Date d'état des lieux de sortie : qui la fixe ?

L’état des lieux de sortie est un document qui est en principe établi à l’amiable entre vous, propriétaire bailleur, et votre locataire à la fin du contrat de bail. Et cela, lorsque ce dernier libère votre appartement ou votre maison et vous remet les clés.

Si, lors de cette opération, vous constatez des différences par rapport à l’état des lieux d’entrée. Vous pouvez retenir tout ou partie du dépôt de garantie que vous a versé votre locataire au moment de la signature du contrat de bail pour réparer ces dégradations locatives.

En l’absence d’état des lieux sortant, la loi considère que la location a été rendue en bon état.

Vous ne pouvez alors pas conserver la caution pour financer la réparation des éventuelles détériorations causées par votre locataire. Il est donc essentiel de réaliser un état des lieux avec votre locataire. Mais qui fixe la date d’état des lieux de sortie pour une location ? Que faire en cas de désaccord entre les parties ? Comment se passe cette formalité ? Ou encore qui paie ?

Qui fixe la date de l’état des lieux de sortie ?

La date d’état des lieux de sortie d’une location est en principe fixée d’un commun accord par vous, propriétaire (ou votre représentant), et votre locataire.

Cependant, si vous ne parvenez pas à vous mettre d’accord concernant le moment de l’état des lieux de sortie, vous pouvez faire appel à un commissaire de justice. 

Principe : locataire et propriétaire fixent la date d’état des lieux de sortie d’un commun accord

En théorie, votre locataire et vous (ou votre agent immobilier ou commissaire de justice) devez déterminer la date de l’état des lieux de sortie à l’amiable.

Vous ne pouvez pas imposer une date pour la réalisation de l’état des lieux à votre locataire. De même, celui-ci ne peut pas vous contraindre à accepter un jour et une heure de rendez-vous.

Concrètement, pour proposer une date d’état des lieux de sortie à votre locataire, envoyez-lui un courrier recommandé avec accusé de réception.

Dans cet écrit, indiquez la date, l’horaire et le lieu du rendez-vous, généralement votre location.

Date de l’état des lieux de sortie en colocation

Si vous louez votre logement à des colocataires, vous devez choisir la date de l’état des lieux de sortie de la colocation avec l’ensemble des colocataires.

En effet, tous les colocataires doivent participer à la réalisation de l’état des lieux de sortie et signer le document.

Que faire en cas de désaccord sur la date d’état des lieux de sortie ?

Si vous ou votre représentant ne parvenez pas à vous accorder avec votre locataire concernant la date d’état des lieux, l’un de vous peut solliciter un commissaire de justice.

Comment se passe l’état des lieux de sortie réalisé par un huissier ?

Lorsque l’état des lieux de sortie est réalisé par un commissaire de justice (anciennement huissier de justice) on parle d’état des lieux litigieux ou de constat locatif.

Le commissaire de justice fixe alors la date d’état des lieux de sortie convoque les parties en leur envoyant une lettre recommandée avec avis de réception au moins 7 jours à l’avance.

Si possible, le constat locatif doit en effet être dressé en présence du locataire et du propriétaire ou de son représentant (agence immobilière par exemple).

Qui doit payer l’état des lieux de sortie réalisé par un commissaire de justice ?

Attention, faire appel à un commissaire de justice pour son état des lieux de sortie entraine des dépenses pour vous, propriétaire, comme pour votre locataire.

Les frais de commissaire de justice pour un constat locatif sont partagés à parts égales entre vous et votre locataire. Ils dépendent de la superficie du logement :

• 162,16 euros en dessous de 50 mètres carrés ;
• 184,08 euros entre 50 et 150 mètres carrés ;
• 261,46 euros pour plus de 150 mètres carrés (convocation et frais de déplacement inclus).

À quelle date doit-on faire l’état des lieux de sortie ?

De manière générale, l’état des lieux de sortie doit être fait avant l’issue du délai de préavis et une fois que le locataire a libéré le logement.

L’heure de l’état des lieux de sortie doit idéalement être fixée dans la journée afin de faciliter la constatation des éventuelles dégradations dues au locataire.

Ceci étant dit, la loi n'impose pas une date d’état des lieux de sortie obligatoire. Plusieurs options s’offrent donc à vous, propriétaire bailleur, à votre représentant et à votre locataire :

Réaliser l’état des lieux de sortie à l’expiration du délai de préavis

Vous ou votre représentant et votre locataire pouvez fixer la date de l’état des lieux de sortie du logement** le jour de l’expiration du délai de préavis,** au moment de la remise des clés.

Si vous suivez ce principe :

• L’état des lieux de sortie de votre** location meublée** est donc réalisé un mois après la réception de la lettre de congé (durée du préavis en meublé) ;
• L’état des lieux de sortie de votre appartement ou maison loué est effectué trois mois après le début de la période de préavis (durée du préavis pour une location vide).
• La date de l’état des lieux de sortie de votre location vide située en zone tendue est fixée un mois après le début du délai de préavis de congé (durée du préavis en zone tendue).

Remise des clés et état des lieux de sortie avant la fin du préavis

Si votre locataire a déjà déménagé et nettoyé le logement, la date de l’état des lieux de sortie peut être fixée avant l’expiration du délai de préavis.

Lorsque cette situation découle d’un souhait de votre locataire, celui-ci doit en principe vous payer son loyer et ses charges jusqu’à la fin du délai de préavis.

Cependant, si vous relouez votre location avant l’issue du préavis ou si vous donnez congé à votre locataire pour travaux, revente ou reprise. Celui-ci n’a plus à vous payer après l’état des lieux de sortie et la restitution des clés.

Date d’état des lieux de sortie après la fin du préavis

Exceptionnellement, l’état des lieux de sortie peut être fixé après la fin du contrat de bail de location. Votre locataire doit alors vous verser une indemnité d’occupation jusqu’à ce qu’il vous remette les clés.

État des lieux de sortie après expulsion

En cas d’expulsion, l’état des lieux de sortie est réalisé lorsque le locataire a évacué le logement. Il est dressé par un commissaire de justice (huissier).

Comment faire un état des lieux de sortie ?

Les textes de loi encadrant l’état des lieux sont notamment l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 et le Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016.

Qui doit participer à l’état des lieux de sortie ?

Les personnes qui doivent être présentes à l’état des lieux de sortie d’une location sont :

• Le propriétaire bailleur ou son mandataire ;
• Le locataire ou son mandataire.

Si vous, propriétaire, ou votre locataire, souhaitez être représenté par un tiers mandaté pour réaliser l’état des lieux de sortie, vous devez donner une procuration à ce dernier.

Vous ou votre locataire pouvez nommer en qualité de représentant : un agent immobilier, un commissaire de justice, un membre de votre famille ou encore un tiers de confiance.

Formalisme de l’état des lieux de sortie

L’état des lieux de sortie doit être dressé** à l’écrit, sur support papier ou sous forme électronique.**

Il doit être signé par votre locataire et vous (ou vos représentants).

Un exemplaire doit être remis à chacun, en main propre ou de manière dématérialisée, au moment de la signature.

Les états des lieux de sortie et d’entrée doivent être réalisés sur un même document ou sur deux documents comportant une présentation similaire.

Selon le Décret n° 2016-382 du 30 mars 2016, ce document doit contenir :

• Le type d’état des lieux : état des lieux de sortie ;
• Les dates d’établissement de l’état des lieux d’entrée et de sortie ;
• La localisation du logement ;
• Le nom des parties et leurs adresses respectives ;
• Le nom et l’adresse des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux ;
• Les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie ;
• Le détail et la destination des clés ou de tout autre moyen d’accès aux locaux à usage privatif ou commun ;
• Pour chaque pièce et partie du logement, la description précise de l’état des revêtements, des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments du logement ;
• La signature des parties ou leurs représentants ;
• Les éventuelles différences constatées entre l’état des lieux d’entrée et de sortie.

État des lieux : modèle

Vous souhaitez réaliser votre état des lieux par vous-même ou vous renseigner sur cette procédure ? Consultez notre modèle d’état des lieux de sortie au format PDF.

Et pour vous prémunir contre d’éventuels conflits ou litiges avec votre locataire, rapprochez-vous de votre agent immobilier Foncia qui saura vous accompagner dans cette démarche cruciale.

L’état des lieux de sortie est-il obligatoire ?

L’état des lieux de sortie n’est pas obligatoire, mais il est important pour vous, propriétaire bailleur, comme pour votre locataire.

Restitution de la caution et état des lieux de sortie

En l’absence d’état des lieux de sortie, la loi considère que votre logement vous a été rendu dans le même état que lors de la signature du bail.

Si vous ne réalisez pas d’état des lieux de sortie, vous ne pouvez donc pas déduire tout ou partie de la caution pour rembourser les réparations liées aux éventuelles dégradations commises par votre locataire.

En revanche, si vous effectuez un état des lieux de sortie et que vous constatez des différences (ne résultant pas de l’usure normale du logement) avec l’état des lieux d’entrée. Alors, vous pouvez prélever des frais de remise en état sur le dépôt de garantie en justifiant ceux-ci (devis, factures).

Le cas échéant, vous disposez de deux mois pour restituer le reliquat de caution à votre locataire. Ce délai est réduit à un mois si aucune dégradation n’est constatée.

Attention, si vous dépassez cette échéance, vous devrez verser à votre locataire une pénalité équivalente à 10 % du loyer hors charges par mois de retard.

Obligations du locataire sortant

Votre locataire doit vous rendre votre appartement dans l’état dans lequel il était lors de l’état des lieux d’entrée, hors vétusté, c’est-à-dire usure normale du bien et de ses équipements.

Concrètement, il doit bien préparer son état des lieux de sortie, c'est-à-dire :

• Vider le logement de ses effets personnels ;
• Nettoyer l’appartement ou la maison et ses équipements (four, hotte, etc.) ;
• Effectuer les réparations locatives nécessaires.

Mais ce n’est pas tout, votre locataire doit également se rendre disponible pour dresser l’état des lieux de sortie à la date fixée d’un commun accord.

Si le contrat de bail le prévoit, il doit de plus vous permettre de réaliser des visites, en vue d’une remise en location, pendant la durée du préavis (sous conditions).

Enfin, votre locataire doit en principe s’acquitter de son loyer et de ses charges durant toute la durée du préavis.

Cette obligation tombe si vous avez donné congé à votre locataire pour reprise, revente ou travaux ou si un autre locataire emménage dans le logement avant l’expiration du préavis.

Qui fixe la date d’état des lieux de sortie ? Ce qu’il faut retenir

• L’état des lieux de sortie est en principe fixé d’un commun accord par le propriétaire ou son représentant et par le locataire ;
• Si le propriétaire et le locataire ne parviennent pas à se mettre d’accord pour fixer la date d’état des lieux de sortie, l’une des parties peut réclamer l’intervention d’un commissaire de justice ;
• Lorsqu’un commissaire de justice est désigné pour procéder à l’état des lieux de sortie de la location, il détermine la date de ce dernier et convoque les parties 7 jours à l’avance ;
• L’état des lieux de sortie n’est pas obligatoire, mais il est essentiel puisqu’il vous permet de constater formellement des dégradations et de déduire le coût des réparations de la caution ;
• En principe, la date de l’état des lieux de sortie est fixée à la fin du délai de préavis ou avant l’expiration de celui-ci, une fois que le locataire a vidé, nettoyé et remis en état le logement.

Qui fixe la date d’état des lieux de sortie ? La FAQ

Vous avez encore des questions à propos de l’état des lieux de sortie ? Faisons le point.

Le locataire doit-il payer l’état des lieux de sortie ?

Non, le locataire ne doit pas payer l’état des lieux de sortie lorsque celui-ci est fait à l’amiable, y compris s’il est réalisé par un professionnel (agence immobilière ou commissaire de justice).

Par exception, le locataire doit payer des frais lorsqu’un commissaire de justice est nommé afin de procéder à un constat locatif (état des lieux litigieux).

Cela se produit quand un désaccord relatif à l’état des lieux de sortie (date, contenu) intervient entre vous (ou votre représentant) et votre locataire.

Le cas échéant, le coût du commissaire de justice est supporté à parts égales par votre locataire et vous, propriétaire bailleur.

Un propriétaire peut-il contester un état des lieux de sortie signé ?

En principe, une fois signé, l’état des lieux ne peut pas être contesté. Il est définitif et ne peut plus être modifié.

Cependant, si le propriétaire, s’aperçoit de dégradations liées à la négligence du locataire ou à un usage anormal du logement après l’état des lieux de sortie, il peut contester celui-ci.

Cela peut par exemple se produire lorsque le propriétaire bailleur repère des dégâts cachés ou non visibles lorsque l’état des lieux de sortie a été signé (un dégât des eaux caché par exemple).

En pratique, pour contester l’état des lieux de sortie après signature, le propriétaire bailleur ou son représentant doivent :

1. Collecter des preuves(photographies, vidéos, factures, devis, constat d’huissier, etc.) démontrant que la dégradation est liée à un usage anormal du logement de la part du locataire ;
2. Envoyer un courrier recommandé avec avis de réception à son locataire pour lui décrire la situation, justificatifs à l’appui (photographies datées, factures et devis estimant le montant des travaux, textes de loi, etc.), et lui demander réparation ou remboursement des frais engagés pour les travaux ;
3. En cas de refus du locataire, le propriétaire bailleur peut faire appel à la commission départementale de conciliation, à un conciliateur de justice ou à un médiateur civil pour tenter de régler le litige à l’amiable ;
4. En l’absence de solution amiable, le propriétaire bailleur peut, dans un délai de trois ans, saisir le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend sa location.

Que se passe-t-il si l’état des lieux n’est pas remis le jour même ?

L’état des lieux de sortie doit être remis en main propre ou par voie dématérialisée au locataire et au propriétaire (ou à leurs représentants) au moment de sa signature et de la restitution des clés.

Si l’état des lieux de sortie n’est pas signé par le locataire et le propriétaire (ou leurs représentants), la loi considère que le logement a été rendu en bon état.

Le bailleur doit alors restituer le dépôt de garantie au locataire sortant dans son intégralité, sans effectuer de retenues visant à financer d’éventuelles réparations.

Si l’état des lieux de sortie a été signé par les parties, mais n’a pas été immédiatement remis au locataire, celui-ci peut en faire la demande par lettre recommandée avec accusé de réception.

En l’absence de réponse, il convient de saisir la commission départementale de conciliation, un conciliateur ou le juge des contentieux de la protection du tribunal dont dépend le logement.

Quels sont les droits du locataire après l’état des lieux de sortie ?

Le locataire doit récupérer son dépôt de garantie dans le mois suivant l’état des lieux de sortie si aucune dégradation n’a été constatée.

Si des dégâts imputables au locataire (hors vétusté) ont été observés, le reliquat de caution doit lui être restitué dans les deux mois suivant l’état des lieux de sortie.

Le propriétaire qui tarde à rendre son dépôt de garantie au locataire sortant doit verser à celui-ci des pénalités correspondant à 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard.

Un locataire peut-il rester après la fin du bail ?

Non, un locataire ne peut pas rester dans le logement après la fin du contrat de location, à l’expiration du délai de préavis.

S’il refuse de quitter l’appartement ou la maison louée, alors, il devient un occupant sans droit ni titre, peut faire l’objet d’une procédure d’expulsion et doit payer une indemnité d’occupation.