Carnet d'entretien en copropriété : de quoi s'agit-il ?

La gestion efficace d'une copropriété repose sur une documentation rigoureuse et actualisée. Dans ce cadre, le carnet d'entretien revêt une importance majeure.

 Ce document obligatoire centralise toutes les informations relatives aux travaux, à l'entretien de la résidence, aux projets ainsi que les particularités de l'immeuble.

Le carnet d'entretien est également un outil de suivi complet qui répertorie avec précision les dates des futures interventions et travaux programmés, tout en assurant un suivi rigoureux des contrats de garantie et de maintenance.

La force du carnet réside dans sa transparence totale : tous les copropriétaires peuvent accéder facilement aux informations concernant leur immeuble. Les futurs acquéreurs y trouvent aussi des renseignements précieux pour évaluer l'état de la copropriété avant leur achat.

Au-delà de sa fonction documentaire, le carnet d'entretien constitue un véritable support d'aide à la décision. Il permet notamment d'établir des priorités dans la planification des travaux. En cas de désaccord ou de litige, il représente aussi une base solide et objective sur laquelle les copropriétaires peuvent s'appuyer pour étayer leurs arguments.

Qu'est-ce que le carnet d'entretien en copro ? Définition

Le carnet d'entretien est un document essentiel qui représente la mémoire technique d'une copropriété. Il recense l'ensemble des informations relatives à la maintenance, aux interventions et aux travaux réalisés dans votre immeuble.

L'article 18 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 stipule que le syndic est chargé "d'établir et de tenir à jour et à disposition des copropriétaires un carnet d'entretien de l'immeuble conformément à un contenu défini par décret". Le décret n°2001-477 du 30 mai 2001 est venu fixer le contenu du carnet d'entretien en application de la loi Solidarité et renouvellement urbain (SRU).

Ainsi, à la manière d'un carnet de santé, il compile les références des contrats d'assurance, l'historique des travaux majeurs avec l'identité des entreprises intervenantes et le suivi des équipements collectifs. D'autres documents peuvent également être consignés, comme les diagnostics techniques et les contrôles périodiques.

Depuis quand le carnet d'entretien est-il obligatoire ?

La loi SRU du 13 décembre 2000 a rendu le carnet d'entretien obligatoire dans toutes les copropriétés. Cette disposition est entrée en vigueur le 1ᵉʳ juin 2001, suite au décret n°2001-477 du 30 mai 2001. Qu'il s'agisse d'un syndic professionnel ou bénévole, tous les syndics sont tenus à cette obligation.

Le rôle du carnet d'entretien lors d'une vente en copropriété

La loi n° 2014-366 du 24 mars 2014 pour l'accès au logement et un urbanisme rénové, ou loi Alur, est venue ajouter des obligations concernant le carnet d'entretien, notamment lors des transactions immobilières.

Le carnet d'entretien doit désormais être obligatoirement annexé à la promesse de vente ou, à défaut de promesse, avec l'acte authentique de vente,

Lorsqu'un particulier souhaite se porter acquéreur d'un logement en copropriété, il doit être particulièrement attentif au carnet d'entretien, et ce qu'il comporte. Le contenu peut en effet jouer sur sa décision d'achat.

Le contenu obligatoire du carnet d'entretien

Le contenu du carnet d'entretien comprend des éléments obligatoires et d'autres qui peuvent être ajoutés en annexe selon les immeubles.

Les informations obligatoires (si elles existent)

• L'adresse de l'immeuble ;
• L'identité du syndic ;
• Les références des contrats d'assurances de l'immeuble souscrits par le syndicat des copropriétaires et leur date d'échéance ;
• La date de réalisation des travaux importants (ravalements de façade, toiture, ascenseur…) et l'identité des entreprises ;
• La référence des contrats d'assurance dommages ouvrage souscrits pour le compte du syndicat des copropriétaires, dont la garantie est en cours ;
• Les références des contrats d'entretien et de maintenance et leur date d'échéance ;
• Le diagnostic technique global et la liste des travaux jugés nécessaires à la conservation de l'immeuble et l'échéancier recommandé ;
• L'échéancier du programme pluriannuel de travaux.

Les informations annexes correspondent à tout ce que les copropriétaires jugent utile de faire figurer dans le carnet d'entretien. Pour ajouter un élément au carnet, il faut un vote à la majorité simple en assemblée générale. Exemple d'informations non obligatoires, mais intéressantes à faire figurer dans le carnet :

• Le diagnostic technique global (DTG) ;
• Le diagnostic de performance énergétique collectif ;
• D'autres études techniques sur l'immeuble.

Qui établit et met à jour le document ?

L'établissement et la mise à jour du carnet d'entretien sont des obligations légales qui incombent au syndic de copropriété. La responsabilité vaut autant pour les syndics professionnels que les syndics bénévoles. Ces derniers, en plus d'établir le carnet d'entretien, doivent l'actualiser régulièrement et les informations qui vont avec.

Selon la configuration de votre copropriété, plusieurs règles spécifiques peuvent s'appliquer :

• Pour les copropriétés comportant plusieurs bâtiments, un seul carnet d'entretien est établi. Le syndic doit cependant créer un chapitre distinct pour chaque bâtiment.
• Pour les copropriétés disposant d'un ou plusieurs syndicats secondaires, chaque syndicat doit tenir son propre carnet d'entretien. Le syndic principal intègre alors dans son carnet un chapitre spécifique consacré aux parties communes partagées par l'ensemble des syndicats.

Comment consulter le carnet d'entretien ?

Tous les copropriétaires doivent pouvoir librement consulter le carnet d'entretien de l'immeuble. Soit la démarche peut se faire en ligne comme cela est obligatoire avec un syndic professionnel, soit la consultation peut être écrite en faisant la demande au gestionnaire. 

Attention, si vous demandez une copie papier à votre syndic professionnel du carnet d'entretien, la démarche est facturée. Le montant est libre et indiqué dans les modalités du contrat avec le syndic.

Dans le cadre d'un achat immobilier, tout futur acquéreur est en droit de demander le carnet d'entretien au propriétaire. À charge à ce dernier d'en faire une copie à présenter à l'acheteur. Et depuis la loi Alur, il est également obligatoire de fournir au plus tard lors de la signature de l'acte authentique de vente. 

Lorsqu'il y a changement de syndic, l'ancien syndic doit obligatoirement remettre le carnet d'entretien au nouveau syndic en tant qu'archive.

Et dans les copropriétés qui ont Foncia comme syndic

Avec Foncia comme syndic, vous bénéficiez d'une gestion numérique moderne et efficace de votre copropriété. Grâce à l'application MyFoncia, vous avez accès 24h/24 à votre carnet d'entretien dématérialisé depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Cela facilite grandement la consultation du carnet. Tous les documents relatifs à la gestion technique et chaque intervention sont consignés pour assurer transparence et traçabilité.

Vous pouvez par ailleurs faire une demande auprès de votre gestionnaire Foncia pour obtenir une copie papier. 

Quelles sont les sanctions en cas d'absence de carnet d'entretien ?

Même si la loi SRU et le décret n°2001-477 ne précisent pas les sanctions en cas d'absence de carnet d'entretien ou d'absence de mise à jour de la part du syndic. Cela n'est pas sans conséquence.

• La révocation du syndic pour non-respect de son obligation de tenir à jour le carnet d'entretien. La décision peut être prise de manière anticipée ou lors de la prochaine assemblée générale. 
• Le versement de dommages et intérêts si l'absence de carnet a un impact et qu'un des copropriétaires subit un dommage.
• Des poursuites judiciaires de la part d'un acquéreur en copropriété n'ayant pas reçu le carnet d'entretien et ayant subi des dommages (ou devant faire face à des travaux non prévus avant l'achat).

Il est donc essentiel pour le syndic de tenir à jour le carnet de copropriété. Ce qui implique d'y ajouter tous les documents ayant trait à l'entretien et aux travaux.

Un délai de prescription de 5 ans s'applique pour toute action en justice concernant la tenue du carnet d'entretien. Le délai court à partir du moment où le copropriétaire constate un manquement dans la tenue ou la mise à jour du carnet d'entretien.

L'importance pour la gestion de l'immeuble

Quels sont les documents indispensables au fonctionnement d'une copropriété ?

La gestion d'une résidence repose sur plusieurs documents essentiels. Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division constituent le socle juridique, définissant les droits et obligations de chaque copropriétaire ainsi que la répartition des tantièmes. Les procès-verbaux des assemblées générales retracent toutes les décisions votées. Le diagnostic technique global évalue l'état du bâti tandis que le programme pluriannuel de travaux (PPPT) planifie les interventions sur 10 ans. La fiche synthétique résume les informations clés sur votre résidence.

Qui peut consulter le carnet d'entretien ?

Les copropriétaires actuels et futurs disposent d'un droit de consultation du carnet d'entretien sur simple demande auprès de leur syndic. Votre syndic professionnel se doit de mettre à votre disposition un accès en ligne sécurisé pour consulter ce document essentiel à tout moment via votre espace client. Les candidats à l'acquisition d'un lot peuvent également le consulter avant leur achat pour évaluer l'état de la copropriété. Une copie papier peut être fournie moyennant une rémunération supplémentaire prévue dans le contrat de syndic.

Comment établir un carnet d'entretien pour une copropriété ?

Pour constituer un carnet d'entretien conforme, le syndic rassemble d'abord les informations essentielles comme l'adresse de la copropriété et les références des contrats d'assurance. Il répertorie ensuite la maintenance des équipements collectifs, les travaux réalisés et planifie leur suivi régulier. Un modèle type permet de structurer ces données et facilite leur mise à jour par le conseil syndical de copropriété, garantissant ainsi une bonne gestion de votre immeuble.

Qui peut réaliser un carnet d'entretien de copropriété ?

La mise en place et l'actualisation du carnet d'entretien sont des missions qui incombent légalement au syndic de copropriété, qu'il soit professionnel comme Foncia ou bénévole. La création et la tenue à jour de ce document en respectant toutes les exigences réglementaires sont essentiels.

Quelles sanctions en cas de carnet non tenu ?

Le syndic qui ne remplit pas son obligation de tenue du carnet d'entretien engage sa responsabilité civile et contractuelle. Il s'agit d'une faute de gestion qui peut entraîner une demande de dommages et intérêts par le syndicat des copropriétaires ou un acquéreur mal informé.

Le conseil syndical peut également demander la révocation du syndic lors d'une assemblée générale pour manquement à ses obligations. Chez Foncia, nos équipes veillent au strict respect de cette obligation légale pour protéger les intérêts de votre copropriété.