de nos offres d’emploi, veuillez consulter notre politique de protection des données dédiée.

QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?

Le responsable du traitement est l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles et qui est responsable du respect de la Réglementation applicable.

Foncia, Société par Action Simplifiée dont le siège social est à Courbevoie (92400) – Tour Aurore, 18-19 place des Reflets, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 890 441 223 (ci-après « Foncia » ou « nous »), est en principe responsable des traitements décrits dans la présente charte.

Toutefois, sachez que Foncia fait partie du Groupe Emeria. Vos données personnelles peuvent être partagées au sein du Groupe dans des situations spécifiques, notamment à la Direction juridique du Groupe Emeria au titre de la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux. Le Groupe agira, selon les cas, pour son propre compte ou bien pour le compte de Foncia (voir ci-après « Quels sont les destinataires de vos données ? »).

QUI EST VOTRE POINT DE CONTACT ?

Nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données qui veille en toute indépendance à ce que les traitements soient conformes à la Réglementation applicable.

Pour toutes questions, demandes ou plaintes relatives à la protection des données personnelles, vous pouvez le contacte via le formulaire dédié. Pour toutes autres demandes, vous pouvez saisir le service "relation client" en complétant le formulaire dédié.

Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour respecter vos droits. Si vous estimez toutefois, après nous avoir contactés, qu’ils n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), par courrier au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, ou directement sur son site.

QUELLES DONNEES, POURQUOI ET SUR QUEL FONDEMENT ?

Nous collectons et utilisons vos données personnelles lorsqu’elles sont nécessaires à nos activités ou requises par une réglementation applicable à nos secteurs d’activités. Vous trouverez la liste des traitements de données personnelles dans le tableau ci-dessous.

Le type de données personnelles traitées dépendra principalement de vos interactions avec nous ainsi que de l’utilisation que vous faites de nos services, de notre site et de nos applications. Le caractère obligatoire ou facultatif de la communication de vos données personnelles vous est signalé lors de la collecte. L’absence de communication d’une donnée obligatoire nous empêchera de délivrer le service afférent. Cette obligation est sans impact sur la possibilité d’exercer vos droits.

De même, nous ne collectons vos données personnelles que lorsque nous disposons d'une base juridique et d’une finalité clairement identifiée. Seules les données nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis seront collectées et/ou traitées. Pour toute information complémentaire, vous pouvez contacter le DPO à l'adresse suivante : dpo@foncia.com.

QUELS TYPES DE COMMUNICATIONS POUVEZ-VOUS RECEVOIR ?

a. Communications commerciales par e-mails ou SMS

Sous réserve de votre consentement, vous pouvez recevoir des communications commerciales de la part de Foncia, du Groupe Emeria et de ses sociétés filles par e-mails ou par SMS (e.g., opérations de prospection, de promotions, d’offres de services, etc.). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment :

• en cliquant sur le lien de désabonnement dans chaque e-mail,
• en changeant les paramètres sur votre compte MyFoncia ou candidat locataire,
• en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.

b. Communications commerciales par téléphone ou par voie postale

Si vous ne vous y êtes pas opposé, vous pouvez recevoir des communications commerciales de la part de Foncia, du Groupe Emeria et de ses sociétés filles par téléphone ou par voie postale (e.g., opérations de prospection, de promotions, d’offres de services, etc.). Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et non sur votre consentement. En tout état de cause, vous restez libre de vous opposer à tout moment :

• en l’indiquant à la personne vous contactant par téléphone,
• en changeant les paramètres sur votre compte MyFoncia ou candidat locataire,
• en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.

Vous avez également la possibilité de vous inscrire sur une liste d'opposition au démarchage téléphonique, telle que Bloctel (www.bloctel.gouv.fr).

c. Enquêtes de satisfaction

Nous pouvons vous contacter par e-mails ou par téléphone pour vous demander de nous faire part de votre avis sur nos produits et services afin que nous puissions nous améliorer. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et non sur votre consentement. En tout état de cause, vous restez libre de vous opposer à tout moment :

• en cliquant sur le lien d’opposition dans chaque e-mail,
• en l’indiquant à la personne vous contactant par téléphone,
• en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.

d. Communications relatives à vos contrats

Nous pouvons être amenés à vous contacter par e-mail ou SMS dans le cadre de la gestion de votre contrat, par exemple pour vous communiquer des factures, vous alerter sur les tentatives de fraude, vous communiquer des informations relatives à l’exécution de votre contrat et/ou des informations relatives à votre immeuble, etc. Ces communications ne sont pas commerciales et ne contiennent donc pas de lien de désabonnement.

e. Prospections commerciales par nos partenaires commerciaux

Sous réserve de votre consentement, vous pouvez être amenés à recevoir de la prospection commerciale de la part de nos partenaires commerciaux. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez retirer votre consentement, veuillez consulter leur propre politique. Vous pouvez retrouver la liste de nos partenaires commerciaux ICI.
Vous pouvez également contacter notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié, qui se chargera de transmettre votre demande.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre chacune des finalités énoncées ci-dessus. Une fois cette durée atteinte, vos données seront soit immédiatement supprimées, soit archivées à des fins de preuves suivant les délais légaux de prescription applicables ou bien à des fins de respect d’obligations légales spécifiques. Durant ce délai d’archivage, vos données ne seront pas utilisées sauf en cas de contentieux ou pour répondre auxdites obligations légales, notamment fiscales ou comptables. Vos données seront ensuite effacées de l’ensemble de nos dossiers et systèmes d’information.
De manière générale, nous conservons vos données personnelles :

• Lorsque vous êtes client, pendant toute la durée de la relation commerciale puis, en archive, pendant 5 ans à compter de son terme afin de respecter les délais de prescription légaux ainsi que nos obligations légales.
• Lorsque vous êtes prospect, jusqu’au retrait de votre consentement ou, à défaut, pendant maximum 3 ans après votre dernier contact (e.g., dernière demande, dernier clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel, …). Nous pouvons reprendre contact avec vous à l’issue de ces 3 ans afin de savoir si vous souhaitez rester en contact. En l'absence de réponse positive, nous supprimerons vos données.

Par exception, les données collectées lors des activités suivantes font l’objet de durées de conservation différentes :

• Gestion des jeux-concours et enquêtes : les données sont conservées jusqu'à la fin dudit jeu ou de ladite enquête, sans archivage.
• Gestion des comptes candidats locataires : les données sont conservées jusqu'à la suppression du compte par le candidat. Sachez que le compte sera considéré comme inactif en cas de non-utilisation pendant deux ans et sera automatiquement supprimé.
• Gestion de l’appréciation de la solvabilité des candidats locataires / acquéreurs non retenus : les données sont conservées pendant 3 mois en base active puis en archive pendant 5 ans.
• Gestion des départs pour les contrats de résidence principale : les données sont conservées pendant 3 ans à compter du départ du client afin de respecter les délais de prescription légaux ainsi que nos obligations légales.
• Gestion des pertes de copropriétés : toutes les données des copropriétaires, qui sont communiquées au nouveau Syndic, seront conservées pendant 3 mois afin de permettre au copropriétaire, durant cette période de transition, d'avoir accès à ses données. Les données et documents seront ensuite supprimés définitivement, à l’exception du dernier procès-verbal d’Assemblée Générale actant la fin de la relation avec Foncia.
• Gestion de la lutte contre la fraude : les données sont conservées 6 mois à compter de l’émission de l’alerte pour celles non-qualifiées et pendant 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude pour celles qualifiées. En cas de procédure judiciaire, elles sont conservées jusqu’au terme de la procédure puis archivées.
• Gestion des demandes relatives à nos services et prestations : les données sont conservées le temps du traitement desdites demandes ou plaintes puis archivées, si nécessaire, pendant 5 ans à des fins de preuve.
• Gestion des enregistrements téléphoniques effectués de manière aléatoire par le Service Client : le cas échéant, les données sont conservées pendant 6 mois maximum.
• Gestion des litiges et des plaintes : les données sont conservées pendant 5 ans si aucune action en justice n'est engagée, ou pendant la durée de la procédure jusqu’à la pleine exécution de la décision de justice ou de l'accord de règlement.
• Gestion des documents comptables ou fiscaux (relevés bancaires, talons de chèques, livres comptables, contrats commerciaux, devis, bons de commande, compromis de vente, mandats, registre des mandats, registre-répertoire, carnet de reçus, …) : les documents sont conservés pendant 10 ans afin de respecter nos obligations légales. Toutes données non nécessaires au respect de ces obligations sont anonymisées au sein des documents avant l’archivage de ces derniers.
• Gestion des cookies Analytics et publicitaires : les données collectées par ces cookies sont conservées pour une durée de 24 mois à compter de leur collecte à des fins d’analyse et d’amélioration de nos services. Pour les durées de conservation applicables aux cookies en tant que tels, veuillez consulter notre politique dédiée.

Si des durées de conservation différentes sont appliquées, vous en serez informés lors de la collecte desdites données.

QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES ?

Vos données personnelles sont accessibles par notre personnel selon leurs fonctions et dans le respect du principe du besoin d’en connaître.
Elles peuvent également être accessibles par ou transférées à certains tiers ou affiliés :

• Le Groupe Emeria, société mère de la société Foncia, dans des situations spécifiques, notamment sa Direction juridique pour la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux.
• Les sociétés filles du Groupe Emeria, sous réserve de votre consentement, à des fins de souscription aux services proposés par lesdites entités ou bien à des fins de prospection. Ces sociétés agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus, veuillez consulter leur propre politique.
• Nos prestataires aux fins d’exercice de leurs prestations (par ex : les entités du Groupe Emeria mettant à disposition un service nécessaire à l’exécution de votre contrat comme un compte client, les prestataires de services techniques – hébergement des données, maintenance des supports de données utilisés, gestion de la sécurité des données, plateformes de marketing, … –, artisans ou prestataires de maintenance des logements – travaux d’entretien, maîtrise des nuisibles, dégâts des eaux, …) (liste non exhaustive). Ils n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires à la fourniture de leurs services et traitent vos données en notre nom et en suivant nos instructions sur la base d'accords spécifiques.
• Nos partenaires commerciaux, sous réserve de votre consentement, à des fins de prospection. Ils n’auront accès qu’à vos données d’identification et vos coordonnées de contact. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez consulter leur propre politique. Vous trouverez la liste de nos partenaires commerciaux ICI.
• Notre prestataire de paiement et les établissements bancaires teneurs de compte aux fins de la réalisation des transactions liées à vos paiements. Des informations sont également transmises à votre banque aux fins de sécuriser les paiements réalisés avec une carte bancaire conformément à la DSP2 (Directive européenne sur les services de paiement). Ces tiers agissent en tant que responsables de traitement indépendants.
• Nos cabinets de recouvrement de créance, nos conseils, ou des tiers autorisés par la loi, pour nous permettre d'assurer notamment la prévention des impayés ainsi que le recouvrement de nos créances.
• Nos partenaires « réseaux sociaux » lorsque vous utilisez les boutons applicatifs afférents sur notre site internet pour nous suivre ou pour partager notre contenu. Ces réseaux reçoivent notamment votre adresse IP ainsi que des informations sur votre navigateur, votre système d’exploitation et des paramètres linguistiques. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants : pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez consulter leur propre politique.
• Nos partenaires « cookies tiers » lorsqu’ils sont activés sur notre site internet. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique dédiée.
• Tout tiers, acquéreur, cessionnaire, successeur réel ou proposé, dans le cadre d’une restructuration qui rachèterait en tout ou partie notre société ou fusionnerait avec elle, y compris au stade de la négociation.
• Toute autorité, juridiction ou tout autre tiers lorsqu’une telle communication est requise par une loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.

EFFECTUONS-NOUS DES TRANSFERTS HORS UNION EUROPEENNE ?

Bien que Foncia soit localisée en France et que nous choisissions des hébergeurs qui s'engagent à stocker les données personnelles sur le territoire de l'Union européenne, nous faisons appel à certains prestataires qui sont situés en dehors de l’UE ou dont la maison mère est située en dehors de l'UE ou qui font eux-mêmes appel à des prestataires situés en dehors de l'UE.

Dans ce cas, nous nous assurons que ces transferts soient encadrés conformément à la Réglementation applicable. Ils sont soit fondés sur une décision d'adéquation de la Commission Européenne, soit s'effectuent moyennant des garanties contractuelles appropriées (notamment la signature de clauses contractuelles types ou l’application de règles d’entreprise contraignantes).

COMMENT SECURISONS-NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES ?

Nous prenons toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données personnelles afin d’éviter, dans la mesure du possible, toute perte, altération, destruction accidentelle, mauvaise utilisation ou accès non autorisé.

Nous exigeons également de notre personnel et de tous nos prestataires, y compris nos sous-traitants, par des engagements écrits, qu'ils respectent des normes strictes en matière de sécurité.

QUELS SONT VOS DROITS ET COMMENT POUVEZ-VOUS LES EXERCER ?

Conformément à la Réglementation applicable, vous disposez des droits ci-dessous.

Droit au retrait du consentement
Vous disposez du droit de retirer votre consentement à tout moment et sans justification lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement, sans affecter la licéité du traitement effectué avant son retrait.
Droit d’accès
Vous disposez du droit d'obtenir confirmation que nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, d’y avoir accès ou d’en recevoir une copie, ainsi que d’obtenir toute information pertinente sur la manière dont elles sont traitées.
Droit de rectification
Vous disposez du droit de nous demander de rectifier ou de compléter toute donnée personnelle vous concernant, si elle est inexacte ou incomplète.
Droit d’effacement
Vous disposez du droit d’obtenir l'effacement de vos données personnelles sous certaines conditions.
En savoir plus ? Ce droit n’est exerçable que dans des cas particuliers : (a) si vous retirez votre consentement pour un traitement fondé sur cette base légale ; (b) si vous vous opposez au traitement ; (c) si vos données ont été traitées illégalement ; (d) si vos données ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ; (e) si vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale à laquelle nous sommes soumis. Nous ne sommes toutefois pas tenus d’y donner suite, notamment si le traitement est nécessaire à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information, au respect d'une obligation légale, à des fins statistiques, ou pour la constitution, l'exercice ou la défense d'une action en justice, ou bien si nous avons un motif légitime pour le faire.
Droit de limitation
Vous disposez du droit de nous demander la limitation du traitement sous certaines conditions, i.e., les conserver, mais ne pas les traiter.
En savoir plus ? Concrètement, si vous contestez l’exactitude des données que nous utilisons ou que vous vous opposez à ce que vos données soient traitées, la loi nous autorise à procéder à une vérification ou à l’examen de votre demande. Pendant ce délai, vous avez la possibilité de nous demander de geler l’utilisation de vos données. Inversement, vous pouvez demander directement la limitation du traitement de certaines données dans le cas où nous souhaiterions les effacer. Cela vous permettra de conserver les données, par exemple afin d’exercer un droit. Nous pouvons toutefois continuer à utiliser vos données personnelles, malgré votre demande, lorsque vous nous avez donné votre consentement, ou si elles nous sont nécessaires pour la constatation, l'exercice ou la défense de nos droits en justice, ou pour la protection des droits d'une autre personne, ou encore pour des motifs importants d'intérêt public.
Droit à la portabilité
Vous disposez du droit d’exiger, sous certaines conditions, que nous vous transmettions vos données personnelles sous une forme structurée et standard, ou que nous les transmettions à un autre responsable de traitement de votre choix.
En savoir plus ? Ce droit est uniquement exerçable lorsque le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement ou sur un contrat et qu'il est effectué par des moyens automatisés.
Droit aux legs numériques
Vous disposez du droit d’établir des directives, générales ou particulières, quant à la manière dont vous souhaitez que nous conservions, supprimions et/ou communiquions vos données personnelles après votre décès. En savoir plus ? Une personne de votre choix peut être désignée pour exécuter ces directives. En l’absence de telles directives, vos héritiers auront tout de même la possibilité d’exercer certains droits, en particulier le droit d’accès ainsi que le droit d’opposition. Ce droit est applicable en France, et dans tout autre pays de l'UE où des dispositions locales obligatoires le prévoient.
Droit d’opposition
Vous disposez enfin du droit de vous opposer aux traitements de vos données personnelles :

• Pour des motifs liés à votre situation personnelle particulière, lorsque ces traitements sont fondés sur notre intérêt légitime. Si vous vous y opposez, nous devons mettre fin à ce traitement, sauf si nous pouvons démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux de continuer à traiter vos données ou si elles nous sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense de nos droits en justice.
• Pour quelque motif que ce soit, lorsque les traitements effectués ont une finalité de prospection.

Comment exercer vos droits ?
Vous pouvez contacter notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.
Pour les acquéreurs et les vendeurs : Par exception, pour nos traitements liés à la lutte contre le blanchiment des capitaux et contre le financement du terrorisme effectués en application du Code Monétaire et Financier, votre droit d’accès devra s’exercer uniquement auprès de la CNIL, par courrier au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, ou directement sur son site.
Nous disposons d’un mois pour accéder à votre demande. Ce délai peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes que nous recevons. Le cas échéant, nous vous informerons, sous un mois, de ce report et de ses motifs.
Pour que nous puissions traiter au mieux votre demande, veuillez indiquer, a minima :

• le(s) droit(s) que vous souhaitez exercer ;
• votre nom complet ainsi que votre statut (bailleurs, copropriétaires, locataires, candidats locataires, potentiels acquéreurs ou vendeurs, candidats pour un poste, etc.) ;
• si vous êtes client, votre agence de rattachement et, le cas échéant, si différente, l’adresse e-mail rattachée à votre compte MyFoncia ou votre compte « candidat locataire », ou bien votre numéro client.

En cas de doute raisonnable sur votre identité, nous pouvons vous demander des informations complémentaires ou une preuve d'identité.

QU'EN EST-IL DE LA VIDEOSURVEILLANCE DANS NOS AGENCES, Y COMPRIS LEURS PARKINGS ?

Il est possible que certaines de nos agences aient installé des caméras à des fins de protection des personnes et des biens. Ces systèmes de vidéosurveillance et de vidéoprotection sont fondés sur notre intérêt légitime à protéger les biens des agences ainsi qu’assurer la sécurité de nos employés et visiteurs. Les images sont conservées 30 jours maximum. En cas d’incident, elles peuvent être extraites et conservées pour la durée de l’enquête.