Charges de copropriété : quelle réglementation ?

La répartition des charges de copropriété

Dans une copropriété, il existe deux types de lots : les lots privés, appartenant à chaque propriétaire individuellement, et les lots en commun, qui appartiennent de manière indivisible à l’ensemble des propriétaires. Cette différence va définir quelles dépenses doivent être payées par qui : le propriétaire ou la copropriété (donc l’ensemble des propriétaires). Un exemple simple : refaire le sol du salon d’un appartement est du ressort du propriétaire de l’appartement en question… mais refaire le sol du couloir qui dessert les appartements, qui est une partie commune, est du ressort de l’ensemble des copropriétaires.

Toutefois, ces dépenses communes ne sont pas simplement divisées par le nombre de propriétaires de la copropriété, mais en fonction de la quantité de copropriété qu’ils possèdent. C’est là qu’entre en jeu la notion de « millièmes » : à chaque lot privé est attribué un nombre de millièmes - il s’agit en réalité de « tantièmes », mais la subdivision la plus courante est en millièmes - correspondant à la taille du lot et à sa quote-part des parties communes ; le lot privé et la quote-part constituent un ensemble indivisible.

Il faut noter qu’il n’est pas rare de trouver, au sein de grandes copropriétés, une division en « dix millièmes » voire « cent millièmes ». Cette division étant simplement une répartition de la propriété du bien immobilier, il faut donc retenir que la somme de l’ensemble des tantièmes est toujours égale à 1. La division en « millièmes », « dix millièmes » et plus n’est qu’un artifice mathématique pour obtenir la division la plus exacte possible de la copropriété entre tous les copropriétaires en fonction de leurs lots.

Cette division en tantièmes est ensuite utilisée pour définir le montant des charges de copropriété que chaque copropriétaire doit payer : plus elle possède de tantièmes (que ce soit par la taille de son lot ou par la possession de plusieurs lots), plus une copropriétaire aura des charges élevées. L’idée sous-jacente est que plus un propriétaire possède de copropriété, plus les charges lui incombent car elles concernent plus sa propriété que celle d’un autre. En contrepartie, plus elle possède de tantièmes, plus la propriétaire dispose de droits de vote lors de l’assemblée générale de copropriété.

Des changements au niveau des lots

Il est possible, au sein d’une copropriété, de réaliser des changements au niveau des lots, ce qui impacte la répartition des charges. Par exemple, un copropriétaire peut demander d’acheter, donc privatiser, une partie des parties communes (ce qui est soumis au vote de l’ensemble des copropriétaires) mais également de diviser un lot en plusieurs ou, au contraire, de réunir deux lots dont il est propriétaire.

La création de nouveaux lots est également une possibilité, par exemple en cas d’aménagement des combles qui aurait pour résultat la création d’un ou plusieurs appartements et donc de nouveaux copropriétaires.

De tels changements peuvent conduire à un nouveau calcul des tantièmes de chaque copropriétaire et donc à une nouvelle répartition des charges.

Charges générales et charges spéciales

Si la répartition des charges se fait sur la base des tantièmes, une autre distinction est à connaître afin de bien comprendre comment fonctionne la répartition des charges et donc le montant payé : celle entre les charges dites « générales » et les charges dites « spéciales ». Les deux font partie des charges qui sont inscrites dans le budget prévisionnel de la copropriété, établi chaque année pour la suivante.

Les charges générales

Les charges générales sont également appelées charges courantes ou charges collectives, et sont les charges relatives à la conservation, à l’entretien ou encore à l’administration des parties communes. Elles se divisent de manière strictement égale entre les copropriétaires, en fonction de leurs tantièmes. Parmi les charges générales, on peut citer l’assurance de la copropriété, les frais liés à l’entretien des parties communes et des espaces verts, la maintenance des équipements utilisés par tous les copropriétaires (chaufferie, électricité des communs…) ou encore les honoraires du syndic de copropriété.

Les charges spéciales

Inversement, les charges dites spéciales sont relatives aux services collectifs et éléments d’équipement commun, comme un ascenseur, ou un garage, dont seuls certains copropriétaires bénéficient. Par exemple, un copropriétaire possédant un bien au rez-de-chaussée n’utilise pas d’ascenseur : il ne paiera pas de charges spéciales liées à la maintenance de celui-ci, n’utilisant pas le service. De même, un copropriétaire qui ne posséderait pas de garage ne paiera pas les charges relatives à l’entretien des parties communes du garage ou à la sécurisation de celui-ci. Un service donné est associé à certains lots et seuls les propriétaires de ces lots en payent les charges correspondantes.

Pour les copropriétaires concernés par les charges spéciales, il faut noter que la seule possible utilité d’un service commun suffit à les rendre éligibles aux charges spéciales, puisque ce service est associé à leur lot. Ainsi, être propriétaire d’un garage induit automatiquement le paiement des charges spéciales qui y sont inhérentes (comme l’entretien de la porte ou encore l’électricité) et ce même si le propriétaire ne dispose pas d’un véhicule et que le garage n’est utilisé d’aucune manière. Une particularité existe concernant les copropriétés disposant d’un ascenseur : le montant des charges sera divisé entre les copropriétaires concernés mais aussi en fonction de l’étage de leur lot, ceci afin de compenser le taux d’utilisation du service (un appartement au premier étage paiera moins cher qu’un appartement au quatrième étage).

Le budget des charges spéciales, fixé annuellement dans le cadre des charges prévisionnelles de la copropriété, sera alors divisé uniquement entre les propriétaires des lots concernés par ces services et équipements communs, ce qui peut expliquer la différence du montant des charges à payer entre deux copropriétaires ayant pourtant le même nombre de tantièmes. N’étant pas également réparties, comme dans le cas du coût d’un ascenseur, elles expliquent en partie d’autres disparités dans les montants des charges entre copropriétaires.

Les charges prévisionnelles annuelles en copropriété

Pour simplifier la gestion et le paiement des charges de la part des copropriétaires, une budgétisation annuelle est réalisée. En listant les besoins courants de la copropriété, d’une année sur l’autre, il est en effet possible d’avoir un montant prévisionnel des dépenses. Nettoyage des communs, entretien des espaces verts, honoraires, assurance, frais d’enlèvement des ordures ménagères, contrôles de sécurité (pour les ascenseurs par exemple)… les montants de ces interventions, s’ils ne sont pas forcément fixes, répondent à des critères qu’il est possible d’anticiper (contrats avec les entreprises, législation, assurances…).

À noter que le budget prévisionnel est établi annuellement et est voté durant l’assemblée générale annuelle des copropriétaires.

Afin de ne pas envoyer une facture trop lourde aux copropriétaires une fois dans l’année, et afin d’avoir toujours un fonds de roulement pour payer les dépenses à mesure que les factures sont reçues, le syndic optera pour un paiement en plusieurs fois, dilué sur l’ensemble de l’année. Ce paiement se nomme appel de fonds et il est généralement trimestriel. La fréquence des appels de fonds n’est pas fixée par la loi mais par la copropriété qui peut ainsi décider de n’opter, par exemple, que pour deux appels de fonds chaque année, avec une fréquence semestrielle plutôt que trimestrielle. Ou, au contraire, pour un appel de fonds mensuel.

La décision concernant la fréquence des appels de fonds est prise par les copropriétaires dans le cadre de l’assemblée générale et peut découler des particularités de la copropriété, notamment de sa taille.

Ce paiement anticipé peut donner lieu à trois situations, à la fin de l’année lorsque les décomptes exacts des dépenses engagées sont réalisés :

• soit les appels de fonds couvrent exactement les charges de chaque copropriétaire, auquel cas il n’y aura pas de régularisation ;
• soit le montant des appels de fonds est inférieur au montant réel des charges, auquel cas une régularisation est obligatoire. Les copropriétaires seront donc amenés à compenser les sommes afin que la copropriété ne soit pas en déficit ;
• soit le montant des appels de fonds est excédentaire par rapport aux charges réelles, auquel cas les sommes sont rendues aux copropriétaires, la copropriété ne pouvant pas réaliser de bénéfices.

La régularisation se fait généralement au moment de l’appel de fonds suivant qui sera supérieur ou inférieur aux précédents en fonction de la situation du compte de chaque copropriétaire.

La provision sur charges et les dépenses imprévues

S’il est possible de prévoir à l’avance le budget nécessaire à la copropriété pour les dépenses courantes, comme tout bien immobilier cette dernière peut nécessiter des interventions qui n’avaient pas été anticipées. Les causes peuvent être multiples : panne d’ascenseur, dégât des eaux lié à la tuyauterie de l’immeuble, travaux de sécurisation… Ces dépenses représentent alors un surcoût pour les propriétaires mais sont rendues nécessaires par l’objectif de préservation de la copropriété.

Ces travaux n’entrent pas dans le cadre des dépenses habituelles d’une copropriété (notamment car il ne s’agit pas de travaux de maintenance), ni dans le cadre des travaux validés par l’assemblée générale. Toutefois, il s’agit de travaux urgents et nécessaires à destination des parties communes de la copropriété, pour garantir le bon fonctionnement de celle-ci ou pour résoudre un problème affectant un ou plusieurs copropriétaires et dont la source se situe dans les parties communes. Le syndic va donc demander aux copropriétaires, toujours en fonction de leurs tantièmes, une provision sur charges dite « hors budget prévisionnel » visant à payer ces interventions imprévues, et toujours dans l’optique d’avoir un budget de la copropriété qui soit sain et non déficitaire.

Des travaux exceptionnels validés en assemblée générale ?

Une assemblée générale exceptionnelle peut être convoquée pour valider ces dépenses exceptionnelles, en fonction de leur montant et de leur urgence. La tenue de l’assemblée générale exceptionnelle, étant donnés les délais d’organisation, peut néanmoins avoir un effet pervers : la situation d’urgence peut s’aggraver. Ce sera au syndic de trancher pour la meilleure des solutions : faire les travaux sans convoquer l’assemblée générale des copropriétaires ou la convoquer pour proposer des solutions et présenter les travaux qui s’imposent. Certaines solutions peuvent en effet être moins onéreuses mais temporaires, mais permettraient de résoudre l’urgence du problème en attendant d’autres travaux de plus grande envergure mais nécessitant un budget plus important.

Le fonds de travaux

La loi Alur impose aux copropriétés de plus de 10 lots, depuis le 1^er janvier 2017, qu’un fonds de travaux soit mis en place. Ce fonds doit avoir un budget minimum de 5 % du budget prévisionnel annuel et est alimenté par une cotisation annuelle obligatoire pour tous les copropriétaires. Le fonds de travaux sert à garantir un budget minimum pour payer tout ou partie des travaux obligatoires ou hors budget prévisionnel.

Le fonds de travaux sera également au centre du plan pluriannuel de travaux (PPT) qui concernera progressivement toutes les copropriétés de plus de 15 ans. La mise en place du PPT sera obligatoire dès 2023 pour les copropriétés de plus de 200 lots, dès 2024 pour celles de plus de 50 lots et dès 2025 pour celles de moins de 50 lots.

Il existe une possibilité d’exonération du fonds de travaux : en cas de vote à l’unanimité lors de l’assemblée générale pour les copropriétés composées de moins de 10 lots et en cas de confirmation, par le biais d’un diagnostic technique (d’une validité maximale de 10 ans) de l’absence de nécessité de travaux.

De même, le fonds de travaux n’est pas obligatoire pour les copropriétés neuves durant les cinq premières années suivant la réception du bâti.

Les charges exceptionnelles en copropriété

Dans le cadre de la gestion d’une copropriété, un autre type de dépense peut se profiler : les dépenses exceptionnelles qu’il est possible d’anticiper. C’est le cas, par exemple, d’un ravalement de façade : le montant des travaux n’entre pas dans le cadre des dépenses annuelles de la copropriété, mais l’intervention ne revêt pas un caractère d’urgence. D’une manière générale, ces charges exceptionnelles correspondent à de gros travaux dont le budget est conséquent.

Ces dépenses sont discutées et votées lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété dans laquelle les copropriétaires peuvent faire valoir leur droit de vote. Chaque dépense est, par ailleurs, votée de manière indépendante, et ce par tous les copropriétaires présents lors du vote. Le nombre de voix nécessaires pour adopter une résolution concernant les travaux exceptionnels varie en fonction du montant et de la nature de ceux-ci. Une fois votés, toutefois, ces travaux incombent à l’ensemble des copropriétaires qui doivent les payer, toujours en fonction de leurs tantièmes.

Les avances sur travaux

Afin de disposer des fonds nécessaires pour le paiement de ces interventions exceptionnelles mais anticipées, le syndic peut demander une provision sur charges qui représente alors une avance sur le montant des travaux votés par l’assemblée des copropriétaires et qui permet d’éviter de présenter une facture trop lourde une fois les travaux réalisés, tout en assurant la progression du chantier.

Certaines copropriétés ont anticipé l’évolution de la loi et disposent déjà d’un plan pluriannuel de travaux. Dans ce cas, les travaux exceptionnels sont votés à l’avance ce qui permet au syndic de demander une avance sur ceux-ci, selon un échéancier fixé lors du vote. Ainsi, ces avances sur travaux peuvent être demandées avant que la décision de réaliser les travaux en question soit prise en assemblée générale, puisqu’il est possible de les prévoir plusieurs années à l’avance. L’avantage est qu’au moment des travaux, les copropriétaires n’auront en réalité qu’une moindre partie des sommes réelles à débourser.

Si des avances sur travaux sont demandées par le syndic mais que, finalement, ces travaux ne sont pas réalisés, alors ces avances sont remboursables en ce qu’elles s’apparentent à un emprunt de la part du syndic aux copropriétaires.

Récupérer les avances sur travaux en cas de vente

Il faut noter que les avances sur travaux, dans le cas où les travaux n’ont pas encore été décidés en assemblée générale, peuvent être récupérées en cas de vente du bien. Inversement, dès lors que les travaux sont votés par l’assemblée générale, les avances sur travaux sont utilisées pour financer lesdits travaux et ne sont donc plus récupérables en cas de vente.

Lorsque les travaux sont votés par l’assemblée générale mais qu’un lot (quelle que soit sa nature) change de propriétaire, le nouveau copropriétaire est tenu de payer les provisions sur charges demandées par le syndic après la signature de l’acte de vente. Un accord peut être conclu entre vendeur et acheteur concernant le financement réel des travaux (par exemple sur le prix de vente), mais il n’influencera pas l’identité de la personne chargée de verser les sommes.

Les charges de copropriété pour le locataire

Les charges de copropriété doivent être payées par l’ensemble des copropriétaires en ce qu’ils sont les seuls en contact avec le syndic et les seuls à qui le syndic va en demander le paiement. Toutefois, cela ne signifie pas que les propriétaires bailleurs ne peuvent pas répercuter une partie de ces montants annuels sur leurs locataires. C’est en effet possible et légal : on parle alors de charges récupérables. Afin de préserver les locataires et d’encadrer les pratiques des propriétaires bailleurs, la loi fixe très exactement les dépenses que la ou le propriétaire peut récupérer auprès de sa ou son locataire ; elle fixe donc également les charges qui incombent au propriétaire dans tous les cas de figure, qu’il jouisse de son bien ou que celui-ci soit mis en location.

La logique justifiant l’existence des charges récupérables est celle de l’utilisation effective du logement et donc de la copropriété. Le propriétaire bailleur n’y habitant pas, c’est sa locataire qui bénéficie des services comme l’ascenseur, l’eau, le chauffage collectif… C’est donc à elle de payer les dépenses inhérentes à ces services.

Les charges récupérables sont généralement demandées mensuellement au locataire, ce qui explique que les loyers soient souvent exprimés « charges comprises ». Ce n’est pas une obligation légale, mais cela permet au locataire comme au propriétaire de mieux gérer leurs budgets. Chaque année (ou au moment du départ des locataires), il est obligatoire de faire les comptes et de vérifier si le budget prévisionnel des charges réclamé avec le loyer aux locataires n’est pas excédentaire (ce qui appelle à un remboursement) ou déficitaire (ce qui permet au propriétaire de demander le restant-dû).

Il faut également noter que la ou le propriétaire n’a aucune obligation légale de réclamer les charges récupérables auprès de sa ou son locataire, mais ce dernier a l’obligation légale de les payer si elles lui sont demandées.

Les charges récupérables

Logiquement, l’utilisation des services de la copropriété (eau froide, chauffage collectif, ascenseur…) font partie des charges récupérables, tout comme les dépenses liées à l’entretien courant de l’immeuble ou encore certaines réparations légères des équipements collectifs.

La locataire peut à tout moment demander au propriétaire de justifier les montants réclamés : le propriétaire dispose des justificatifs correspondants à tout moment puisque ceux-ci sont conservés par le syndic de la copropriété.

Les charges qui restent du ressort du propriétaire

Inversement, les gros travaux exceptionnels ou urgents (comme un ravalement de façade ou une intervention urgente dans les parties communes), les travaux obligatoires (mise aux normes, réparations), l’entretien de la toiture et des cheminées ou encore le remplacement des équipements collectifs ne peuvent être imputés au locataire.

Les charges de copropriété sont donc tout simplement les dépenses nécessaires au bon fonctionnement et au bon entretien de la copropriété. En ce sens, elles ne diffèrent pas sensiblement des dépenses que doit supporter le propriétaire d’une maison individuelle. La différence fondamentale tient dans le montant payé qui est divisé entre l’ensemble des propriétaires et dans la façon de prendre les décisions qui ne sont pas individuelles et mais collectives.

Si les charges peuvent paraître parfois élevées, c’est à cause de certains services et commodités qu’on ne trouve pas dans une maison individuelle comme un ascenseur, une gardienne ou encore d’importants espaces verts.


Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.