Quelles sont les missions du syndic de copropriété ?

Dans cet article, nous vous proposons un guide détaillé sur les missions du syndic de copropriété, ses responsabilités et les différents types de syndic disponibles.

Quel est le rôle d’un syndicat de copropriété ?

Dans une copropriété, deux entités principales travaillent de concert pour assurer la bonne gestion de l’immeuble :

• Le syndicat des copropriétaires, qui regroupe l’ensemble des propriétaires de l’immeuble. Il vote les décisions importantes et valide le budget annuel en assemblée générale.
• Le syndic de copropriété, qui exécute ces décisions et prend en charge la gestion quotidienne de la copropriété.

Le syndic de copropriété est une personne morale qui agit en tant que mandataire du syndicat. Il a une responsabilité légale et représente la copropriété auprès des tiers. Son rôle est donc crucial pour garantir un fonctionnement harmonieux et efficace de l’immeuble.

Les missions principales du syndic de copropriété

Le syndic est chargé de multiples missions qui peuvent se regrouper en trois grands volets : administratif, financier et technique.

1. Gestion administrative de la copropriété

Le syndic de copropriété assure la gestion administrative et juridique de l’immeuble. Voici ses principales tâches dans ce domaine :

• Organisation des assemblées générales : Convocation, préparation de l’ordre du jour, rédaction et diffusion des procès-verbaux.
• Gestion des documents officiels : Conservation des archives (règlement de copropriété, contrats, etc.) et mise à jour des informations obligatoires, comme le carnet d’entretien de l’immeuble.
• Application du règlement de copropriété : Le syndic veille à ce que chaque copropriétaire respecte les règles communes. Il intervient en cas de litiges ou d’incivilités.

2. Gestion financière et comptable

Comme le stipule l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. Le volet financier est ainsi au cœur des missions du syndic, qui doit garantir une gestion rigoureuse des fonds de la copropriété. 

• Élaboration du budget prévisionnel : Chaque année, le syndic prépare le budget avec le conseil syndical, ce budget inclut les charges courantes et les travaux à prévoir. Ce budget est ensuite soumis au vote des copropriétaires réunis en assemblée générale.
• Répartition et recouvrement des charges : Les charges de copropriété sont réparties selon les tantièmes, et le syndic s’assure de leur paiement. Le syndic doit procéder à l'appel des provisions sur budget prévisionnel, aux imputations des consommations individuelles d’eau et d'énergie, à la reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs (en l'absence de relevé), aux appels sur régularisations de charge et aux appels des cotisations du fonds de travaux. Il doit également vérifier et régler les factures des fournisseurs et prestataires, recouvrer des créances auprès des tiers, relancer par lettre simple avant mise en demeure et délivrer des attestations de TVA aux fournisseurs et prestataires. En cas d’impayés, il peut engager des procédures de recouvrement. 
• Gestion d’un compte bancaire séparé : Depuis la loi ALUR, chaque copropriété doit disposer d’un compte dédié, géré par le syndic.

Toujours pour assurer la bonne tenue de la comptabilité, le syndic tient à jour la liste de tous les copropriétaires (avec indication de leur lot, état civil, domicile et adresse électronique).

3. Entretien et travaux

L’entretien de l’immeuble est une responsabilité essentielle du syndic. Ce dernier dédie une partie importante de son temps de travail au maintien en bon état d'usage et de jouissance des parties communes

• Entretien courant des parties communes : Nettoyage, maintenance des ascenseurs, éclairage, couloirs, chaudière, canalisations, garde-corps ainsi que des terrains (jardins, parcs...) affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires.
• Organisation des travaux votés : Le syndic sélectionne les entreprises, supervise les chantiers et vérifie leur bonne exécution.
• Souscription aux contrats d’entretien : Il négocie et gère les contrats avec les prestataires (chauffage, espaces verts, etc.). Le syndic se doit d'établir et présenter à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales.

Le syndic organise la doit organise la venue de prestataires pour les travaux d'entretien courant et de maintenance. Il tient à jour le carnet d'entretien de l'immeuble, il doit procéder aux vérifications périodiques imposées par les réglementations.

En cas de sinistre dans la copropriété

En cas de sinistre ayant pour origine les parties communes, c’est également le syndic qui interagit avec l’assureur pour déclarer le sinistre. Il se charge de transmettre à l’assureur toutes les pièces justificatives, accompagner l’expert missionné par l’assureur pour évaluer le sinistre… Et dans l’immédiat, en cas de sinistre, en attendant l’arrivée de l’expert, c’est au syndic de prendre des mesures conservatoires. C’est également le syndic qui réceptionne les indemnités versées par l’assureur et les affecte.

Focus : Qui est chargé de faire respecter le règlement de copropriété ?

Le respect des règles de vie en copropriété repose sur le syndic. Il agit en tant qu’arbitre et peut intervenir en cas de troubles ou d’infractions. Si nécessaire, il est habilité à engager des actions juridiques au nom du syndicat des copropriétaires.

Les obligations légales du syndic de copropriété

Le syndic, qu’il soit professionnel ou bénévole, doit respecter des obligations strictes définies par la loi.

Quelles sont les obligations du syndic de copropriété ?

Voici les principales obligations légales :

• Disposer d’un contrat type de syndic : Ce document fixe précisément ses missions et ses honoraires.
• Garantir la sécurité financière des fonds : Le syndic doit souscrire une garantie bancaire ou une assurance pour couvrir les sommes collectées.
• Tenue d’une comptabilité rigoureuse, avec un compte séparé pour chaque copropriété.
• Souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle, obligatoire pour les syndics professionnels.

Un syndic qui ne respecte pas ses obligations peut être révoqué par l’assemblée générale ou, dans certains cas, par décision judiciaire.

La mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété, une obligation annuelle pour le syndic

Une autre obligation majeure du syndic est l’établissement de la fiche synthétique de la copropriété. Cette fiche regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti.

Le syndic est tenu de mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année et de la mettre à disposition des copropriétaires. En l'absence de mise à disposition d'un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. 

Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale. L’établissement de la fiche synthétique de la copropriété est une obligation assez récente : le principe en a été posé par la loi Alur de 2014, et l’obligation est entrée en vigueur suite au décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016.

L'organisation des assemblées générales, une mission majeure pour le syndic

La préparation de l'assemblée générale

C'est le rôle du syndic où ce dernier est sans doute le plus visible. Comme le dispose la loi du 10 juillet 1965, il revient au syndic de convoquer l’assemblée générale. Il doit envoyer une invitation personnelle à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale.

Par défaut, cette invitation est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais si le règlement de copropriété prévoit l’envoi des invitations par mail, alors le syndic les envoie par mail. Pour être précis, le délai de 21 jours court le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou bien le lendemain de l’envoi du mail.

L’assemblée générale doit être convoquée dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Une convocation à une assemblée générale doit obligatoirement comporter les conditions suivantes :

• la date
• l'heure
• le lieu de l’assemblée
• le programme précis des décisions à discuter et à voter (l'ordre du jour)

En amont de l’assemblée générale, le syndic doit aussi communiquer aux copropriétaires **les documents relatifs aux résolutions **qu’ils seront appelés à voter, leur permettant de prendre des décisions en toute connaissance de cause. Il s’agit de :

• l’état financier du syndicat des copropriétaires
• du compte de gestion général
• du projet du budget

Ces documents doivent être présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé et le dernier budget prévisionnel voté. Un certain formalisme doit être respecté dans la mesure où ces documents doivent être établis conformément aux exigences du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Si l’assemblée générale est appelée à voter la conclusion d’un contrat avec un prestataire ou un autre tiers, le syndic doit transmettre aux copropriétaires le projet de contrat ou, à défaut, les conditions essentielles du contrat. En cas de mise en concurrence, les différents projets de contrats doivent être présentés. Il en va de même pour les devis, qui doivent être transmis aux copropriétaires en même temps que l’invitation à l’assemblée générale. Enfin, lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat de copropriétaires, le syndic doit communiquer la proposition d'engagement de caution.

Lorsque le règlement de copropriété est appelé à évoluer, le syndic transmet là aussi, à l’ensemble des copropriétaires, le projet de nouveau règlement. Il en va de même pour l'état descriptif de division. Le syndic doit aussi transmettre aux copropriétaires l'état de répartition des charges. Enfin, le syndic transmet, pour l'information des copropriétaires :

• les annexes au budget prévisionnel
• l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération
• l’avis rendu par le conseil syndical au sujet de la reconduction du syndic actuel ou de la désignation d’un nouveau syndic
• le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical
• le bilan établi par le conseil syndical.

Enfin, le syndic doit transmettre à chaque copropriétaire, en amont de l’assemblée générale, une note d'information sur la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son logement.

Si la copropriété est pourvue d’un conseil syndical, le syndic a l’obligation de consulter ce dernier avant le vote de travaux, mais aussi dès lors qu’il passe un marché ou un contrat (ascenseur, chauffage...) dont le montant dépasse une certaine somme fixée par l'assemblée générale. La consultation du conseil syndical est également requise lors de l’élaboration du budget prévisionnel.

Le vote des résolutions durant l'assemblée générale

Le syndic doit obligatoirement organiser un vote sur trois sujets :

• la souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat) ;
• la signature des contrats avec des prestataires (plombiers, électriciens…) ;
• la délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.

Le vote sur d’autres sujets est organisé uniquement si besoin.

Sont votées à la majorité simple

La majorité simple également appelée majorité « article 24 » est utilisée pour voter les résolutions relatives à l’approbation des comptes annuels. Mais aussi au budget prévisionnel de la copropriété pour l’année à venir, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, aux travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, aux modalités de réalisation des travaux obligatoires (en vertu de la loi, du règlement de copropriété ou d'un arrêté de police), aux travaux d'accessibilité, à l’adaptation du règlement de copropriété et à la suppression d’un vide-ordure pour raisons d’hygiène.

Sont votées à la majorité absolue

La majorité absolue dite majorité « article 25 » est utilisée pour voter les résolutions relatives au maintien du syndic actuel ou à la désignation d’un nouveau syndic, à l’élection ou la révocation du conseil syndical, à la sécurité de l’immeuble (autorisation permanente d’accès accordée aux forces de l’ordre, modalités d’ouvertures des portes d’accès à l’immeuble, installation d’un interphone ou digicode, autorisation de transmettre les images de vidéosurveillance aux forces de l’ordre en vue de la protection des parties communes).

La majorité absolue des voix des copropriétaires est également requise pour les décisions relatives à la vente et à la répartition des charges de copropriété : les conditions de vente d'une partie commune résultant d'une obligation légale ou réglementaire ou encore la modification de la répartition des charges suite au changement d'usage d’une partie privative.

Il en va de même pour les résolutions relatives aux travaux d’économie d’énergie, aux travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration, aux travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble aux frais d’un copropriétaire, aux travaux d’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires et de compteurs / répartiteurs de chauffage, aux travaux nécessaires pour l’individualisation des contrats de fourniture d’eau et au ravalement imposé par l’administration. Enfin, la majorité absolue des voix est requise pour voter la dispense d'ouverture de compte bancaire ou postal séparé, quelque chose qui reste autorisé si la copropriété comporte moins de 15 lots.

Sont votées à la double majorité

Enfin, sont votées à la double majorité (soit au moins 2/3 de l’ensemble voix) les résolutions relatives à la suppression du poste de gardien ou de concierge et l’aliénation du logement qui lui est affecté, lorsqu’il appartient au syndicat, et à la modification du règlement de la copropriété.

En plus des assemblées générales annuelles, n’oublions pas qu’il peut aussi y avoir des assemblées générales extraordinaires, si un besoin urgent se fait sentir. Cela peut être le cas lorsque la sécurité des personnes ou la sauvegarde de l’immeuble est en danger et que des travaux urgents doivent être votés.

Cela peut par exemple être une chaudière vétuste, jugée comme présentant un danger à la sécurité des occupants de l’immeuble, ou encore des problèmes d’insalubrité qui nécessitent une solution immédiate. Ces assemblées peuvent être convoquées par le syndicat de copropriétaires, à l’initiative d’un seul copropriétaire ou de plusieurs copropriétaires et, enfin, à l’initiative du syndic.

La rédaction du procès-verbal de l'assemblée générale

À l’issue de l’assemblée générale, le syndic doit réaliser le procès-verbal. Il est réalisé de préférence immédiatement à l’issue de l’assemblée, car il doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le/les scrutateur(s).

Mais il est également possible de le réaliser plus tard, dans les 8 jours qui suivent l’assemblée générale. Le syndic inscrit ensuite le procès-verbal au sein d'un registre. Aujourd’hui, ce registre peut tout à fait être tenu sous forme électronique, il en va de même pour la signature de la feuille de présence.

En cas de demande d’un copropriétaire, le syndic a l’obligation de délivrer une copie du registre ou mettre à la disposition du copropriétaire un extrait du procès-verbal sous forme électronique.

Le syndic doit obligatoirement notifier le procès-verbal de l’assemblée générale à deux catégories de copropriétaires :

• les copropriétaires opposants ayant voté contre une résolution
• les copropriétaires « défaillants » qui n’ont été ni présents, ni représentés

Le syndic a un mois pour notifier le procès-verbal à ces copropriétaires. Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par e-mail.

Autre mesure de publicité : les décisions de l'assemblée générale portant sur les conditions d'occupation de l'immeuble (par exemple, la conduite de travaux). Elles doivent être affichées dans les parties communes affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires, de manière à informer tous les occupants. C’est là encore la responsabilité du syndic de procéder à cet affichage.

Les obligations d’information du syndic

À l’issue d’une assemblée générale, il incombe au syndicat d’informer les occupants de l'immeuble (copropriétaires ayant été absents aussi bien que locataires) de certaines décisions prises en assemblée générale.

Cette obligation d’information est d’ailleurs relativement nouvelle : elle découle du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015. Ce décret oblige le syndic d’informer tous les occupants de l’immeuble des décisions susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants.

Cela peut être les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits et les études techniques mais également les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

En revanche, le syndic n’a pas le droit de porter à la connaissance de l’ensemble des occupants les décisions relatives à une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Il ne peut pas non plus communiquer sur les prestations de gestion qui lui sont confiées ou pour lesquelles il est mandaté.

En plus, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeuble, ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement. À noter que la loi donne au syndic un délai généreux (trois mois) pour communiquer aux occupants les décisions prises. Dans le cas où cette communication se fait par voie d’affichage dans les parties communes, cet affichage doit être maintenu pendant un mois.

Sachez aussi que le syndic a l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical toutes les pièces relatives à la gestion de l’immeuble (à cette fin, un extranet est le plus souvent utilisé). Le défaut de transmission des pièces donne lieu à une sanction pécuniaire pour le syndic.

Les différents types de syndic

Le choix du syndic est crucial pour les copropriétaires. C'est ce qui va déterminer la manière dont l'immeuble est géré.

Syndic professionnel

Le syndic professionnel est une entreprise spécialisée, disposant des compétences nécessaires pour gérer les copropriétés, même complexes. Faire appel à un syndic professionnel garantit une gestion rigoureuse, mais les honoraires peuvent être plus élevés.

Syndic bénévole

Un syndic bénévole est un copropriétaire élu pour gérer l’immeuble. Cette solution est économique, mais elle exige du temps et une bonne connaissance des obligations légales.

Syndic coopératif

Le syndic coopératif est une alternative intéressante pour les petites copropriétés. Dans ce modèle, la gestion est collective et les tâches sont réparties entre les copropriétaires.

Choisir un syndic : ce qu’il faut savoir

Pour choisir un syndic, vous pouvez consulter une liste des syndics de copropriété dans votre région ou demander des recommandations auprès d’autres copropriétés. N’hésitez pas à comparer plusieurs contrats avant de vous engager.

Les responsabilités d’un syndic de copropriété

Quelles sont les fautes graves d’un syndic ?

Un syndic peut commettre des erreurs ou des négligences graves, comme :

• Mauvaise gestion financière : Absence de suivi des comptes ou prélèvement non autorisé.
• Non-respect des décisions de l’assemblée générale.
• Manque de transparence ou conflit d’intérêts.

Ces fautes peuvent entraîner la résiliation de son mandat et, dans certains cas, des sanctions pénales.

Qui paie quoi en cas de litiges ?

Les frais liés aux actions juridiques contre un syndic défaillant sont généralement à la charge de la copropriété. Toutefois, en cas de faute avérée, le syndic peut être condamné à indemniser la copropriété.

À quoi sert un syndic de copropriété ?

Le syndic joue un rôle central dans la valorisation et le bon fonctionnement de votre patrimoine immobilier. Voici quelques exemples concrets :

• Anticiper les travaux nécessaires, comme la rénovation des façades ou la mise aux normes des ascenseurs.
• Assurer une bonne communication avec les copropriétaires et le conseil syndical.
• Garantir la sécurité et le confort des habitants grâce à un entretien régulier des parties communes.

Un copropriétaire peut-il s’adresser directement au syndic ?

Oui, chaque copropriétaire peut contacter directement le syndic pour signaler un problème ou demander des informations. Cependant, certaines demandes, comme l’ajout d’un point à l’ordre du jour, doivent passer par le conseil syndical.

Bien comprendre les missions du syndic pour une gestion optimale

En tant que copropriétaire ou propriétaire bailleur, il est essentiel de bien comprendre les missions et obligations d’un syndic de copropriété. Qu’il soit professionnel, bénévole ou coopératif, le syndic doit garantir une gestion transparente, efficace et conforme à la législation.

En choisissant un syndic compétent et en vous impliquant activement dans la gestion de votre immeuble, vous assurerez la pérennité et la valorisation de votre patrimoine.