Procès-verbal d'assemblée générale : de quoi s'agit-il ?

Chaque année les copropriétaires doivent se réunir au moins une fois en Assemblée Générale. Le compte rendu de cette assemblée et des décisions qui sont prises prend la forme d’un procès-verbal. Le PV a une valeur juridique importante, il doit être signé par différents intervenants et consigné. On vous explique tout cela en détail pour que le procès-verbal n’ait aucun secret pour vous.

Qu'est-ce que le procès-verbal d'assemblée générale en copropriété ?

Les copropriétaires doivent se réunir une fois par an en assemblée générale. Cette AG doit avoir lieu au moins 6 après la fin de l'exercice comptable. L’assemblée permet de discuter et de voter sur certains sujets précis selon des modalités précises. Les sujets abordés sont listés et discutés selon l’ordre du jour tel qu’il a été défini en amont de l’AG.

• Le budget ;
• La désignation ou la révocation du Syndic ;
• Les modifications du règlement de copropriété ;
• Les travaux de rénovation dans la copropriété ;
• Le changement d’usage des parties communes ;
• La modification de la répartition des charges ;
• L’autorisation des travaux dans les parties privatives qui touchent les parties communes ;
• Le choix des prestataires pour l’entretien des parties communes ;
• Les sujets relatifs au changement de destination de certaines parties de l’immeuble ;

Le procès-verbal est le document qui retranscrit toutes les décisions prises lors de l’assemblée générale des copropriétaires. C’est un élément fondamental puisqu’il participe au bon fonctionnement de la copropriété. C’est pourquoi le PV d'assemblée doit être communiqué à tous les copropriétaires.

Il existe aussi des assemblées générales extraordinaires dont les résultats doivent aussi être consignés dans un PV. C’est notamment le cas quand des travaux en urgence sont rendus nécessaires du fait du danger imminent pesant sur les habitants, le bâtiment.

Tous les copropriétaires n’ont pas l’obligation d’être présents à l’AG, ils peuvent se faire représenter par un tiers pour les votes. Selon la nature des décisions à prendre, les règles entourant les votes ne sont pas identiques : majorité simple, majorité absolue, double majorité ou unanimité.

À la fin de la séance, ou dans les 8 jours après l’assemblée, le procès-verbal doit avoir été signé par le président, le secrétaire, le scrutateur.

Que doit contenir le procès-verbal d'AG ?

Le procès-verbal est réalisé tout au long de l’assemblée générale. Il ne retranscrit pas tous les échanges, mais en fait une synthèse. Il présente ainsi les résultats des différents votes, leurs résultats ainsi que les réserves potentielles de certains copropriétaires.

Compte tenu de l’importance du procès-verbal, la loi a prévu un certain formalisme. Ces éléments sont détaillés dans l’article 17 du décret du 17 mars 1967.

Le procès-verbal précise, le cas échéant, si les mandats de vote ont été distribués par le président du conseil syndical, par un membre du conseil syndical ou par le président de séance dans les conditions prévues à l'article 15-1.

Le procès-verbal comporte, sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour, le résultat du vote. Il précise les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision, qui se sont abstenus, ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant en application du deuxième alinéa de l'article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965.

• Le fait que les mandats du vote ont été distribués par le président du conseil syndical, un membre du conseil syndical ou par le président de séance.
• Les questions figurant à l’ordre du jour et le résultat des votes. Le nom et le nombre de voix opposés à la décision, ou qui se sont abstenus sont mentionnés.
• Les potentielles réserves émises par les copropriétaires sur la régularité des décisions prises.
• Les incidents techniques qui ont eu lieu et ont empêché à un copropriétaire de faire connaître son vote.

Le procès-verbal étant le document relatant les décisions prises, il est nécessaire que ce dernier mentionne précisément le souhait des copropriétaires. C’est la raison pour laquelle, il doit contenir pour chaque résolution les éléments suivants :

• L’objet de chaque question ;
• Un bref résumé des échanges pour que cela puisse être compris d’une personne n’étant pas présente ;
• Le résultat du vote avec impérativement le décompte des voix ainsi que la mention des opposants et abstentionnistes.

La feuille de présence est annexée au procès-verbal.

Tous les procès-verbaux sont enregistrés les uns après les autres dans un registre. Le syndic tient le registre et peut transmettre une copie du PV au copropriétaire qui en fait la demande.

Quelles sont les sanctions de l’inobservation de ce formalisme ?

En effet, tout copropriétaire peut contester une assemblée générale si le formalisme du procès-verbal n’est pas respecté.

Plusieurs types de contestations sont possibles.

• La contestation du procès-verbal en raison de règles de formes impératives. Si le procès-verbal n’est pas conforme, c'est l’ensemble du procès-verbal qui est frappé de nullité.
• La contestation d’une résolution par un opposant. Si la résolution n’est pas conforme, seule cette dernière est annulée.

Ainsi, il est nécessaire de notifier le procès-verbal par lettre recommandée avec avis de réception à tous les copropriétaires opposants ou défaillants lors de l’assemblée générale.

Pour éviter tout blocage de la copropriété, la contestation du procès-verbal doit intervenir dans un délai de deux mois (article 42 al.2 de la loi du 10 juillet 1965, ce dernier doit obligatoirement être mentionné au sein du procès-verbal adressé aux opposants ou défaillants). Passé ce délai, les décisions prises par l’assemblée générale sont opposables à tous les copropriétaires et deviennent définitives.

Pour faire courir le délai de contestation il est impératif de notifier le procès-verbal par lettre recommandée avec avis de réception aux copropriétaires opposants ou défaillants.

Il est impératif que le procès-verbal soit conservé au sein d’un registre en version originale. Ce registre constitue ainsi la mémoire de la résidence et permet d’avoir une vision des actions qui ont été réalisées sur une copropriété, mais également des problématiques qu’elle a rencontrées.

Quel délai pour envoi PV d'AG de copropriété ?

Le procès-verbal de l’Assemblée générale de copropriété doit être transmis dans un délai maximum de 1 mois aux copropriétaires. L’envoi peut se faire par simple courrier pour les copropriétaires présents (ou représentés). Pour les copropriétaires ni présents ni représentés, l’envoi se fait par lettre recommandée avec accusé de réception. Une fois le procès-verbal notifié au copropriétaire, ce dernier dispose de 2 mois pour contester une décision prise en AG.

Est-ce qu'un PV d'AG de copropriété non signé est valable ?

Légalement, un PV doit être signé (président de séance, le secrétaire, le ou les scrutateurs. Pour autant, la jurisprudence admet qu’un procès-verbal n’entraîne pas sa nullité ni les décisions prises. C’est au copropriétaire qui serait victime d’une irrégularité de prouver que celle-ci lui porte préjudice. En revanche, un PV d’AG non signé perd toute sa force probante (Cour de cassation, civile, Chambre civile 3, 26 mars 2014, 13-10.693)

Où doit être affiché le procès-verbal d'assemblée générale de copropriété ?

Les décisions prises au cours de l’Assemblée Générale doivent être affichées dans les parties communes de la copropriété durant une période minimale de 3 mois. En règle générale, des espaces au sein des parties communes sont réservés à l’affichage de manière à pouvoir informer tous les occupants de l’immeuble (hall d’entrée, couloir, etc.).

Le document affiché contient a minima les informations suivantes : le nom du Syndic, la date et lieu de l’assemblée générale, l’ordre du jour, les résultats du vote et les modalités pour contester les décisions.

S’il n’existe aucun espace dédié dans la copropriété pour l’affichage, le document d'information doit alors être déposé dans la boîte aux lettres.

Faut-il conserver convocation assemblée générale copropriété ?

La convocation à une assemblée générale de copropriété est un document important. À ce titre, il doit être conservé au moins 3 ans. Le procès-verbal de l’AG doit être conservé au moins 5 ans. Ces délais sont inscrits dans la législation puisque durant cette période vous êtes en capacité de contester des décisions prises au cours de l’Assemblée. Dans l’éventualité d’un contentieux, il est donc essentiel de conserver l’ensemble des documents (convocation, procès-verbal, échanges avec le Syndic…).