Charges locatives : le guide pour les propriétaires bailleurs

En tant que propriétaire bailleur, comprendre la notion de charges locatives est essentiel pour gérer efficacement votre location, entretenir de bonnes relations avec votre locataire et respecter les obligations qui vous incombent.

En quelques mots, les charges locatives, ou charges récupérables, sont des dépenses initialement réglées par vous, propriétaire, mais dont vous pouvez demander le remboursement à votre locataire. 

Définition, différence avec les charges non récupérables, répartition entre le propriétaire et le locataire, remboursement ou encore régularisation : ce guide fait toute la lumière sur les charges récupérables et vous donne les clés pour assurer la gestion de vos charges locatives sans stress.

Qu’est-ce que les charges locatives ?

En votre qualité de propriétaire bailleur, vous avez certainement déjà entendu parler de « charges locatives ». Mais savez-vous vraiment ce dont il retourne ?

Charges locatives ou charges récupérables : définition

Les charges locatives, ou charges récupérables sont des frais que vous, propriétaire bailleur, engagez au titre de votre location, mais que vous pouvez répercuter sur votre locataire.

Les sommes visées correspondent à des services ou des équipements qui profitent à votre locataire, par exemple l’entretien des parties communes, les charges de chauffage collectif ou la consommation électrique des éléments d’équipement collectif comme l’ascenseur.

La liste complète des charges récupérables figure dans le Décret n° 87-713 du 26 août 1987. Les dépenses qui ne sont pas mentionnées dans ce texte restent donc à votre charge. 

Elles comprennent :

• les ascenseurs et monte-charges (électricité, entretien courant, menues réparations…),
• l’eau froide, chaude et le chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes (nettoyage des parties communes…),
• les installations individuelles (chauffage et production d’eau chaude dans les parties privatives : entretien courant des installations…),
• les parties communes intérieures (frais de personnel, fourniture de produits d’entretien, entretien des tapis, du vide-ordure…),
• les espaces extérieurs (entretien des aires de stationnement et des espaces verts…),
• l’hygiène (entretien courant, élimination des déchets…),
• les équipements divers du bâtiment ou de l’habitation (entretien de la ventilation mécanique…),
• l’imposition et la redevance (notamment, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage).

Différence entre les charges locatives et les charges non récupérables

Les charges locatives ne doivent pas être confondues avec les charges non récupérables. 

Contrairement aux charges récupérables (locatives), les charges non récupérables ne peuvent pas être imputées à votre locataire. En tant que propriétaire bailleur, vous devez donc les supporter seul.

Les charges non récupérables renvoient à des dépenses qui vous bénéficient principalement à vous, propriétaire bailleur. Les honoraires du syndic de copropriété ou les grosses réparations relatives au chauffage individuel sont par exemple considérés comme des charges non récupérables.

Quels sont les frais à la charge du locataire ?

En tant que propriétaire bailleur, les dépenses que vous pouvez récupérer auprès de votre locataire peuvent être classées en trois grandes catégories : 

Les frais liés aux services dont bénéficie le locataire

Le premier type de frais dont votre locataire doit, in fine, supporter la charge, concerne les services dont il bénéficie directement et qui contribuent à son confort. 

Il peut s’agir des dépenses d’électricité découlant de l’usage des parties communes ou de l’ascenseur, des frais liés à la production d’eau chaude et au chauffage collectif et individuel, ou encore du salaire du concierge ou du gardien (sous conditions).

Les dépenses d’entretien courant et de petites réparations dans les parties communes

Le deuxième type de dépenses que vous pouvez répercuter sur votre locataire est celles qui concernent l’entretien courant et les menues réparations effectuées dans les parties communes de l’immeuble. 

Le nettoyage, l’entretien et les réparations mineures réalisés sur l’ascenseur font par exemple partie des charges locatives récupérables auprès de votre locataire. Si votre immeuble dispose d’un espace extérieur, votre locataire paie également pour la tonte des pelouses et les consommables utilisés au titre de l’entretien (engrais, graines, etc.). 

En revanche, les travaux importants restent à votre charge. En tant que propriétaire bailleur, vous ne pourrez pas demander à votre locataire de participer aux frais de ravalement de façade, de remplacement de la toiture ou encore d’isolation thermique de votre bâtiment. 

Les taxes locatives et redevances

En votre qualité de propriétaire bailleur, vous pouvez également refacturer certaines taxes et redevances à votre locataire. 

Dans le détail, le Décret n° 87-713 du 26 août 1987 vous autorise à demander à votre locataire le remboursement de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), la taxe de balayage et la redevance d’assainissement collectif. 

À l'inverse, la taxe foncière ne fait pas partie de la liste des charges locatives incombant au locataire. Vous ne pouvez donc pas l’imputer sur votre locataire. 

Comment récupérer les charges locatives auprès de son locataire ?

En tant que propriétaire bailleur, vous pouvez utiliser deux principales méthodes pour obtenir le paiement des charges récupérables :

Paiement par provision sur charges avec régularisation annuelle

Le paiement par provision sur charges avec régularisation annuelle est le système le plus utilisé par les propriétaires bailleurs pour récupérer leurs charges locatives. 

Le principe est le suivant : chaque mois ou chaque trimestre, votre locataire vous verse une provision sur charge, c’est-à-dire une avance dont le montant est calculé en fonction des dépenses passées ou d’un budget prévisionnel.

Une fois par an, une régularisation des charges locatives est effectuée. Vous devez alors vérifier que les sommes versées par votre locataire correspondent aux dépenses que vous avez réellement engagées. Le cas échéant :

• S’il s’avère que votre locataire vous a versé un montant trop élevé, vous devez lui rembourser la différence ;

• À l’inverse, si votre locataire a payé trop peu par comparaison avec les frais que vous avez supportés, vous pouvez lui demander un complément.

Attention, un mois avant la régularisation annuelle, vous devez fournir à votre locataire un décompte détaillé des charges locatives et lui indiquer le mode de répartition des charges entre les logements. 

Par ailleurs, pendant les six mois suivant la régularisation, vous devez mettre à sa disposition l’ensemble des justificatifs des charges (factures d’électricité pour les parties communes, contrats de maintenance de l’ascenseur, etc.).

Enfin, si vous avez oublié de procéder à la régularisation annuelle des charges locatives, sachez que vous disposez de trois ans pour en réclamer le paiement. Votre locataire n’est pas en reste puisqu’il peut lui aussi vous demander de lui reverser le trop-perçu pendant trois ans. 

Paiement par forfait de charges sans régularisation annuelle

Vous êtes propriétaire d’une location meublée ou d’une colocation ? Dans ce cas, vous pouvez opter pour le paiement des charges récupérables par forfait de charges, sans régularisation annuelle. Et, si vous louez votre bien via un bail mobilité, ce mode de récupération des charges s’impose à vous. 

Concrètement, avec le système de charges locatives forfaitaires, votre locataire vous rembourse les charges locatives sous la forme d’un paiement forfaitaire (fixe), versé en même temps que son loyer et révisable chaque année dans les mêmes conditions que le loyer. 

Pour mettre en place ce mode de paiement, vous devez indiquer le montant du forfait dans le bail. Dès lors, les sommes qui vous seront versées par votre locataire resteront constantes pendant toute la durée de la location (sauf révision) et quel que soit le niveau réel de vos charges locatives. 

Cette méthode simplifie la gestion locative. Cependant, pour ne pas être lésé, vous devez calculer le montant de vos charges locatives récupérables avec précision avant de déterminer le montant du forfait. 

Les guide des charges locatives pour les propriétaires bailleurs : ce qu’il faut retenir

Les charges locatives sont des dépenses dont vous pouvez demander le remboursement à votre locataire. La liste des charges locatives récupérables sur le locataire est fixée par décret. 

De manière générale, ces charges récupérables correspondent aux dépenses d’entretien et de petites réparations des parties communes, ainsi qu’aux services qui profitent directement à vos locataires. 

Pour récupérer ces charges locatives, vous pouvez opter pour un paiement par provision sur charges avec régularisation annuelle, ou bien pour un paiement au forfait, sans régularisation annuelle. Ces deux options présentent chacune des avantages et des inconvénients. La première, malgré sa complexité, vous permet de rentrer dans vos frais réels, tandis que la seconde, plus simple, ne vous permet pas de réclamer un complément si le forfait versé s’avère inférieur à vos dépenses réelles. 

La solution pour gérer vos charges locatives de la meilleure des manières et booster la rentabilité de votre investissement locatif ? Faire appel à un professionnel de la gestion locative, comme Foncia, qui prend en charge la gestion financière et comptable de votre location. Pour en savoir plus, cliquez ici.