Budget prévisionnel en copropriété : le guide complet

Dans le but de faire face aux dépenses courantes d’entretien, de fonctionnement et d'administration des parties communes et des équipements de l'immeuble, un budget prévisionnel est voté chaque année en assemblée générale. On revient en détail dans les lignes suivantes sur l’élaboration de ce budget, le mode de calcul, les dépenses à inclure et celles à exclure.

Qu'est-ce qu'un budget prévisionnel en copropriété ?

Le budget prévisionnel est un document financier essentiel utilisé pour planifier les dépenses courantes de votre copropriété pour l’année N+1. Il est établi par le syndic en collaboration avec le conseil syndical.

Le budget prévisionnel définit le montant des provisions sur charge que chaque copropriétaire devra verser chaque trimestre (appels de fonds) pour assurer le bon fonctionnement de l'immeuble.

Les objectifs du budget prévisionnel

Le budget prévisionnel répond à trois objectifs principaux :

1. Anticiper les dépenses courantes nécessaires à l'administration, au fonctionnement et à l'entretien de la copropriété.
2. Répartir équitablement les charges entre tous les copropriétaires selon leurs tantièmes.
3. Assurer une gestion financière saine en évitant les mauvaises surprises et les appels de fonds exceptionnels.

En plus de ces objectifs, on peut souligner que le budget prévisionnel via l’appel de fonds tous les trimestres maintient une trésorerie stable dans la copropriété. Cela permet d’effectuer le paiement régulier des fournisseurs et chaque année de réviser, voire d’optimiser les charges. Le budget prévisionnel est aussi utile pour faciliter le suivi des dépenses par le conseil syndical.

La loi Alur et l’obligation du fonds travaux

La loi ALUR a introduit en 2017 une obligation supplémentaire avec la création d'un fonds travaux obligatoire pour les copropriétés de plus de 10 ans.

Le fonds travaux doit représenter au minimum 5 % du budget prévisionnel.

Les sommes sont déposées sur un compte bancaire séparé et ne peuvent pas être récupérées par le propriétaire qui vend son lot. L’obligation a été renforcée par loi Climat et résilience, et depuis le 1er janvier 2025, le fonds travaux est obligatoire dans toutes les copropriétés, même celles avec moins de 50 lots.

L’objectif du fonds est d'anticiper le financement des travaux futurs en constituant une réserve financière sécurisée. Il ne concerne que les gros travaux de réfection de l’immeuble et de rénovation énergétique (rénovation de la toiture, changement de chauffage collectif, isolation des murs…).   

Le fonds travaux est ainsi utilisé pour financer les travaux qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel. Il permet d’éviter les appels de fonds exceptionnels importants.

Quelles dépenses inclure dans le budget ?

Le budget prévisionnel se doit d’inclure l'ensemble des dépenses courantes indispensables au bon fonctionnement de votre copropriété. Les dépenses sont réparties en trois grandes catégories.

• Les charges courantes. Il s’agit de toutes les dépenses d’administration et de fonctionnement : les dépenses d’énergie (électricité, chauffage), les frais de gestion administrative, les frais de tenues d’assemblée générale, les salaires et charges des gardiens, les primes d’assurance multirisque immeuble.
• Les frais de maintenance regroupent les dépenses liées à l’entretien régulier de l’immeuble et de ses équipements. Cela comprend donc le nettoyage des parties communes, des espaces verts, la maintenance des équipements de sécurité (extincteurs…), les petites réparations courantes, la maintenance du système de chauffage collectif. 
• Les honoraires et frais bancaire concernent eux la gestion financière de votre copropriété. Ils regroupent entre autres les honoraires de l’expert-comptable (s’il y en a un), les frais de relance lors des impayés, les frais de mise en demeure, les honoraires des avocats lors de procédures. Il y a dans cette catégorie aussi les frais liés aux virements et prélèvements ou encore les frais de gestion du fonds travaux.

Comment est préparé le budget prévisionnel ?

L'établissement d'un budget prévisionnel est une étape cruciale dans la gestion d'une copropriété. Il sert à anticiper les dépenses et assurer une gestion financière saine de votre immeuble. Voilà pourquoi il doit être élaboré avec soin.

L’importance du conseil syndical

Le syndic de copropriété travaille en étroite collaboration avec le conseil syndical pour établir le budget prévisionnel. Le conseil syndical, en tant que représentant des copropriétaires, apporte sa connaissance approfondie de l'immeuble et des besoins au quotidien. La collaboration est donc essentielle avec le syndic pour une gestion financière transparente et adapté à la copropriété.

L’objectif est de s'assurer que les estimations correspondent aux besoins réels de la copropriété et de ses habitants.

Le conseil syndical et le syndic analysent les dépenses de l'année précédente et évaluent les besoins à venir. Ils prennent en compte les contrats en cours, les revalorisations éventuelles, les réajustements possibles et les optimisations sur la maîtrise des charges. Ils anticipent également les travaux à venir. 

Le déroulé de la préparation

Pour mener à bien l’établissement du budget, le syndic et le conseil syndical s’appuient sur les factures de l’exercice précédent, l‘évolution prévue des prix et services, (énergie, maintenance, etc.). Mais aussi tous les documents utiles comme le carnet d’entretien, les contrats des prestataires, les devis en cours, etc.

La préparation du budget se déroule en plusieurs étapes :

1. Une réunion préparatoire entre le syndic et le conseil syndical pour définir les grandes orientations du budget ;
2. L'étude détaillée des différents postes de dépenses de la copropriété ;
3. La validation des montants proposés ;
4. La finalisation du projet de budget qui sera présenté en assemblée générale.

Le vote du budget prévisionnel en assemblée générale

Le budget prévisionnel est voté chaque année au cours de l’assemblée générale des copropriétaires. 

Selon l’article 43 du décret du 17 mars 1967 « le budget prévisionnel est voté avant le début de l’exercice qu’il concerne » et l’article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 stipule lui que le « budget prévisionnel soit voté dans les 6 mois de la fin de l’exercice comptable précédent ». 

Le vote du budget prévisionnel doit être effectué avant le début d’année et au plus tard dans les 6 mois à compter du dernier jour de l'exercice comptable précédent. 

Le vote se fait à la majorité simple tel que cela est défini dans l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965. Cela signifie que la résolution relative au budget doit simplement réunir plus de voix pour que de voix contre, les abstentionnistes ne sont pas pris en compte. Le vote doit porter sur l’ensemble du budget, même si les copropriétaires peuvent discuter de chaque poste de dépense spécifique. 

Que se passe-t-il si le vote est hors délai ?

En cas de non-respect par le syndic des délais inscrits dans la loi, aucune sanction n’est prévue à ce jour.

Toutefois, le syndic est exposé à une action en réparation de la part d’un copropriétaire. Si celui-ci s’estime lésé, par exemple parce qu’il n’a pas pu régulariser les charges de son locataire, il peut engager la responsabilité du syndic et demander des dommages et intérêts. 

Que se passe-t-il si le budget est rejeté ?

Face au rejet du budget prévisionnel en assemblée générale, il y a plusieurs possibilités.

• Le syndic peut demander aux copropriétaires un appel de provisions sur charges sur la base du précédent budget. Cette mesure temporaire permet d'assurer la continuité des services essentiels de votre copropriété. Et cela tant que le syndic n’a pas proposé un nouveau budget lors d’une assemblée générale extraordinaire en tenant compte des observations qui ont amené au refus du budget.

• Le budget peut être accepté avec des réserves. Dans ce cas, le syndic doit prendre en compte les réserves notées dans le procès-verbal d’assemblée et procéder aux actions pour corriger cela.

La gestion des appels de fonds

Le budget prévisionnel qui a été voté lors de l’assemblée générale sert de base aux appels de fonds trimestriels. 

Le syndic se charge de diviser ce budget prévisionnel en quatre parts égales et adresse à chaque copropriétaire sa quote-part à régler le premier jour des mois de janvier, avril, juillet et octobre.

À la fin de l'exercice comptable, votre syndic procède à une régularisation des charges. Si les dépenses réelles sont inférieures aux provisions versées, le trop-perçu est déduit du prochain appel de fonds. À l'inverse, un complément vous est demandé en cas de dépassement du budget prévisionnel.

Comment sont traités les impayés ?

La gestion rigoureuse des retards de paiement est primordiale pour maintenir l'équilibre financier de votre résidence.

Dès le premier retard constaté, le syndic va engager une procédure de recouvrement en plusieurs étapes.

• Une première relance amiable est adressée au propriétaire concerné. 
• Sans réponse dans les 15 jours, une mise en demeure par lettre recommandée est envoyée. Le montant des frais de recouvrement est alors facturé au copropriétaire débiteur.
• Si la situation perdure, des actions judiciaires peuvent être engagées : l'injonction de payer ou la saisie immobilière en dernier recours.

Pour protéger la trésorerie, une avance spécifique peut être votée en assemblée générale afin de compenser temporairement l'impact des impayés sur le budget prévisionnel.

Quelles sont les dépenses exclues du budget prévisionnel ?

Toutes les dépenses dans une copropriété n’ont pas vocation à faire partie du budget prévisionnel. Notamment, les dépenses qui peuvent ne pas se reproduire chaque année.

• Les dépenses exceptionnelles. Il s’agit de dépenses qui ne sont pas prévisibles par nature puisqu’elles sont liées à des urgences. Elles ne font pas partie des coûts réguliers dans la copropriété et non donc pas leur place dans le budget. Cela peut être une fuite d'eau dans les parties communes ou une panne d'ascenseur, des incidents qui nécessitent une réparation urgente.
• Les dépenses liées à des travaux d’amélioration, de conservation hors maintenance, de transformation d’équipements, d’aménagements de locaux, aux études techniques type diagnostic (Décret n° 2004-479 du 27 mai 2004). C’est le cas par exemple des travaux de ravalement de façade, de réfection de la toiture ou améliorant la performance énergétique.

Est-ce que le budget peut être modifié en cours d’année ?

Oui bien sûr. En cas de sous-estimation ou de surestimation du budget prévisionnel, il est tout à fait possible de l’ajuster dans l’année. Cela peut être rendu nécessaire en cas de hausse significative des coûts énergétiques ou suite à l'apparition de nouvelles dépenses non anticipées.

Il faut convoquer une assemblée générale extraordinaire et soumettre le nouveau budget au vote des copropriétaires. La modification du budget requiert un vote à la majorité simple des copropriétaires présents et représentés.

Une fois le budget approuvé, le syndic procède à un nouvel appel de fonds pour le reste de l'exercice comptable. L’idée est d'éviter une régularisation trop importante en fin d'année.

Il faut souligner le rôle essentiel du conseil syndical dans cette modification du budget. Ce dernier évalue avec le syndic les ajustements nécessaires.

Qu'est-ce qu'une charge prévisionnelle annuelle en copropriété ?

Les charges prévisionnelles annuelles sont vitales afin d’assurer le bon fonctionnement et la maintenance de votre copropriété. Ces charges regroupent tout ce qui a trait a gestion, l'entretien et l'administration des parties communes. Il s’agit entre autres des dépenses courantes, des dépenses d’énergie, des honoraires du syndic ou encore des dépenses nécessaires à l’exécution des services collectifs.

L’ensemble des charges prévisionnelles sont ensuite réparties entre les copropriétaires selon leurs tantièmes. Les charges sont divisées sous formes de provisions et divisées en 4 selon le nombre de trimestres. Ces provisions sur charges sont appelées au premier jour de chaque trimestre par votre syndic. Un tel système de versements réguliers permet de couvrir les dépenses. Et cela, avenant la régularisation qui intervient en fin d'exercice comptable pour ajuster les montants versés aux dépenses réellement engagées.

Comment établir un budget prévisionnel pour une copropriété ?

La préparation du budget prévisionnel suit une méthodologie rigoureuse en plusieurs phases. Le syndic commence par analyser les dépenses réelles de l'exercice précédent pour avoir une base de travail fiable. Cette analyse permet d'identifier les variations significatives et d'ajuster les estimations.

L'élaboration du budget prévisionnel nécessite ensuite une projection des coûts à venir. Votre syndic prend en compte l'évolution des prix des fournisseurs, l'augmentation des contrats de maintenance et la hausse prévisible des tarifs énergétiques. La répartition s'effectue selon les tantièmes de copropriété de chaque lot.

Une fois ces éléments chiffrés, le conseil syndical examine le projet de budget. Cette étape permet d'affiner les prévisions et de valider les montants avant la présentation en assemblée générale. La date d'exigibilité des appels de fonds est alors fixée, généralement au premier jour de chaque trimestre pour un quart du budget annuel.