Foncia, premier syndic de copropriété de France

Les principales missions du syndic concernent l’administration, la gestion et l’entretien de l’immeuble.

Gérer les finances de la copropriété

• Établir le budget prévisionnel annuel
• S’occuper des comptes et de leurs annexes, les soumettre au vote des copropriétaires
• Veiller à ce que les appels de fonds soient réglés au titre des charges de copropriété courantes, mais aussi des charges exceptionnelles, du fonds de roulement, du fonds travaux

Veiller à l’entretien des parties communes et des équipements

• Réaliser des devis et appels d’offres et les présenter au syndicat des copropriétaires
• Signer les contrats et devis retenus par le syndicat des copropriétaires

Assurer l’administration de la copropriété

• Faire respecter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale
• Assurer la conservation de l’immeuble et procéder aux travaux d’urgence
• Convoquer les copropriétaires à l’assemblée générale et leur faire connaître l’ordre du jour
• Dresser le procès-verbal de chaque assemblée générale et l’envoyer à chaque copropriétaire
• Représenter le syndicat des copropriétaires en justice
• Élaborer le carnet d’entretien et l’actualiser
• Élaborer et actualiser la fiche synthétique de copropriété où figurent les données financières et techniques du bâti
• Établir la liste des copropriétaires en précisant leur lot, leur état civil, leur adresse postale et électronique

Garantir la sécurité et la protection de l’immeuble et des copropriétaires

• Souscrire un contrat d’assurance de copropriété en multirisque immeuble pour le syndicat des copropriétaires
• Veiller à l’entretien régulier des organes de sécurité
• Souscrire un contrat d’assurance de copropriété en responsabilité civile pour les membres du conseil syndical

Assurer la conservation des archives de la copropriété

• Gérer le stockage des archives de la copropriété, éventuellement par le biais d’une société spécialisée

Assurer l’information des copropriétaires et des occupants de l’immeuble

• Mettre à disposition tous les documents utiles à l’information des copropriétaires sur un extranet
• Informer les occupants de l’immeuble des décisions prises par l’assemblée générale

La désignation d’un syndic, une étape primordiale

La désignation du syndic se fait dès la mise en copropriété. La désignation du syndic est une obligation légale, la seule exception étant que le conseil syndical peut être dispensé de mise en concurrence par décision votée à la majorité des voix de tous les copropriétaires. Afin que les immeubles de France soient correctement gérés et entretenus, le législateur a même prévu des modalités contraignantes en cas d’absence de désignation d’un syndic. Si, au moment de la mise en copropriété ou pour toute autre raison, l’immeuble se trouve dépourvu d’un syndic, il est loisible à n’importe quel copropriétaire de convoquer l'assemblée générale des copropriétaires, afin de désigner un syndic. Si l’assemblée générale n’est pas convoquée, à la demande de tout intéressé, le président du tribunal judiciaire peut intervenir. S’il est saisi, il a l’obligation de désigner un administrateur provisoire de la copropriété, qui est notamment chargé de convoquer l'assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d'un syndic.

La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 comporte d’ailleurs une clause permettant au tribunal de désigner un syndic à la place du syndicat des copropriétaires. En effet, si l'assemblée générale des copropriétaires, convoquée à cet effet, ne désigne pas de syndic, un ou plusieurs copropriétaires peuvent saisir le tribunal judiciaire. Cette saisine peut aussi être faite par le maire de la commune ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble. Dans ce cas, c’est le président du tribunal judiciaire qui désigne le syndic qui gérera l’immeuble en question.

Désignation du syndic de copropriété : la mise en concurrence est obligatoire

La loi du 24 mars 2014 oblige le syndicat des copropriétaires à mettre en concurrence plusieurs syndics. Pour cela, en amont de l’assemblée générale, le conseil syndical doit solliciter plusieurs syndics pour un projet de contrat, puis les communiquer à l’ensemble des copropriétaires. C’est précisément pour rendre aisée la comparaison des contrats de différents syndics entre eux que le législateur a imposé un contrat type de syndic.

Lors de l’assemblée générale, les copropriétaires votent pour le syndic de leur choix. Ce vote peut déboucher soit sur le renouvellement du syndic en exercice, soit sur la désignation d’un nouveau syndic. Cela vaut tant pour les copropriétés nouvellement créées où un syndic provisoire avait été désigné avant la réunion de la première assemblée générale suivant la mise en copropriété (désignation par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties) que pour les copropriétés existant depuis un certain temps, où le syndic en exercice avait été désigné selon la procédure classique. À noter que sur la question de la désignation du syndic, le vote se fait à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (ce qu’on appelle la majorité « article 25 », faisant référence bien sûr à l’article 25 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965).

Par ailleurs, le défaut de mise en concurrence de plusieurs projets de contrats de syndic, bien qu’obligatoire, ne peut invalider la décision de désignation du syndic. En d’autres mots, l’irrégularité de la désignation du syndic ne peut être invoquée.

Contrat type de syndic : que doit-il comporter ?

Le contenu du contrat de syndic est fixé par le décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 « définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières ». Globalement, le contrat type énumère les différentes prestations qui doivent être incluses dans le forfait : les prestations de gestion administrative liées aux sinistres, de tout ce qui tourne autour de l’assemblée générale, l’interaction avec le conseil syndical, la gestion des opérations financières et comptabilité générale de la copropriété et l’administration et gestion de la copropriété. Il s’agit d’une liste a minima telle qu’elle est fixée par décret, elle peut être plus longue si le syndic le souhaite.

Le contrat doit également comporter la liste des prestations particulières, qui donnent lieu à une rémunération spécifique complémentaire. Il s’agit des prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires, au règlement de copropriété et à l'état descriptif de division, aux travaux et études techniques, aux litiges et contentieux ainsi que plusieurs autres types de prestations.

Les prestations incluses dans le forfait du syndic

Dans le cadre de la préparation de l'assemblée générale, le syndic doit obligatoirement facturer l'établissement de l'ordre du jour et la mise à disposition de tous les copropriétaires des différentes pièces comptables et justificatives, comme exigé par l'article 18-1 de la loi du 10 juillet 1965. Pour la convocation de l'assemblée générale, le syndic facture l'élaboration et envoi de la convocation avec l'ordre du jour, des documents à joindre à la convocation et les projets de résolutions. Au titre de la tenue de l'assemblée générale, le syndic facture sa présence à l'assemblée générale, l'établissement de la feuille de présence, l'émargement, la vérification des voix et des pouvoirs ainsi que la rédaction et tenue du registre des procès-verbaux. À l’issue de l’assemblée générale le syndic envoie le procès-verbal comportant les décisions prises en assemblée générale aux copropriétaires et informe tous les occupants de l’immeuble des décisions prises par l'assemblée générale par affichage d'un procès-verbal dans les parties communes, deux prestations pour lesquelles il est rémunéré.

Le syndic s'occupe aussi de la comptabilité et de l'interaction avec la banque, des prestations pour lesquelles il touche là aussi une rémunération. Il doit établir les comptes de gestion du syndicat des copropriétaires, établir le budget prévisionnel (en collaboration avec le conseil syndical) et présenter des comptes en conformité avec la réglementation en vigueur. Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé ou, le cas échéant, un sous-compte individualisé en cas de dispense (résultant d'une décision de l'assemblée générale des copropriétaires statuant dans les conditions prévues au II de l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965). Il doit en plus ouvrir un compte bancaire séparé du premier, destiné à recevoir les différentes cotisations des copropriétaires.

Le syndic tient aussi la comptabilité séparée de chaque copropriétaire. En cas de besoin, il doit procéder à l'appel des provisions sur budget prévisionnel, aux imputations des consommations individuelles de fluide ou d'énergie, à la reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs (en l'absence de relevé), aux appels sur régularisations de charge et aux appels des cotisations du fonds de travaux. Il doit également vérifier et régler les factures des fournisseurs et prestataires, recouvrer des créances auprès des tiers, relancer par lettre simple avant mise en demeure, calculer les intérêts légaux au profit du syndicat et délivrer des attestations de TVA aux fournisseurs et prestataires.

S’agissant de son cœur de métier, le syndic est rémunéré pour l’administration et gestion de la copropriété, en conformité avec le règlement de copropriété. Il élabore et met à jour la fiche synthétique de copropriété, gère tous les audits, diagnostics et dossiers obligatoires (à l'exclusion du diagnostic de performance énergétique collectif et de l'audit énergétique, qui peuvent faire l'objet d'honoraires spécifiques dans les conditions précisées au 7.2.5 du présent contrat), établit et met à jour le carnet d'entretien (conformément au décret n° 2001-477 du 30 mai 2001), établit et met à jour la liste des copropriétaires et notifie aux autorités, le cas échéant, l'exercice du droit de délaissement.

Le syndic s'occupe ensuite de l'entretien courant et de la maintenance de l'immeuble. Il effectue les visites de la copropriété et les vérifications, selon les stipulations prévues au contrat. Il gère les travaux d'entretien courant et de maintenance, procède aux vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs, procède à la négociation, passation et suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel, établit et présente à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales.

C’est également le syndic qui s’occupe de l’interaction avec les assureurs, pour les sinistres liés aux parties communes. Il procède à la souscription des polices d'assurance au nom du syndicat soumise au vote de l'assemblée générale, à la déclaration des sinistres concernant les parties communes ou les parties privatives lorsque le dommage a sa source dans les parties communes et règle les indemnités aux bénéficiaires. Enfin, c’est le syndic qui recherche le personnel nécessaire (gardiennage, nettoyage…), règle ses salaires et procède aux déclarations et au paiement aux organismes fiscaux et sociaux.

Les prestations particulières pour lesquelles le syndic touche une rémunération supplémentaire

Le contrat de syndic doit énoncer les tarifs des prestations particulières, qui sont fournies si cela s'avère nécessaire. Il s'agit de prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires : la préparation, convocation et tenue d'assemblées générales supplémentaires et, éventuellement, dépassement des plages horaires de référence convenues, l'organisation de réunions supplémentaires avec le conseil syndical et des visites supplémentaires de la copropriété.

Le syndic peut aussi être amené à réaliser des prestations relatives au règlement de copropriété et à l'état descriptif de division : l’établissement ou modification du règlement de copropriété à la suite d'une décision du syndicat et la publication de l'état descriptif de division et du règlement de copropriété ou des modifications apportées à ces actes.

Lorsqu’ils surviennent, le syndic s'occupe de la gestion administrative et matérielle relatives aux sinistres : déplacements sur les lieux, prise de mesures conservatoires, assistance aux mesures d'expertise et suivi du dossier auprès de l'assureur. Enfin, le cas échéant, le syndic peut être amené à représenter le syndicat des copropriétaires aux assemblées d'une structure extérieure, à constituer et suivre un dossier d'emprunt souscrit au nom du syndicat et à constituer et suivre un dossier de subvention. Pour toutes ces prestations, le syndic touche une rémunération telle que définie dans le contrat. Le syndic professionnel ne peut ni demander ni recevoir, directement ou indirectement, d'autres rémunérations à l'occasion de la mission dont il est chargé au titre du contrat.

Syndic : depuis juillet 2021, la fiche d'information sur le prix et les prestations est obligatoire

Lors de la mise en concurrence, les syndics sollicités par les conseils syndicaux leur adressent un projet de contrat ainsi qu’une « fiche d'information sur le prix et les prestations proposées par le syndic ». Son format et son contenu sont régis par l’arrêté du 30 juillet 2021. Doivent être mentionnés sur cette fiche la durée du contrat, les horaires de disponibilité, sauf urgences, du syndic pour un accueil téléphonique ou physique pour les démarches individuelles de chaque copropriétaire ou occupant de l'immeuble, la rémunération forfaitaire du syndic pour 12 mois, la révision ou non de cette rémunération forfaitaire à l'issue de cette période de 12 mois, le nombre annuel de visites que le syndic s'engage à effectuer au titre de sa mission d'administration, de conservation, de garde et d'entretien de l'immeuble et le nombre d’heures que dureront l'assemblée générale annuelle et, les cas échéant, les réunions avec le conseil syndical. Doit également être défini le tarif de règlement des prestations particulières non comprises dans le forfait (tarification au temps passé, avec un coût horaire unique, ou bien au tarif forfaitaire), ainsi que le tarif de facturation des dépassements d'horaires qui peuvent survenir, le cas échéant.

La fiche doit comporter la rémunération forfaitaire annuelle perçue par le syndic au titre du contrat, la périodicité du versement de cette somme (d'avance, à terme échu ou suivant une périodicité définie), la durée (en heures) de l’assemblée générale annuelle, de l’assemblée générale supplémentaire, de réunions supplémentaires avec le conseil syndical et la rémunération touchée pour ces prestations. Est également énoncée la rémunération pour la réalisation d'une visite supplémentaire de la copropriété et le montant des majorations appliquées en cas de dépassement des horaires convenus.

La fiche doit mentionner la rémunération pour la mise en demeure d'un tiers par lettre recommandée avec accusé de réception et la rémunération pour la constitution du dossier transmis à l'avocat, à l'huissier de justice ou à l'assureur protection juridique.

Doivent également être mentionnés les frais et honoraires qui correspondent aux services qui peuvent être rendus aux copropriétaires personnellement, sur leur demande, et qui sont imputables à ces copropriétaires individuellement (et non au syndicat des copropriétaires). Il s’agit de frais de recouvrement, de mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception, de relance après mise en demeure, de conclusion d'un protocole d'accord par acte sous seing privé, de frais de constitution d'hypothèque, de frais de mainlevée d'hypothèque, de dépôt d'une requête en injonction de payer, de constitution du dossier transmis à l'auxiliaire de justice (uniquement en cas de diligences exceptionnelles) et de suivi du dossier transmis à l'avocat (uniquement en cas de diligences exceptionnelles). Rentrent également, dans cette catégorie, les frais et honoraires liés aux mutations, l’établissement de l'état daté, l’opposition sur mutation (article 20 I de la loi du 10 juillet 1965) ainsi que les frais de délivrance des documents sur support papier : délivrance d'une copie du carnet d'entretien, délivrance d'une copie des diagnostics techniques, délivrance des informations nécessaires à la réalisation d'un diagnostic de performance énergétique individuel et délivrance au copropriétaire d'une copie certifiée conforme ou d'un extrait de procès-verbal d'assemblée générale ainsi que des copies et annexes (hors notification effectuée en application de l'article 18 du décret du 17 mars  967).

La fiche synthétique de la copropriété, une obligation majeure du syndic

Parmi les obligations majeures du syndic, il y a l’établissement de la fiche synthétique de la copropriété. Cette obligation est assez récente : le principe en a été posé par la loi Alur de 2014, et l’obligation est entrée en vigueur suite au décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016. Cette fiche regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Le syndic est tenu de mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année et de la mettre à disposition des copropriétaires. (En l'absence de mise à disposition d'un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale.)

Dans le détail, la fiche synthétique de la copropriété doit comporter le nom d'usage et adresse du syndicat des copropriétaires, l(es)’adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat), le numéro d'immatriculation de la copropriété et la date de sa dernière mise à jour, la date d'établissement du règlement de copropriété et le numéro identifiant d'établissement (Siret) du syndicat, le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic de copropriété ou administrateur provisoire) et Siret et le cadre d'intervention du représentant légal (mandat de syndic de copropriété ou mission de l’administrateur provisoire).

La fiche synthétique doit indiquer la nature du syndicat (principal/secondaire). Lorsqu'il s'agit d'un syndicat secondaire, la fiche doit également préciser le numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal. S'agissant des caractéristiques techniques de la copropriété, la fiche doit mentionner le nombre total de lots de copropriété, la partie de bâtiment comportant obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes inscrites dans le règlement de copropriété, en précisant leur usage (habitation, commerce, bureau). La fiche synthétique doit mentionner les équipements de la copropriété, à savoir le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, le type d'énergie utilisée. Elle doit également mentionner le nombre d'ascenseurs.

S’agissant des caractéristiques financières de la copropriété, la fiche synthétique doit mentionner les dates de début et de fin de l'exercice comptable ainsi que la date de l'assemblée générale ayant approuvé les comptes, le montant des charges pour les opérations courantes et exceptionnelles, le montant des dettes de fournisseurs, le montant des impayés et nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette dépasse 300 € et le montant du fonds travaux.

La responsabilité du syndic

Étant doté d’un large éventail de missions et responsabilités, le syndic est bien entendu responsable de ses carences éventuelles. En cas d'empêchement du syndic, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic. En cas de carence du syndic et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur ad hoc peut être désigné par décision de justice.

En cas de carence ou d'inaction du syndic, le président du conseil syndical peut, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

En cas d'empêchement du syndic ou de défaillance de celui-ci mettant en péril la conservation de l'immeuble, la santé ou la sécurité des occupants, chaque copropriétaire peut prendre l'initiative de convoquer une assemblée générale extraordinaire pour désigner un nouveau syndic ou prendre les décisions nécessaires à la conservation de l'immeuble, de la santé ou de la sécurité de ses occupants.

Extinction des pouvoirs d’un syndic

Le plus souvent, il est mis fin aux fonctions d’un syndic en exercice lorsqu’un nouvel syndic est désigné par l’assemblée générale des copropriétaires. L’ancien syndic ne peut appliquer d’indemnités liées à la fin de ses fonctions. Les cas de carence ou d'inaction du syndic sont plus rares. Enfin, chose rarissime, le syndic peut démissionner lui-même. Dans ce cas, il doit avertir le président du conseil syndical (à défaut, chaque copropriétaire) au moins trois mois à l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

En cas de changement de syndic, l'ancien syndic est tenu de remettre au nouveau syndic, dans le délai de quinze jours à compter de la cessation de ses fonctions, la situation de trésorerie, les références des comptes bancaires du syndicat et les coordonnées de la banque. Il remet, dans le délai d'un mois à compter de la même date, l'ensemble des documents et archives du syndicat ainsi que, le cas échéant, l'ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l'immeuble ou aux lots gérés, dans un format téléchargeable et imprimable. Dans l'hypothèse où le syndicat des copropriétaires a fait le choix de confier tout ou partie de ses archives à un prestataire spécialisé, il est tenu, dans ce même délai, d'informer le prestataire de ce changement en communiquant les coordonnées du nouveau syndic.

Si l’ancien syndic fait défaut à ces obligations, le nouveau syndic lui envoie une mise en demeure. Si la mise en demeure est restée infructueuse, le syndic nouvellement désigné ou le président du conseil syndical peut demander au président du tribunal judiciaire statuant en référé, d'ordonner sous astreinte la remise des pièces, informations et documents dématérialisés ainsi que le versement des intérêts provisionnels dus à compter de la mise en demeure, sans préjudice de toute provision à valoir sur dommages et intérêts.

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