Quelles sont les obligations relatives aux boîtes aux lettres en copropriété ?

Quelles sont les obligations concernant les boîtes aux lettres dans un immeuble en copropriété ?

Comme tous les aspects entourant la copropriété, la législation est venue apporter des précisions sur l’installation des boîtes aux lettres. Les obligations et les implications ne sont pas les mêmes selon la date de construction de l’immeuble.

Une obligation pour les bâtiments neufs, ce que dit la loi

Depuis le 12 juillet 1979, l’obligation d’équiper des bâtiments d'habitation en boites aux lettres est inscrite dans la législation.

Tous les immeubles dont le permis de construire est postérieur à cette date ont l’obligation d’installer des boîtes aux lettres selon les normes françaises.

Le Code de la construction et de l'habitation précise (article R113-2) qu’il faut une boîte aux lettres par logement, et qu’elles doivent être regroupées en ensembles homogènes. L’objectif est de faciliter la distribution du courrier par les services postaux. 

Arrêté du 29 juin 1979 publié au Journal officiel le 12 juillet 1979 : “les immeubles doivent être équipés d’un nombre de boîtes aux lettres au moins égal au nombre de logements”. 

À noter que si dans des immeubles anciens, des constructions ont été faites (surélévation, addition de bâtiments), l’obligation d’installer des boîtes aux lettres vaut aussi.

En revanche, pour les immeubles anciens dont le permis de construire est antérieur au 12 juillet 1979, il n’est rien précisé. Toutefois, cela n’empêche pas les copropriétés de décider lors de l’assemblée générale de voter l’installation de boîtes aux lettres. Le vote se fait selon les règles de majorité définies par la loi du 10 juillet 1965.

Les normes et caractéristiques des boîtes aux lettres en copropriété

Les boîtes aux lettres qui équipent les bâtiments d’habitation neufs doivent respecter les normes Afnor. La norme NF D27-404 pour les boîtes aux lettres en intérieur et la norme NF D 27 405 pour les boîtes aux lettres installées en extérieur.

Les boîtes aux lettres installées doivent disposer des caractéristiques suivantes : 

• S’il y a plus de 4 boîtes aux lettres, ces dernières doivent être disposées d’un seul tenant (un bloc pour toutes les boîtes aux lettres qui s’ouvre avec une clé) ;
• S’il y a plus de 6 boîtes aux lettres, celles-ci doivent être numérotées et un panneau doit afficher avec le numéro des appartements et le nom de la personne correspondant ;
• Tout ensemble de 40 boîtes aux lettres doit être divisé en sous-ensemble identifiable ;
• Une boîte aux lettres individuelle doit mesurer 26 cm x 26 cm x 34 cm ;
• La fente d’introduction doit faire 23,5 cm x 2,4 cm et le porte-nom au minimum 1 cm x 2,4 cm
• La hauteur de pose du bloc doit être au maximum à 1,8 m de hauteur et au minimum à 0,40 m du sol. Et 30 % des boîtes aux lettres doivent être installées entre 0,9 m et 1,3 m de hauteur pour les personnes handicapées et à mobilité réduite ;
• Il est recommandé d’avoir une profondeur de passage suffisante (au moins 1,2 m) ;
• Pour des raisons d’accessibilité, le bloc de boîtes aux lettres se doit d’être positionné à plus de 40 cm d’un angle.
• Il faut laisser un espace d’usage de 0, 80 cm x 1,30 m au sol pour les personnes à mobilité réduite.

De manière générale, il faut que l’accès aux boîtes aux lettres soit facile et sans danger, l’éclairage doit également être suffisant. 

Installation et boîtes aux lettres : les démarches en copropriété

Les boîtes aux lettres en copropriété sont-elles privatives ou communes ?

La nature juridique des boîtes aux lettres est indiqué dans le règlement de copropriété. Dans la majorité des cas, les boîtes aux lettres sont considérées comme des parties privatives même lorsqu'elles sont installées dans les parties communes comme le hall d'entrée. Seules la porte et la serrure relèvent alors de la responsabilité individuelle du copropriétaire.

Si le règlement de copropriété ne précise rien, l'article 2 de la loi du 10 juillet 1965 stipule que les boîtes aux lettres sont présumées privatives. Vous devez supporter les frais d'entretien, de réparation et de remplacement de votre boîte. La distinction est fondamentale car elle détermine qui finance les réparations et gère l'assurance en cas de dégradation ou vandalisme.

Le vote en assemblée générale pour l'autorisation d'installation

Dans un immeuble ancien dépourvu de boîtes aux lettres, en tant que copropriétaire, vous avez parfaitement le droit d’en faire la demande. Il faut s’adresser au syndic qui va inscrire cette question à l’ordre du jour, au moins 21 jours avant ‘l'assemblée générale. Le syndic ne peut pas refuser cette inscription même s'il estime le projet non opportun. La décision appartient ensuite aux copropriétaires réunis en assemblée générale qui votent l’installation ou non.

Pour motiver votre demande, il est pertinent d’apporter tous les documents présentant la faisabilité du projet. Des devis détaillés, des plans d'implantation, des spécifications techniques des boîtes aux lettres.

Qu’elles soient installées dans des parties privatives ou communes, l’assemblée générale des copropriétaires peut prévoir des règles. Il peut s’agit de la couleur des boîtes, de leur matière, de la forme, de la police d’écriture, des porte-noms, etc. C’est informations validées sont ensuite inscrites dans le règlement de copropriété.

L’installation en tant qu’amélioration dans les parties communes

Si l’ajout de boîtes aux lettres dans les parties communes représente une amélioration pour la copropriété (exigence de sécurité, amélioration de la confidentialité). Alors la décision doit être adoptée à la majorité absolue lors de l’assemblée générale. C’est-à-dire à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents, représentés et absents.

Que se passe-t-il si les boîtes aux lettres sont vétustes ?

Lorsque vos boîtes aux lettres sont dégradées par l'usure du temps, leur remplacement par un modèle identique peut être voté à la majorité simple de l'article 24. Il s'agit d'un acte d'administration courante de votre copropriété, et non d'une transformation ou d'une amélioration des équipements existants, la procédure est donc simplifiée.

La majorité simple reste la plus accessible pour faire aboutir votre projet. Elle correspond à la majorité des voix exprimées par les copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance lors de l'assemblée générale.

L’installation dans les parties communes et s’il y a un gardien

Selon les juges, l’installation de boîtes aux lettres dans une copropriété qui dispose d’un gardien n’est pas une amélioration. Les règles de vote sont donc différentes lorsque la résolution est portée à l’assemblée générale. Pour être validée, l’installation de boîtes aux lettres est validée à la double majorité. C’est-à-dire à la majorité de tous les copropriétaires (présents, représentés et absents) détenant les 2/3 des voix (tantièmes), article 26 de la loi du 10 juillet 1965.

L’installation dans les parties privatives

Dans la plupart des copropriétés, les boîtes aux lettres sont dans les parties privatives. Ce qui signifie que leur entretien, les réparations, les changements de serrure sont à la charge des copropriétaires. Un copropriétaire peut décider seul des travaux, tant que cela n’affecte pas les parties communes et l’aspect extérieur de l’immeuble.

Si c’est le cas, il faut une autorisation votée lors de l’assemblée générale. La résolution doit être adoptée à la majorité absolue de tous les copropriétaires, présents, absents ou représentés.

En cas de refus, le copropriétaire peut se tourner vers le tribunal judiciaire pour obtenir gain de cause.

La réalisation des travaux

Le syndic de copropriété joue un rôle central dans l'organisation et le suivi des travaux d'installation de boîtes aux lettres dans les parties communes. Il va gérer la mise en œuvre concrète du projet.

• La sélection des prestataires qualifiés ;
• La comparaison des devis et vérification des qualifications professionnelles des entreprises candidates ;
• La coordination avec le service courrier de La Poste pour vérifier l’adéquation de l’implantation prévue. L’objectif est de cette validation est d’éviter tout risque de refus de desserte postale après les travaux.

Le syndic gère la facturation et la répartition des coûts selon les modalités décidées en assemblée générale, que ce soit au prorata des tantièmes ou selon une répartition spécifique votée par les copropriétaires. Le syndic établit les appels de fonds nécessaires et suit le recouvrement des sommes dues par chaque copropriétaire.

Que faire en cas de boîte aux lettres vandalisée ?

Vous vous êtes fait dégrader votre boîte aux lettres ? Les démarches varient selon que votre boîte aux lettres est située dans les parties communes ou une partie privative. Si vous avez, un doute, consultez le règlement de copropriété ou prenez contact avec votre syndic.

Si la dégradation concerne une boîte aux lettres considérée comme une partie commune

Si la boîte aux lettres est dans une partie commune ou si la dégradation concerne plusieurs boîtes aux lettres à la fois. Par exemple, si l’ensemble du panneau a été arraché. Dans ce cas, le premier réflexe est de prendre des photos des dégradations et d’alerter le syndic par courrier ou par email.

C’est l’assurance souscrite par le syndic pour l’immeuble qui va prendre en charge l’indemnisation et la remise en état des boîtes aux lettres.

Si la dégradation concerne une boîte aux lettres considérée comme une partie privative

La première des choses est de prendre des photos et de déposer plainte. Il s’agit d’une démarche indispensable qui peut être réalisée directement en gendarmerie ou au commissariat de police. Il est aussi possible de déposer plainte en ligne. Pour obtenir une prise en charge de votre assurance, il faudra en effet joindre une copie du dépôt de plainte.

Le deuxième point est de déclarer à son assurance la dégradation pour obtenir une indemnisation et le remplacement de la boîte aux lettres. Le vandalisme de la boîte à lettre entre dans le cadre de la protection de votre ’assurance habitation.  

Questions fréquemment posées

Quelle est la norme pour les boîtes aux lettres en copropriété ?

Tout dépend de la date de construction de votre immeuble. Les copropriétés dont le permis de construire a été déposé après le 12 juillet 1979 doivent obligatoirement installer des boîtes aux lettres normalisées conformes aux normes AFNOR (NF D27-404 pour l'intérieur, NF D27-405 pour l'extérieur). Pour les immeubles plus anciens, l’obligation n'existe pas, toutefois l'assemblée générale peut voter leur installation à la majorité de l'article 25.

Quelle est la hauteur d'une boîtes au lettres ?

La hauteur d'installation des boîtes aux lettres est strictement encadrée par les normes françaises pour garantir l'accessibilité à tous les usagers. Pour les blocs de boîtes aux lettres collectives, la hauteur maximale ne doit pas dépasser 1,80 m du sol et la fente d'introduction la plus basse doit être positionnée à au moins 0,40 m du sol.

Les normes d'accessibilité imposent également que 30 % des boîtes aux lettres soient installées entre 0,90 m et 1,30 m de hauteur pour faciliter l'accès aux personnes à mobilité réduite. Pour les boîtes aux lettres individuelles, la hauteur recommandée se situe entre 1 m et 1,50 m maximum afin de permettre une distribution du courrier optimale par les services postaux tout en respectant les contraintes d'accessibilité.

Qui paie le remplacement des boîtes aux lettres ?

La responsabilité financière du remplacement dépend du statut des boîtes aux lettres tel que cela est défini dans le règlement de copropriété. Si les boîtes aux lettres sont des parties privatives, chaque copropriétaire prend en charge à ses frais le remplacement de sa boîte. Si les boîtes aux lettres sont classées en tant que parties communes, c'est le syndicat des copropriétaires qui finance leur remplacement via les charges de copropriété réparties selon les tantièmes de chaque lot.

Combien coûte l'installation de boîtes aux lettres collectives ?

Le coût d'installation varie entre 100 et 600 euros hors taxes selon la complexité des travaux et l'installateur choisi. Le prix des boîtes aux lettres elles-mêmes va de 15 à 300 euros par alvéole selon le matériau et le modèle choisi. Les frais sont répartis entre les copropriétaires selon leur quote-part ou facturés à l'unité selon la décision de l'assemblée générale.

Peut-on refuser la mise aux normes des boîtes ?

Les copropriétaires des immeubles anciens sont libres de décider de conserver leurs boîtes aux lettres existantes. Pour les constructions antérieures à 1979, aucune obligation légale n'impose la mise aux normes. Vous pouvez donc refuser cette dépense s’il y a un vote à ce sujet en assemblée générale. Attention, ce refus peut entraîner des dysfonctionnements dans la distribution du courrier.

Que faire si ma boîte aux lettres est cassée ?

Contactez immédiatement votre syndic pour signaler le dysfonctionnement et demander une réparation en urgence. Le syndic doit assurer la remise en état des boîtes aux lettres situées dans les parties communes et peut faire jouer l'assurance de la copropriété en cas de vandalisme. Parallèlement, il est important de déposer une plainte si des dégradations volontaires sont constatées.

Comment modifier l'étiquette de ma boîte aux lettres ?

Pour modifier l'étiquette de votre boîte aux lettres, vous devez respecter les règles esthétiques définies par votre règlement de copropriété et potentiellement obtenir l'accord préalable. La procédure varie selon que votre boîte constitue une partie privative ou commune. Dans le premier cas, vous supportez les frais de remplacement tout en respectant le format standardisé de la copropriété. Dans le second cas, la demande se fait auprès de votre syndic qui gère l'uniformisation des étiquettes pour l'ensemble de l'immeuble.