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Bienvenue !
Nous vous remercions de faire confiance à Foncia et tenons à vous informer qu’assurer la protection et la sécurité des données personnelles de nos clients est une priorité absolue pour nous. Cette charte vise à vous informer des traitements de données personnelles que nous réalisons ainsi que de vos droits, conformément à la réglementation applicable, notamment le Règlement Général sur la Protection des Données (« RGPD »), la Directive « vie privée et communications électroniques » (« Directive e-privacy ») et la loi n°78-17 dans sa version en vigueur (« Loi Informatique et Libertés »), ci-après conjointement « Réglementation applicable ».
La présente charte peut être amenée à évoluer.
Cette charte doit être lue conjointement avec notre politique relative aux cookies.
QUI EST CONCERNE PAR CETTE CHARTE ?
Cette charte est destinée à tous nos prospects, visiteurs, candidats et clients, quel que soit le canal de collecte des données (agences, site internet, applications, e-mails, téléphone, ...). Si vous êtes une personne ayant candidaté à l’une de nos offres d’emploi, veuillez consulter notre politique de protection des données dédiée.
QUI EST LE RESPONSABLE DE TRAITEMENT ?
Le responsable du traitement est l’entité qui détermine les finalités et les moyens du traitement de vos données personnelles et qui est responsable du respect de la Réglementation applicable.
Foncia, Société par Action Simplifiée dont le siège social est à Courbevoie (92400) – Tour Aurore, 18-19 place des Reflets, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 890 441 223 (ci-après « Foncia » ou « nous »), est en principe responsable des traitements décrits dans la présente charte.
Toutefois, sachez que Foncia fait partie du Groupe Emeria. Vos données personnelles peuvent être partagées au sein du Groupe dans des situations spécifiques, notamment à la Direction juridique du Groupe Emeria au titre de la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux. Le Groupe agira, selon les cas, pour son propre compte ou bien pour le compte de Foncia (voir ci-après « Quels sont les destinataires de vos données ?»).
QUI EST VOTRE POINT DE CONTACT ?
Nous avons nommé un Délégué à la Protection des Données qui veille en toute indépendance à ce que les traitements soient conformes à la Réglementation applicable.
Pour toutes questions, demandes ou plaintes relatives à la protection des données personnelles, vous pouvez le contacter, par l’intermédiaire du formulaire disponible sur le site internet ou par e-mail : dpo@foncia.com. Pour toutes autres demandes, vous pouvez saisir le service "relation client" en complétant le formulaire dédié.
Nous nous engageons à mettre tout en œuvre pour respecter vos droits. Si vous estimez toutefois, après nous avoir contactés, qu’ils n’ont pas été respectés, vous pouvez adresser une réclamation auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), par courrier au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07, ou directement sur son site.
QUELLES DONNES, POURQUOI ET SUR QUEL FONDEMENT ?
Nous collectons et utilisons vos données personnelles lorsqu’elles sont nécessaires à nos activités ou requises par une réglementation applicable à nos secteurs d’activités. Vous trouverez la liste des traitements de données personnelles dans le tableau ci-dessous.
Le type de données personnelles traitées dépendra principalement de vos interactions avec nous ainsi que de l’utilisation que vous faites de nos services, de notre site et de nos applications. Le caractère obligatoire ou facultatif de la communication de vos données personnelles vous est signalé lors de la collecte. L’absence de communication d’une donnée obligatoire nous empêchera de délivrer le service afférent. Cette obligation est sans impact sur la possibilité d’exercer vos droits.
De même, nous ne collectons vos données personnelles que lorsque nous disposons d'une base juridique et d’une finalité clairement identifiée. Seules les données nécessaires à la réalisation des objectifs poursuivis seront collectées et/ou traitées.
| Finalités | Base légale | Catégories de données |
|---|---|---|
| Effectuer des opérations commerciales (opérations de prospection, de promotions, d’offres de biens et/ou services, jeux concours, ...) | Consentement | Identité, coordonnées de contact, centres d’intérêts, autres données demandées pour l’inscription aux jeux concours et pour l’envoi des dotations le cas échéant, et, si vous êtes clients, votre statut (bailleurs, copropriétaires, locataires, acquéreurs, vendeurs). |
| Communiquer notre newsletter selon votre statut client et nos actualités diverses | Consentement | Identité, coordonnées de contact, et si vous êtes clients, votre statut (bailleurs, copropriétaires, locataires, acquéreurs, vendeurs). |
| Assurer la publication des avis de nos clients | Consentement | Identité, contenu de l’avis. |
| Permettre à nos partenaires commerciaux de proposer des produits et services à nos clients | Consentement | Identité, coordonnées de contact (e-mail et/ou numéro de téléphone). Pour plus d’informations, voir ci-après « Quels sont les destinataires de vos données ? ». Vous trouverez la liste de nos partenaires ICI. |
| Exploiter les données collectées par les cookies et autres traceurs | Consentement | Données relatives à la navigation (horodatage, adresse IP, données techniques, centres d’intérêt, statistiques d’audience, etc.). |
| Gérer la pré-contractualisation (visites, appréciation de la solvabilité, etc.) et la conclusion des contrats / mandats | Exécution de mesures précontractuelles | Identité, coordonnées de contact, coordonnées postales, statut client, pièces justificatives nécessaires à la vérification de la solvabilité et à conclusion des contrats / mandats conformément aux réglementations applicables (ex : selon le statut du futur client : Carte Nationale d’Identité ou équivalent, justificatifs de domicile, justificatifs de ressources, justificatifs de profession, avis d’imposition, justificatifs des garants, attestation d’assurance, actes notariés, …), contenu du contrat / mandat et ses annexes. |
| Gérer la relation contractuelle avec nos clients (gestion des contrats, des factures & encaissements, des communications liées aux immeubles et à leur entretien, recouvrement des impayés, ...) | Exécution d'un contrat | Identité, coordonnées de contact, coordonnées postales, statut du client, agence de rattachement, informations d’ordre économique et financier, données générées lors de la relation commerciale (n° clients, n° compte, …), historique de la relation (ex : contenu des échanges avec les gestionnaires et les conseillers immobiliers), toutes autres données partagées par les clients de manière autonome. Et, pour les locataires, bailleurs, copropriétaires : pièces générées lors de la relation contractuelle (ex : selon le statut : quittances, avis d’échéances, régularisation des charges, préavis / congés et preuves annexes légalement requises, convocations aux assemblées générales, procès-verbaux, relevés des dépenses, appels de fonds, etc.). Et, pour les acquéreurs / vendeurs : critères de recherches, liste des biens proposés à l’achat et à la vente, données nécessaires à l’organisation des visites, préférences de contacts, historiques des transactions, pièces justificatives nécessaires à la signature des actes authentiques et vérifications légales afférentes, etc. |
| Gérer la mise à disposition d’un compte client (uniquement pour les locataires, bailleurs, et copropriétaires) | Exécution d'un contrat | Identifiants de connexion, adresse e-mail, mots de passe, n° compte, informations de profil pré-enregistrées et alimentées par le client, préférences de communications, pièces et documents mis à disposition (voir ci-dessus), contenu des demandes et échanges effectués au sein du compte client avec les gestionnaires, etc. |
| Exécuter les demandes de nos clients relatives à leur contrat / mandat | Exécution d'un contrat | Identité, coordonnées de contact, statut du client, objet du contentieux, et, en fonction de l’objet de la plainte / contentieux : vie personnelle, vie professionnelle, informations d’ordre économique et financier, données sensibles au sens des articles 9 et 10 du RGPD, autres informations transmises de manière déclarative, données figurant sur les documents de preuves ou d’enquêtes, informations transmises par les autorités judiciaires ou les tribunaux compétents, etc. |
| Gérer la mise à disposition d’un compte « candidat locataire » afin que les candidats puissent postuler à des offres et y importer certains documents permettant aux gestionnaires de s’assurer de la correspondance du profil auxdites offres et, le cas échéant, organiser les visites | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, coordonnées postales, pièces justificatives nécessaires à la vérification de la correspondance du profil candidat et de sa solvabilité conformément aux réglementations applicables (ex : Carte Nationale d’Identité, lieu de résidence, profession, situation familiale, …). |
| Répondre aux demandes, sollicitations et plaintes des clients, y compris les demandes RGPD | Intérêt légitime | Identité, y compris un justificatif d’identité si celui-ci est strictement nécessaire suite à un doute raisonnable sur l’identité du demandeur, coordonnées de contact, objet de la demande / horodatage et n° de la demande, contenu de la demande, réponse apportée, horodatage de la réponse, historique des demandes et toutes données communiquées dans les formulaires de contact dédiés mis à disposition ou les messages adressés, peu important le canal de communication. |
| Gérer les demandes d’estimation des clients de Foncia Transaction, et, le cas échéant, les recontacter | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, détails du projet (ex : statut acquéreur / vendeur, calendrier du projet, adresse, caractéristiques du bien, …) |
| Gérer les demandes d’alertes sur les biens disponibles | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, détails du projet (ex : achat / location, types de biens, plafond de prix, ville / département / région de recherche, temps de trajet maximum et locomotion, caractéristiques du bien, …), titre et motif de l’alerte. |
| Gérer les sollicitations de parrainage de nos clients afin de contacter son/sa filleule | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact du client et du filleul / de la filleule. |
| Gérer nos comptes réseaux sociaux (animation et modération) ainsi que les interactions avec nos clients | Intérêt légitime | Identité ou pseudonyme, photographie de profil ou avatar, messages échangés, publications, données rendues publiques par l’utilisateur, statistiques d’utilisation. |
| Réaliser des enquêtes afin d’améliorer notre fonctionnement et nos services | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, contenu des réponses à l'enquête, contenu des échanges / conversations post enquêtes, historiques des échanges, statistiques. |
| Assurer la qualité du service délivré par nos collaborateurs et, le cas échéant, les évaluer et les former, à partir de l’enregistrement des appels à notre Service Clients | Intérêt légitime | Identité et contenu de la conversation téléphonique. Point d’attention : Les enregistrements ne sont ni permanents ni systématiques et s’effectuent aléatoirement. Vous en êtes informé en début d’appel et avez le droit de vous y opposer. Dans ce cas, l’appel ne sera pas enregistré. |
| Effectuer des statistiques sur nos services et prestations afin d’améliorer notre fonctionnement | Intérêt légitime | Nous utilisons également les informations collectées à des fins d’études et statistiques, après les avoir rendues anonymes ou en tout cas avoir mis en œuvre des procédés destinés à empêcher la réattribution des données à une personne identifiée. |
| Prévenir, détecter et gérer les abus et les fraudes | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, informations d’ordre économique et financier et toutes autres données nécessaires à la détection des abus et des fraudes, y compris les données relatives aux anomalies, incohérences et signalements pouvant révéler une fraude et celles relatives aux investigations, à l’instruction du dossier de fraude et à l’évaluation du périmètre de la fraude. |
| Gérer les réclamations et les contentieux non-contractuels | Intérêt légitime | Identité, coordonnées de contact, objet, date et n° du contentieux, et selon son objet : vie personnelle, vie professionnelle, informations d’ordre économique et financier, données sensibles au sens des articles 9 et 10 du RGPD, autres informations transmises de manière déclarative, données figurant sur les documents de preuve ou d’enquête, informations transmises par les autorités judiciaires ou les tribunaux compétents, etc. |
| Respecter nos obligations en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et contre le financement du terrorisme en application du Code monétaire et financier | Obligation légale | Uniquement pour Foncia Transaction : Toutes données nécessaires au respect de ces obligations légales conformément au Code monétaire et financier. |
QUELS TYPES DE COMMUNICATIONS POUVEZ-VOUS RECEVOIR ?
Communications commerciales par e-mails ou SMS
Sous réserve de votre consentement, vous pouvez recevoir des communications commerciales de la part de Foncia, du Groupe Emeria et de ses sociétés filles par e-mails ou par SMS (e.g., opérations de prospection, de promotions, d’offres de services, etc.). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment :
- en cliquant sur le lien de désabonnement dans chaque e-mail,
- en changeant les paramètres sur votre compte MyFoncia ou candidat locataire,
- en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.
Communications commerciales par téléphone ou par voie postale
Si vous ne vous y êtes pas opposé, vous pouvez recevoir des communications commerciales de la part de Foncia, du Groupe Emeria et de ses sociétés filles par téléphone ou par voie postale (e.g., opérations de prospection, de promotions, d’offres de services, etc.). Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et non sur votre consentement. En tout état de cause, vous restez libre de vous opposer à tout moment :
- en l’indiquant à la personne vous contactant par téléphone,
- en changeant les paramètres sur votre compte MyFoncia ou candidat locataire,
- en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.
Vous avez également la possibilité de vous inscrire sur une liste d'opposition au démarchage téléphonique, telle que Bloctel (www.bloctel.gouv.fr).
Enquêtes de satisfaction
Nous pouvons vous contacter par e-mails ou par téléphone pour vous demander de nous faire part de votre avis sur nos produits et services afin que nous puissions nous améliorer. Ce traitement est fondé sur notre intérêt légitime et non sur votre consentement. En tout état de cause, vous restez libre de vous opposer à tout moment :
- en cliquant sur le lien d’opposition dans chaque e-mail,
- en l’indiquant à la personne vous contactant par téléphone,
- en contactant notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié.
Communications relatives à vos contrats
Nous pouvons être amenés à vous contacter par e-mail ou SMS dans le cadre de la gestion de votre contrat, par exemple pour vous communiquer des factures, vous alerter sur les tentatives de fraude, vous communiquer des informations relatives à l’exécution de votre contrat et/ou des informations relatives à votre immeuble, etc. Ces communications ne sont pas commerciales et ne contiennent donc pas de lien de désabonnement.
Prospections commerciales par nos partenaires commerciaux
Sous réserve de votre consentement, vous pouvez être amenés à recevoir de la prospection commerciale de la part de nos partenaires commerciaux. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus sur la manière dont vous pouvez retirer votre consentement, veuillez consulter leur propre politique. Vous pouvez retrouver la liste de nos partenaires commerciaux ICI.
Vous pouvez également contacter notre DPO par l’intermédiaire de notre formulaire dédié, qui se chargera de transmettre votre demande.
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?
Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour atteindre chacune des finalités énoncées ci-dessus. Une fois cette durée atteinte, vos données seront soit immédiatement supprimées, soit archivées à des fins de preuves suivant les délais légaux de prescription applicables ou bien à des fins de respect d’obligations légales spécifiques. Durant ce délai d’archivage, vos données ne seront pas utilisées sauf en cas de contentieux ou pour répondre auxdites obligations légales, notamment fiscales ou comptables. Vos données seront ensuite effacées de l’ensemble de nos dossiers et systèmes d’information.
De manière générale, nous conservons vos données personnelles :
- Lorsque vous êtes client, pendant toute la durée de la relation commerciale puis, en archive, pendant 5 ans à compter de son terme afin de respecter les délais de prescription légaux ainsi que nos obligations légales.
- Lorsque vous êtes prospect, jusqu’au retrait de votre consentement ou, à défaut, pendant maximum 3 ans après votre dernier contact (e.g., dernière demande, dernier clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel, …). Nous pouvons reprendre contact avec vous à l’issue de ces 3 ans afin de savoir si vous souhaitez rester en contact. En l'absence de réponse positive, nous supprimerons vos données.
Par exception, les données collectées lors des activités suivantes font l’objet de durées de conservation différentes :
- Gestion des jeux-concours et enquêtes : les données sont conservées jusqu'à la fin dudit jeu ou de ladite enquête, sans archivage.
- Gestion des comptes candidats locataires : les données sont conservées jusqu'à la suppression du compte par le candidat. Sachez que le compte sera considéré comme inactif en cas de non-utilisation pendant deux ans et sera automatiquement supprimé.
- Gestion de l’appréciation de la solvabilité des candidats locataires / acquéreurs non retenus : les données sont conservées pendant 3 mois en base active puis en archive pendant 5 ans.
- Gestion des départs pour les contrats de résidence principale : les données sont conservées pendant 3 ans à compter du départ du client afin de respecter les délais de prescription légaux ainsi que nos obligations légales.
- Gestion des pertes de copropriétés : toutes les données des copropriétaires, qui sont communiquées au nouveau Syndic, seront conservées pendant 3 mois afin de permettre au copropriétaire, durant cette période de transition, d'avoir accès à ses données. Les données et documents seront ensuite supprimés définitivement, à l’exception du dernier procès-verbal d’Assemblée Générale actant la fin de la relation avec Foncia.
- Gestion de la lutte contre la fraude : les données sont conservées 6 mois à compter de l’émission de l’alerte pour celles non-qualifiées et pendant 5 ans à compter de la clôture du dossier de fraude pour celles qualifiées. En cas de procédure judiciaire, elles sont conservées jusqu’au terme de la procédure puis archivées.
- Gestion des demandes relatives à nos services et prestations : les données sont conservées le temps du traitement desdites demandes ou plaintes puis archivées, si nécessaire, pendant 5 ans à des fins de preuve.
- Gestion des enregistrements téléphoniques effectués de manière aléatoire par le Service Client : le cas échéant, les données sont conservées pendant 6 mois maximum.
- Gestion des litiges et des plaintes : les données sont conservées pendant 5 ans si aucune action en justice n'est engagée, ou pendant la durée de la procédure jusqu’à la pleine exécution de la décision de justice ou de l'accord de règlement.
- Gestion des documents comptables ou fiscaux (relevés bancaires, talons de chèques, livres comptables, contrats commerciaux, devis, bons de commande, compromis de vente, mandats, registre des mandats, registre-répertoire, carnet de reçus, …) : les documents sont conservés pendant 10 ans afin de respecter nos obligations légales. Toutes données non nécessaires au respect de ces obligations sont anonymisées au sein des documents avant l’archivage de ces derniers.
- Gestion des cookies Analytics et publicitaires : les données collectées par ces cookies sont conservées pour une durée de 24 mois à compter de leur collecte à des fins d’analyse et d’amélioration de nos services. Pour les durées de conservation applicables aux cookies en tant que tels, veuillez consulter notre politique dédiée.
Si des durées de conservation différentes sont appliquées, vous en serez informés lors de la collecte desdites données.
QUELS SONT LES DESTINATAIRES DE VOS DONNEES ?
Vos données personnelles sont accessibles par notre personnel selon leurs fonctions et dans le respect du principe du besoin d’en connaître.
Elles peuvent également être accessibles par ou transférées à certains tiers ou affiliés :
- Le Groupe Emeria, société mère de la société Foncia, dans des situations spécifiques, notamment sa Direction juridique pour la gestion de tout acte frauduleux éventuel ou de tout contentieux.
- Les sociétés filles du Groupe Emeria, sous réserve de votre consentement, à des fins de souscription aux services proposés par lesdites entités ou bien à des fins de prospection. Ces sociétés agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus, veuillez consulter leur propre politique.
- Nos prestataires aux fins d’exercice de leurs prestations (par ex : les entités du Groupe Emeria mettant à disposition un service nécessaire à l’exécution de votre contrat comme un compte client, les prestataires de services techniques – hébergement des données, maintenance des supports de données utilisés, gestion de la sécurité des données, plateformes de marketing, … –, artisans ou prestataires de maintenance des logements – travaux d’entretien, maîtrise des nuisibles, dégâts des eaux, …) (liste non exhaustive). Ils n’ont accès qu’aux données strictement nécessaires à la fourniture de leurs services et traitent vos données en notre nom et en suivant nos instructions sur la base d'accords spécifiques.
- Nos partenaires commerciaux, sous réserve de votre consentement, à des fins de prospection. Ils n’auront accès qu’à vos données d’identification et vos coordonnées de contacts. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants. Pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez consulter leur propre politique. Vous trouverez la liste de nos partenaires commerciaux ICI.
- Notre prestataire de paiement et les établissements bancaires teneurs de compte aux fins de la réalisation des transactions liées à vos paiements. Des informations sont également transmises à votre banque aux fins de sécuriser les paiements réalisés avec une carte bancaire conformément à la DSP2 (Directive européenne sur les services de paiement). Ces tiers agissent en tant que responsables de traitement indépendants.
- Nos cabinets de recouvrement de créance, nos conseils, ou des tiers autorisés par la loi, pour nous permettre d'assurer notamment la prévention des impayés ainsi que le recouvrement de nos créances.
- Nos partenaires « réseaux sociaux » lorsque vous utilisez les boutons applicatifs afférents sur notre site internet pour nous suivre ou pour partager notre contenu. Ces réseaux reçoivent notamment votre adresse IP ainsi que des informations sur votre navigateur, votre système d’exploitation et des paramètres linguistiques. Ils agissent en tant que responsables de traitement indépendants : pour en savoir plus ou pour toutes questions ou plaintes, veuillez consulter leur propre politique.
- Nos partenaires « cookies tiers » lorsqu’ils sont activés sur notre site internet. Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique dédiée.
- Tout tiers, acquéreur, cessionnaire, successeur réel ou proposé, dans le cadre d’une restructuration qui rachèterait en tout ou partie notre société ou fusionnerait avec elle, y compris au stade de la négociation.
- Toute autorité, juridiction ou tout autre tiers lorsqu’une telle communication est requise par une loi, une disposition réglementaire ou une décision judiciaire, ou si cette communication est nécessaire pour assurer la protection et la défense de nos droits.
1 Filiales concernées en France : Efficity, Leemo, Lodgis, Foncia immo neuf, Esset Property Management, Constatimmo, Assurimo, Tech-Way, Seiitra, Foncia Valorisation.
2 Sites et applications Foncia :
- Foncia.com et sous-domaines
- Espace client MyFoncia
- Foncia Location Vacances
Version mise à jour le 10/2024