Le registre des copropriétés : pourquoi et comment ?

L’Anah et le registre des copropriétés

Instaurée par l’article 53 de la loi Alur du 24 mars 2014, l’inscription, ou immatriculation, de la copropriété au registre des copropriétés est une obligation légale pour toute copropriété depuis le 1^er janvier 2019.

L’Anah gère le registre des copropriétés

Ce registre est tenu par l’Anah, l’Agence nationale de l’habitat, et a pour but de recenser l’ensemble des copropriétés de France ayant pour destination, partiellement ou totalement, l’habitation. Il suffit qu’un seul lot de la copropriété soit destiné à un usage d’habitation pour que l’obligation d’immatriculation entre en vigueur.

Pour les pouvoirs publics, outre la question du recensement, le registre des copropriétés joue un rôle majeur pour identifier les situations de fragilisation des copropriétés (dégradation du bâti, forte consommation énergétique, difficultés financières et sociales…). Il permet également d’établir des statistiques et des rapports de synthèse à destination des politiques publiques mais également des chercheurs ou des simples citoyens afin de réaliser des comparaisons entre territoires, par exemple, ou d’identifier des axes prioritaires d’action.

Les données présentées par le registre des copropriétés sont également utilisées par les notaires dans le cadre d’un acte notarié concernant les lots de ladite copropriété. Si certaines informations sont très précises, notamment concernant l’endettement de la copropriété, elles ne sont pas accessibles au grand public mais exclusivement au syndic qui détient le mandat de gestion et à certains représentants institutionnels disposant des autorisations d’accès.

Quelles copropriétés doivent s’immatriculer ?

L’obligation d’immatriculation au registre des copropriétés concerne bien évidemment les copropriétés déjà existantes, qui sont donc censées être inscrites, mais également toute nouvelle copropriété qui serait issue de la construction d’un nouveau bâtiment ou de la subdivision et la vente par lots d’un bâtiment ayant eu précédemment un propriétaire unique, par exemple en cas de rénovation. Dès lors que tout ou partie de la copropriété est dédiée à l’habitation, cette inscription est obligatoire et se fait sous peine de sanctions. Par ailleurs, l’inscription doit se faire quel que soit le nombre de lots (dès lors qu’au moins deux lots sont la propriété de deux personnes différentes) ou le mode de gestion (syndic professionnel, syndic bénévole, coopérative…).

Qui doit réaliser l’immatriculation au registre des copropriétés ?

L’inscription au registre des copropriétés est une tâche incombant au syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole. Elle est également une condition sine qua none pour bénéficier des aides de l’Agence nationale de l’habitat (Anah) pour des travaux, par exemple. Par ailleurs, depuis le 1^{er</sup  janvier 2017, le notaire a obligation de vérifier que le syndicat de copropriétaires est immatriculé avant de procéder à l’exécution d’un acte.}

L’immatriculation de la copropriété au registre des copropriétés n’est à réaliser qu’une seule fois : la copropriété obtiendra alors un numéro d’immatriculation. En cas de changement de mandataire (syndic), le numéro ne change pas.

Combien coûte l’immatriculation au registre des copropriétés ?

L’inscription au registre des copropriétés est totalement gratuite. Aucun frais n’est demandé par l’Anah au syndic réalisant l’opération. Toutefois, il est possible pour le syndic de facturer cette démarche à la copropriété car elle peut ne pas être considérée comme entrant dans le cadre de la gestion courante. Inversement, les mises à jour du registre des copropriétés, obligatoires au moins une fois par an, font partie de la gestion courante entrant dans le cadre de la mission du syndic.

Quelles sanctions pour les copropriétés non immatriculées ?

L’immatriculation de la copropriété dans le registre des copropriétés étant une obligation légale, la loi prévoit une sanction en cas de manquement. L’Anah peut décider d’imposer au syndic de la copropriété une astreinte maximum de 20 euros par lot et par semaine, notamment en cas de mise en demeure non-suivie d’effet de la part du représentant légal de la copropriété. L’astreinte peut durer jusqu’à la transmission ou l’actualisation des données.

Si l’Anah décide d’imposer une astreinte au syndic, celui-ci est considéré comme le seul responsable et ne peut facturer le montant payé dans le cadre de cette procédure aux copropriétaires. Seule exception : le cas d’un syndic bénévole (et donc non rémunéré pour les tâches de gestion).

Les informations du registre des copropriétés

Le registre des copropriétés permet d’accéder à de nombreuses informations concernant les copropriétés qui y sont inscrites et qui peuvent être utilisées par les organismes publics ou encore dans le cadre juridique (par un notaire par exemple).

L’accès à certaines de ces données est totalement libre et ne nécessite aucune démarche. Il s’agit de l’accès au numéro d’immatriculation de la copropriété, au nom, adresse et date de création du syndicat des copropriétaires, au nom du syndic dont le mandat est en cours ainsi que le nombre et la nature des lots qui composent la copropriété.

D’autres informations, au contraire, ne sont accessibles qu’à des personnes autorisées, notamment le syndic lui-même ou encore des représentants d’institutions publiques.

1) La fiche synthétique de la copropriété

La fiche synthétique de la copropriété est obligatoire pour toute copropriété et permet d’informer les syndics ou encore les pouvoirs publics à propos de celle-ci. Elle présente les informations suivantes :

L’identification de la copropriété et du syndic

• Le nom d’usage, s’il y a lieu, et l’adresse(s) du syndicat de copropriétaires,
• L’adresse(s) du ou des immeubles (si différente de celle du syndicat),
• Le numéro d’immatriculation de la copropriété et la date de sa dernière mise à jour,
• La date d’établissement du règlement de copropriété et le numéro identifiant d’établissement (SIRET) du syndicat,
• Le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic ou administrateur provisoire) et le numéro identifiant d’établissement (SIRET) du représentant légal,
• Le cadre d’intervention du représentant légal (mandat de syndic ou mission d’administration provisoire).

L’organisation juridique de la copropriété

• La nature du syndicat (principal/secondaire/coopératif) ou résidence-services,
• S’il s’agit d’un syndicat secondaire, le numéro d’immatriculation au registre du syndicat principal des copropriétaires.

Les caractéristiques techniques de la copropriété

• Le nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété,
• Le nombre total de lots à usage d’habitation, de commerces et de bureaux inscrit dans le règlement de copropriété,
• Le nombre de bâtiments,
• La période de construction des bâtiments.

Les équipements de la copropriété

• Le type de chauffage et, pour un chauffage collectif (partiel ou total) non urbain, le type d’énergie utilisée,
• Le nombre d’ascenseurs.

Les caractéristiques financières de la copropriété

Sauf dans le cas particulier où le premier exercice comptable n’est pas encore terminé, sur la fiche synthétique de la copropriété doivent apparaître :

• Les dates de début et de fin de l’exercice comptable et la date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes,
• Le montant des charges pour opérations courantes, le montant des charges pour travaux et opérations exceptionnelles,
• Le montant des dettes fournisseurs, rémunérations et autres, le montant des impayés, le nombre de copropriétaires débiteurs dont la dette dépasse 300 €,
• Le montant du fond de travaux.

Si le premier exercice comptable de la copropriété n’est pas encore terminé, ce qui signifie que la copropriété a été créée dans le courant de l’année, ces informations financières ne peuvent être connues, ou ne sont connues que partiellement. Il faudra attendre la tenue de la première assemblée générale de copropriété et la validation des comptes annuels de la copropriété par les copropriétaires lors de cette dernière pour que les informations puissent être insérées dans le registre des copropriétés. Elles seront alors accessibles aux personnes disposant des accès les autorisant à les consulter.

2) L’annuaire des copropriétés inscrites dans le registre

L’annuaire du registre des copropriétés permet de faire une recherche afin d’obtenir les informations suivantes :

• Son nom, son numéro d’immatriculation, son adresse de référence,
• La date du règlement de copropriété,
• Le nombre de lots, le nombre de lots principaux (lots d’habitation, de commerces, de bureaux), le nombre de lots d’habitation, le nombre de lots de garage et de stationnement,
• Le type de syndicat de copropriétaires (unique, principal, ou secondaire),
• Le nombre d’Union de syndicats, d’Associations Syndicales Libres (ASL), d’Associations Foncières Urbaines Libres (AFUL) dont le syndicat de copropriétaires est membre. Il est également précisé si la copropriété est un syndicat coopératif et s’il s’agit d’une résidence-services,
• Des données relatives aux procédures administratives et judiciaires en cours,
• Le nombre d’arrêtés d’insalubrité sur les parties communes en cours, le nombre d’arrêtés de péril sur les parties communes en cours, le nombre d’arrêtés sur les équipements communs en cours. Il est également précisé si la copropriété fait l’objet d’une procédure de mandat ad hoc en cours ou d’une procédure de carence en cours,
• L’identification du représentant légal de la copropriété.

3) Des statistiques à destination du grand public

Le registre des copropriétés de l’Anah, ayant pour vocation de permettre de mieux visualiser la situation globale des copropriétés en France, présente des statistiques grand public qui sont tirées de l’étude et l’analyse des données des copropriétés. Comparaison des charges selon les territoires ou les départements, taux de copropriétés à risque de défaillance, informations techniques sur les équipements ou sur les dates de construction, informations sur les procédures judiciaires en cours…

Ces rapports sont par ailleurs de deux types : des rapports de synthèse selon divers niveaux de précision géographique (département, région, commune, intercommunalité) et des rapports plus précis pour chaque département en France.

Les obligations des copropriétés relatives au registre

L’obligation qu’a toute copropriété, quelle que soit sa taille du moment qu’au moins une partie de celle-ci soit destinée à l’habitation, de s’inscrire sur le registre des copropriétés géré par l’Anah s’accompagne d’autres obligations. En premier lieu, celle de fournir des informations exactes et, surtout, de les mettre à jour. La mise à jour du registre des copropriétés auprès de l’Anah est en effet une tâche fondamentale à laquelle la copropriété, et par elle son syndic, ne peut déroger. Il y a essentiellement deux raisons qui doivent conduire à une mise à jour du registre.

1) La mise à jour annuelle obligatoire

Puisque dans les données présentées dans le registre des copropriétés il y a, entre autres, les données relatives à la situation financière de la copropriété, ce registre doit être mis à jour au moins une fois par an. Très précisément, cette mise à jour intervient après l’assemblée générale annuelle qui a pour objectif, entre autres, de valider les comptes de la copropriété ou encore de valider les travaux. Ainsi, chaque année, il doit y avoir au minimum une mise à jour des données de la copropriété présentes dans le registre. La mise à jour doit être réalisée dans un délai de deux mois (60 jours) après la date de l’assemblée générale par le syndic (représentant légal de la copropriété) qui dispose des accès pour intervenir sur la fiche de la copropriété au sein du registre.

2) La mise à jour exceptionnelle

Outre la mise à jour liée à la validation des comptes de la copropriété, qui doit être faite une fois par an deux mois maximum après la tenue de l’assemblée générale, il est possible de réaliser une mise à jour pour des raisons exceptionnelles. Ce peut être, notamment, en cas de décision de justice (prise d’un arrêté de péril ou d’insalubrité, ou fin de celui-ci), en cas de changement dans le nombre de lots (si un propriétaire demande et obtient la fusion de deux lots en un seul ou la scission d’un lot en deux lots distincts, par exemple), en cas de changement de syndic… Des décisions concernant des travaux exceptionnels, et leurs montants, peuvent également conduire le syndic à réaliser une mise à jour sur le registre. Autre cas qui peut appeler à une mise à jour exceptionnelle du registre des copropriétés : l’identification, par le syndic, un copropriétaire ou encore un notaire, d’une information erronée dans le registre.

3) La mise à jour du représentant légal (syndic)

Dans la liste des mises à jour obligatoires du registre des copropriétés, une autre concerne le syndic lui-même, qu’il soit bénévole ou professionnel : la déclaration de fin de mandat. Pour celle-ci, le syndic en fin de mandat dispose d’un délai pour faire la mise à jour du registre des copropriétés fixé par la loi à soixante jours maximum. Deux situations peuvent se présenter.

Le mandat du représentant légal est renouvelé

Lors de la fin du mandat, le représentant légal de la copropriété qu’est le syndic doit déclarer si son mandat est renouvelé ou non. En cas de renouvellement, une simple déclaration suffit. Les pièces justificatives seront demandées lors du rattachement de la copropriété à la liste des copropriétés gérées par le syndic. Le syndic verra alors ses droits d’accès à la fiche de la copropriété, et donc son autorisation pour réaliser les modifications, être prolongés.

Le représentant légal de la copropriété change

En cas de fin de mandat non renouvelé, le syndic doit déclarer son successeur, lequel prendra le relais en déclarant à son tour être le nouveau représentant légal. L’autorisation pour faire les modifications du registre des copropriétés reste ouverte au syndic sortant durant soixante jours après la fin de son mandat et jusqu’à ce que le nouveau syndic ne se déclare comme tel. Toutefois, les modifications réalisées durant cette période de soixante jours ne seront pas validées automatiquement : elles devront l’être par le représentant légal entrant en fonction (qui pourra, par ailleurs, les modifier en cas d’erreur).

Le registre des copropriétés en ligne

Le registre des copropriétés géré par l’Agence nationale de l’habitat (Anah) est dématérialisé : il est accessible sur le site internet officiel gouvernemental https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/. Ce site permet à la fois de consulter les informations enregistrées, donc les informations publiques accessibles à tous sur simple recherche et les informations plus détaillées accessibles exclusivement à certaines personnes ou entités, mais également de réaliser toutes les démarches obligatoires liées à la copropriété et au registre des copropriétés.

Les démarches disponibles sur le site internet du registre des copropriétés

Avant toute démarche qui ne soit pas purement consultative, le syndic (représentant légal de la copropriété) doit se créer un compte sur le site du registre des copropriétés. Il pourra ainsi être identifié et pourra gérer l’ensemble des copropriétés qui l’ont mandaté.

Parmi les démarches qu’il est possible de réaliser sur le site en ligne, il y a bien évidemment l’immatriculation de la copropriété, ce qui implique la création et le remplissage de la fiche synthétique de la copropriété dans son ensemble. Cette démarche est obligatoire en France pour toute copropriété dont au moins un lot est destiné à un usage d’habitation.

Autre démarche que le syndic peut réaliser par le biais du site : la mise à jour annuelle à réaliser 60 jours après l’assemblée générale et la validation des comptes. C’est également sur le site internet du registre des copropriétés que peut être réalisée la mise à jour exceptionnelle de ces données.

Le registre permet en outre au syndic de se déclarer en tant que tel pour une copropriété dont il vient d’obtenir le mandat pour la gestion ainsi que de déclarer son successeur en cas de fin de mandat. Par ce site, il devra fournir les documents justifiants de ce mandat dès lors qu’ils lui sont demandés par l’Agence nationale de l’habitat.

L’annuaire du registre des copropriétés

Le registre des copropriétés est le portail principal par lequel le syndic fournit à l’administration les informations sur les copropriétés dont il a la gestion, mais pas seulement. C’est également sur le site https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/ qu’il est possible de consulter l’annuaire des copropriétés. Cet annuaire permet de faire une recherche directement sur le site, soit simplement par adresse, soit via une recherche avancée qui permet d’avoir une vision d’ensemble par département, commune, rue… Les informations qu’il est ainsi possible d’obtenir sont les suivantes : le numéro d’immatriculation, le nom, l’adresse et la date de création.

Les statistiques du registre des copropriétés

L’autre type d’informations accessible au grand public et qu’il est possible de trouver dans le registre des copropriétés, par le biais d’une recherche, sont les statistiques réalisées par l’Anah sur la base des informations fournies par les représentants légaux des copropriétés en France dans le cadre des différentes mises à jour (annuelles ou exceptionnelles). Les rapports sont toutefois des données brutes et ne présentent pas d’analyse de la part de l’Agence nationale de l’habitat. Ces rapports vont être utilisés pour définir, par exemple, des priorités dans les politiques publiques à diverses échelles géographiques.

L’accès à certaines données, plus précises, est néanmoins soumis à une autorisation préalable. Il s’agit des données réservées aux institutionnels et qui nécessitent, pour y accéder, de se connecter sur un portail sécurisé.


Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.