Copropriété

Assemblée générale de copropriété : bien comprendre la réglementation

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L’assemblée générale de copropriétaires est l’événement annuel dans toute copropriété. C’est lors de ces fameuses AG que va se décider l’avenir de la copropriété, des gros travaux à engager ou des investissements à prévoir. C’est aussi l’occasion pour les copropriétaires de se rencontrer, de partager un moment de convivialité et de se parler si besoin. L’assemblée générale, pour beaucoup de copropriétaires, c’est aussi l’occasion d’ouvrir le débat, d’échanger des points de vue et de tenter de trouver des solutions à des soucis qui ne manquent jamais de se présenter !

Assemblée générale de copropriété : comment bien la préparer ?

La réussite d’une assemblée générale, temps primordial pour une copropriété, tient beaucoup à sa préparation. Contrôle des comptes, travail préparatoire et réunion : voici comment la préparer au mieux.

Être informé, un droit

La convocation à l’assemblée générale de copropriété s’accompagne de nombreux documents. Certains, soumis au vote, sont obligatoires, comme le budget prévisionnel, le projet de contrat de syndic ou encore la présentation de devis et contrats en cas de projets de travaux. Par ailleurs, chaque copropriétaire dispose d’un droit d’accès aux pièces justificatives de charges supportées par le syndicat dans l’année, pendant le délai entre la convocation à l’assemblée générale et la tenue de celle-ci. Le conseil syndical peut exercer son droit de regard toute l’année.

Des comptes bien contrôlés

Le contrôle des comptes doit avoir lieu deux à trois mois avant l’assemblée générale. Pour ce faire, votre conseil syndical dispose d’un droit d’accès à tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (éléments comptables et pièces justificatives comme les factures, contrats…). Ces vérifications sont grandement facilitées lorsque le conseil syndical a pris soin d’ausculter les comptes régulièrement pendant l’année.

Des pièces justificatives bien rassemblées

En cas de projet de travaux, le conseil syndical devra avoir travaillé en amont pour présenter les pièces justificatives nécessaires (nature des travaux, devis en cas de mise en concurrence, plan…). Ces documents devront être envoyés au syndic de copropriété afin qu’il insère ces résolutions à l’ordre du jour. En leur absence, les résolutions peuvent être entachées de nullité.

Une réunion préparatoire bien organisée avec votre syndic

Celle-ci doit avoir lieu six semaines avant l’assemblée générale. Un projet d’ordre du jour est proposé par le gestionnaire. Parmi les résolutions obligatoires : l’approbation des comptes (ils auront fait l’objet d’une vérification préalable), l’élaboration du budget prévisionnel ou encore le renouvellement du contrat de syndic, si celui-ci arrive à échéance. En cas de résolutions émanant de votre conseil syndical ou d’un copropriétaire, leur rédaction doit bien respecter les préconisations initiales. Des allers-retours entre le conseil syndical et le syndic doivent permettre de corriger les dernières erreurs avant envoi de la convocation.

Les dernières résolutions bien communiquées en amont

Des questions complémentaires à l’ordre du jour peuvent toujours être inscrites. Elles doivent être envoyées suffisamment tôt à votre gestionnaire, car les convocations doivent être envoyées 21 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale, c’est-à-dire 23 jours si l’on compte le jour d’envoi et de réception.

Ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires : comment l’établir ?

Une assemblée générale se prépare plusieurs mois avant la réunion. L’affaire concerne tous les copropriétaires en particulier, le conseil syndical ayant un vrai rôle à jouer. Découvrez la marche à suivre pour préparer un ordre du jour efficace.

Un ordre du jour, ça se discute !

Le syndic est tenu de fixer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical. Cela passe concrètement par une réunion préparatoire, selon les modalités négociées au contrat de syndic. Compte tenu des délais d’envoi de l’ordre du jour (21 jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale), il faut contacter le syndic au minimum deux mois avant l’AG. C’est idéal pour avoir le temps d’intervenir sur l’ordre du jour… et ne pas passer à côté des questions essentielles.

Ne pas hésiter à inscrire une question

Ce droit est ouvert à tout copropriétaire, pas seulement aux membres du conseil syndical. Le syndic n’a pas à juger de l’opportunité ou de la validité de la demande. Faire inscrire une question se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.

Cette demande peut être effectuée à tout moment. Veillez à ne pas agir in extremis, juste avant l’envoi des convocations par le syndic. La question risquerait d’être reportée à l’assemblée générale suivante.

Questions précises, gain de temps

Le libellé de chaque question inscrite à l’ordre du jour doit être le plus clair possible. Pour les copropriétaires, c’est l’assurance d’être bien informés sur la portée des décisions à prendre. Pour celui qui formule la question, c’est une probabilité plus élevée d’obtenir une décision favorable. À l’inverse, une formule vague ou ambiguë augmente le risque de voir la délibération rejetée ou remise en cause, sitôt adoptée, par un copropriétaire absent et non représenté en assemblée générale. Or les tribunaux annulent souvent des résolutions jugées obscures, dans le domaine des travaux en particulier.

Se faire représenter, gagner en efficacité

L’abstention, vu l’importance de certains points à voter, est la pire des stratégies. À défaut d’être présent, il est préférable de réfléchir à se faire représenter. Le choix d’un mandataire, en charge de voter pour l’absent le jour J, est libre. Il est interdit de donner procuration au syndic, à son conjoint ou à un de ses employés. Cependant, il est possible de la donner à un membre de sa famille ou à son locataire. Le modèle de pouvoir est le plus souvent joint à la convocation.

Le procès-verbal d'AG de copropriété, à quoi ça sert ?

Le procès-verbal est le document relatant toutes les décisions prises par l’assemblée générale des copropriétaires. Il est l’élément fondamental permettant le fonctionnement de la copropriété. Compte tenu de l’importance du procès-verbal, la loi a prévu un certain formalisme par l’article 17 al. 1 du décret du 17 mars 1967, qui, à défaut d’être respecté, permet de le contester et, ce faisant, de remettre en cause les décisions prises. Pour ne pas être contesté, le procès-verbal doit contenir la date de la convocation, les questions figurant à l’ordre du jour, le nom des copropriétaires présents ou représentés et la date de la réunion et le lieu, l’heure d’ouverture et de clôture de séance.

Le procès-verbal étant le document relatant les décisions prises, il est nécessaire que ce dernier mentionne précisément le souhait des copropriétaires. C’est la raison pour laquelle il doit contenir, pour chaque résolution, l’objet de chaque question et le résultat du vote (avec impérativement le décompte des voix ainsi que la mention des opposants et abstentionnistes). Les sanctions de l’inobservation de ce formalisme sont la nullité. En effet, tout copropriétaire peut contester une assemblée générale si le formalisme du procès-verbal n’est pas respecté.

Plusieurs contestations sont possibles :

  • la contestation du procès-verbal en raison de règles de formes impératives. Si le procès-verbal n’est pas conforme, c’est l’ensemble du procès-verbal qui est frappé de nullité ;
  • la contestation d’une résolution par un opposant. Si la résolution n’est pas conforme, seule cette dernière est annulée.

Ainsi, il est nécessaire de notifier le procès-verbal par lettre recommandée avec avis de réception à tous les copropriétaires opposants ou défaillants lors de l’assemblée générale. Pour éviter tout blocage de la copropriété, la contestation du procès-verbal doit intervenir dans un délai de deux mois (article 42 al. 2 de la loi du 10 juillet 1965 qui doit obligatoirement être mentionné au sein du procès-verbal adressé aux opposants ou défaillants). Passé ce délai, les décisions prises par l’assemblée générale sont opposables à tous les copropriétaires et deviennent définitives.

Pour faire courir le délai de contestation, il est impératif de notifier le procès-verbal par lettre recommandée avec avis de réception aux copropriétaires opposants ou défaillants. Par ailleurs, le procès-verbal doit être conservé au sein d’un registre en version originale. Ce registre constitue ainsi la mémoire de la résidence et permet d’avoir une vision des actions qui ont été réalisées sur une copropriété, mais également des problématiques qu’elle a rencontrées.

Décisions prises en assemblée générale : pourquoi la mise en œuvre paraît-elle parfois longue ?

Les décisions prises en assemblée générale de copropriété sont immédiatement exécutables. C’est-à-dire que leur mise en œuvre peut suivre le vote de l’assemblée et qu’elle s’impose à tous les copropriétaires, y compris aux nouveaux acquéreurs. Toutefois, pour certaines résolutions votées en assemblée générale, il existe un délai de contestation de deux mois pendant lequel les copropriétaires peuvent s’opposer à la décision. Il est donc impossible de la mettre en œuvre avant ce délai.

L’exécution des décisions relève de la décision du syndic, qui ne peut évidemment pas s’y opposer une fois votées. Il ne peut pas davantage modifier une décision, à la demande de certains copropriétaires, qui ne sauraient lui reprocher, qu’il s’agisse de décisions liées à la gestion de l’immeuble, des opérations courantes ou des travaux.

On dit que les résolutions ouvrent le champ de l’action du syndic, qui a donc autorité, devoir, mais aussi responsabilité d’exécuter les décisions prises par l’assemblée. Afin de pouvoir agir, le syndic dispose de moyens financiers, suite au vote du budget prévisionnel qui l’autorise à procéder aux appels de charges et à régler les dépenses de la copropriété. Le syndic est également habilité à signer les contrats d’assurance, de maintenance, d’entretien de la copropriété.

Les décisions prises en assemblée générale de copropriété sont immédiatement exécutables. C’est-à-dire que leur mise en œuvre peut suivre le vote de l’assemblée et qu’elle s’impose à tous les copropriétaires, y compris aux nouveaux acquéreurs. Toutefois, pour certaines résolutions votées en assemblée générale, il existe un délai de contestation de deux mois pendant lequel les copropriétaires peuvent s’opposer à la décision. Il est donc impossible de la mettre en œuvre avant ce délai.emblée générale, peuvent introduire un recours devant la justice pour demander l’annulation partielle ou totale des décisions adoptées pendant l’assemblée. Tant que la justice ne s’est pas prononcée, les résolutions s’imposent, car ce type de recours n’est pas suspensif et ne peut donc pas bloquer le fonctionnement de la copropriété. Cependant, le syndic pourra, en accord avec le conseil syndical, préférer suspendre ou reporter la mise en œuvre de certaines décisions, dans l’attente de l’expiration d’un délai de deux mois. Quant aux travaux votés en assemblée, sauf urgence ou risque de péril, ils doivent être suspendus jusqu’à l’expiration du délai de contestation de leur adoption.

Pendant une crise, comment préparer une assemblée générale avec son syndic ?

En 2020, avec la crise sanitaire, le gouvernement avait, dès le début du premier confinement, suspendu la possibilité d’organiser toutes les assemblées générales de copropriété. L’assemblée générale pouvait néanmoins, bien évidemment se préparer, à distance. Dans ce cas de figure très particulier, le conseil syndical de votre immeuble et votre syndic doivent continuer à travailler ensemble. C’est aujourd’hui possible et facile avec les outils numériques, pour préparer à distance la prochaine assemblée générale des copropriétaires, discuter de travaux éventuels, gérer de possibles contentieux… L’activité n’est pas du tout à l’arrêt, et le digital permet de garantir cette continuité d’activité.

Même une fois la crise passée, vous pourrez envisager d’organiser à distance votre assemblée générale. La loi le permet depuis l’été 2019. Il suffit à votre syndic d’être équipé de la bonne technologie pour le faire. Attention, l’organisation d’une assemblée générale à distance n’est pas supposée engendrer des coûts supplémentaires. Renseignez-vous bien, avant, auprès de votre syndic.

Assemblée générale de copropriétaire : comment y participer en cas d’absence ?

L’assemblée générale, c’est un moment important dans la vie d’une copropriété ! Il s’y prend de nombreuses décisions, notamment financières, comme l’engagement de travaux. Mais c’est bien quand on a du temps et quand c’est proche de chez soi. Alors comment y participer ? Le mieux reste de vous y rendre, pour débattre, échanger, proposer, faire avancer les projets de votre copropriété et de ceux qui y vivent. C’est aussi prendre le temps de communiquer avec vos voisins, ce qui n’est pas toujours le cas, alors que la communication permet souvent de créer des relations, si ce n’est plus amicales, au moins plus harmonieuses.

Autre solution : vous pouvez donner un pouvoir à un autre copropriétaire, afin que celui-ci vous représente. Vous pouvez même lui donner des consignes de vote écrites, afin que celui-ci respecte bien vos décisions. Enfin, et c’est nouveau, il y a la participation à distance. Le gouvernement a rendu cette option possible depuis juin 2019. Pour cela, il vous suffit d’en faire la demande à votre syndic de copropriété trois jours francs avant l’assemblée générale !

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