Quand convoquer une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

Attention, pour que les résolutions qui y sont adoptées soient valides, la convocation à une assemblée générale extraordinaire doit respecter certaines règles. Le syndic doit notamment respecter un délai légal de 21 jours (sauf cas d’urgence ou exception) pour informer les copropriétaires de l’AGE à venir et de son ordre du jour. Il doit aussi leur fournir les documents nécessaires à leur prise de décision.

On fait le point sur le délai pour convoquer une assemblée générale extraordinaire de copropriété. Les situations qui peuvent entraîner l’organisation d’une AGE de copro, ou encore les conséquences du non-respect de la loi et de la réglementation encadrant cette dernière. 

Qu’est-ce qu’une assemblée générale extraordinaire ? Définition

Alors, qu’est-ce qu’une assemblée générale de copro ? Et plus précisément : qu’est-ce qu’une AG extraordinaire de copropriété ?

Assemblée générale de copropriété ou AGE : définition

Une assemblée générale extraordinaire (AGE) de copropriété est une réunion exceptionnelle qui rassemble les copropriétaires en vue de trancher des sujets liés à l’administration ou à la gestion de la copropriété. Ce sont des sujets qui ne peuvent pas attendre la tenue de l’assemblée générale ordinaire (AGO) de copropriété annuelle. 

Quelle est la différence entre une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire ?

Assemblée générale extraordinaire et ordinaire ne doivent pas être confondues :

• L’assemblée générale ordinaire (AGO) est une réunion des copropriétaires qui doit être organisée selon une périodicité annuelle. L'assemblée générale de copropriété obligatoire est convoquée par le syndic dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable de l’année précédente. Lors de cette assemblée générale annuelle, les copropriétaires votent le budget prévisionnel, le fonds travaux ou encore le renouvellement du mandat du syndic.
• L’assemblée générale extraordinaire (AGE) de copropriété est convoquée en plus de l’AGO, à l’initiative du syndic, du conseil syndical ou des copropriétaires, si une question urgente ou imprévue doit être tranchée rapidement par les copropriétaires. Elle peut être organisée à tout moment au cours de l’année à condition de respecter le délai de convocation aux AG de copropriété.

Quelle est la différence entre une assemblée générale spéciale et une assemblée générale extraordinaire ?

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) de copropriété ne doit pas non plus être confondue avec l’assemblée générale spéciale :

• Une assemblée générale spéciale est une réunion exclusivement consacrée aux décisions relatives aux parties communes spéciales(détenues uniquement par certains copropriétaires). Elle ne rassemble que les copropriétaires concernés.
• Une assemblée générale extraordinaire (AGE) de copropriété regroupe en principe tous les copropriétaires et les invite à débattre et à voter à propos de questions relatives à l’ensemble de la copropriété. Les décisions portant sur les parties spéciales peuvent être adoptées en AGE, mais seuls les copropriétaires qui en ont l’usage ou l’utilité peuvent voter.

Quand faut-il convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

La convocation d’une AG de copropriété extraordinaire peut avoir lieu au cours de l’année. À condition qu’une raison urgente ou imprévue le justifie et que le délai pour convoquer les copropriétaires soit respecté.

Quel est le délai pour convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Le délai de convocation d’une assemblée générale extraordinaire de copropriété est de 21 jours calendaires minimum. Les copropriétaires doivent donc recevoir leur convocation à l’AGE au moins 21 jours avant la tenue de l’AGE.

Le règlement de copropriété peut cependant prévoir un délai plus long pour prévenir les copropriétaires de la prochaine assemblée générale.

Par exception, un délai de convocation à l’AGE de copropriété inférieur à 21 jours peut cependant être toléré en cas d’**urgence absolue.**Lorsqu’à la suite d’une première session d’AG une seconde discussion (dite assemblée de rattrapage) est nécessaire pour trancher une décision. Dans ce deuxième cas, le délai de convocation à l’AG est fixé à 8 jours minimum.

Quel que soit le délai de convocation retenu, celui-ci commence à courir à partir :

• Du jour de l’émargement du récépissé par le copropriétaire en cas de remise en main propre.
• Du jour suivant la première présentation de la lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) à l’adresse du copropriétaire.
• Du jour suivant l’expédition du courrier électronique en cas de convocation de l’AG de copropriété par mail.

Quel délai de convocation à une assemblée générale extraordinaire de copropriété en cas d’urgence ?

En cas d’urgence, comme un sinistre dans les parties communes qui menace la sécurité des habitants. Le syndic de copropriété n’a pas de délai minimum à respecter pour convoquer les copropriétaires en assemblée générale extraordinaire.

De même, lorsque l’AGE de copropriété vise à prendre une décision pour remédier aux dégâts causés par une catastrophe technologique sur les parties communes. Dans cette situation, l’AGE doit se tenir dans les deux mois qui suivent le sinistre. En outre, les copropriétaires doivent être convoqués au moins 15 jours en amont.

Pourquoi convoquer une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

Une AGE peut être réunie pour trancher un sujet spécifique, imprévu, urgent ou ne pouvant pas attendre la tenue de la prochaine assemblée générale ordinaire de copropriété.

L’ordre du jour d’une assemblée générale extraordinaire de copropriété peut par exemple porter sur :

• La ratification de travaux urgents entrepris par le syndic afin de garantir la sauvegarde de l’immeuble et la sécurité des personnes.
• Le vote de questions financières urgentes telles que la signature d’un prêt pour financer un investissement dans la copropriété.
• L’approbation de travaux de rénovation dans un lot privatif ayant un impact sur les parties communes.
• La destitution d’un syndic de copropriété incompétent et la désignation d’un nouveau gestionnaire pour l’immeuble.
• La résolution de litiges importants et urgents comme le non-paiement de leurs charges par certains propriétaires.
• La vente ou l’acquisition de parties communes par la copropriété.

Bon à savoir : dans les copropriétés comptant deux propriétaires, il n’est pas obligatoire de convoquer une AG pour prendre les décisions relatives à la gestion de la copropriété. Et, dans les petites copropriétés(moins de 5 lots ou moins de 15 000 euros de budget prévisionnel moyen) seuls le vote du budget prévisionnel et l’approbation des comptes requièrent la convocation d’une AG. Les autres résolutions peuvent être adoptées à l’unanimité des copropriétaires via une simple consultation écrite.

Que faire en cas de convocation à une assemblée générale extraordinaire de copropriété hors délai ?

En cas de convocation de l’assemblée générale hors délai, la convocation à l’AGE est considérée comme irrégulière. Un copropriétaire qui s’estime lésé peut alors saisir le tribunal judiciaire du lieu de situation de la copropriété afin de demander l’annulation d’une ou plusieurs résolutions adoptées au cours de l’AGE, voire l’annulation de l’AGE litigieuse elle-même.

Cette action en justice doit être engagée dans un délai de 2 mois suivant la notification du procès-verbal d’assemblée générale extraordinaire de copropriété. Le copropriétaire qui se lance dans la contestation d’une AG de copropriété doit se faire conseiller et épauler par un avocat.

Comment organiser une assemblée générale extraordinaire ?

Le délai de 21 jours (sauf exception) n’est que l'une des différentes règles à respecter pour convoquer une assemblée générale de copropriété régulière.

Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire en copropriété ?

L’assemblée générale extraordinaire (AGE) de copropriété est en principe convoquée par le syndic de copropriété, c’est-à-dire par l’administrateur de la copropriété mandaté par les copropriétaires.

Cependant, le conseil syndical, plusieurs copropriétaires ou un propriétaire peuvent solliciter le syndic pour demander la tenue d’une AGE de copropriété.

En cas de carence du syndic ou de refus de convoquer une assemblée générale extraordinaire suite à la demande du conseil syndical ou des copropriétaires, le président du conseil syndical peut convoquer l’AGE. Et cela, au besoin 8 jours après avoir envoyé une lettre de mise en demeure au syndic afin de le rappeler à ses obligations.

Enfin, en l’absence de syndic, de conseil syndical ou en cas de refus du syndic de convoquer une AGE de copropriété suite à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires, ceux-ci peuvent également, sous conditions et dans un nombre limitatif de situations, se charger de convoquer l’AGE.

Comment demander la tenue d’une assemblée générale extraordinaire ?

Pour demander la convocation d’une AGE en tant que copropriétaire, vous devez envoyer une lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou un email à votre syndic. Dans votre courrier, précisez la ou les questions que vous souhaitez faire inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire. Joignez aussi les documents pouvant éclairer la prise de décision des autres copropriétaires.

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

Pour convoquer une AGE de copropriété, il est nécessaire d’envoyer une convocation aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date de tenue de l’assemblée (sauf exception). Pour être dans la légalité, cette convocation doit indiquer :

• Le lieu où se tiendra l’AGE, habituellement situé dans la commune où se trouve la copropriété ;
• La date et l’heure de la réunion de copropriété ;
• La ou les questions portées à l’ordre du jour de l’assemblée générale extraordinaire.

Par ailleurs, n’oubliez pas les documents à joindre à la convocation à l’assemblée générale de copropriété pour donner l'occasion aux copropriétaires de réfléchir à leur vote et de bien préparer l’AG (devis, projets de résolution, etc.).

Veillez également à faire parvenir aux copropriétaires le formulaire de procuration grâce auquel ceux qui ne peuvent pas assister à l’AGE pourront donner mandat à un tiers pour s’y faire représenter.

Enfin, expédiez la convocation à l’AGE soit :

• Par voie électronique (email) ;
• Par remise en main propre avec signature d’un récépissé ;
• Par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR).

Quand convoquer une assemblée générale extraordinaire de copropriété ? Ce qu’il faut retenir.

• Une assemblée générale extraordinaire de copropriété (AGE) peut être convoquée à tout moment de l’année pour trancher une question urgente ou imprévue qui ne peut pas attendre la tenue de l’assemblée générale ordinaire (AGO) de copropriété annuelle ;
• Le délai à respecter pour convoquer les copropriétaires à une assemblée générale est en principe de 21 jours calendaires, sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long. Les participants doivent donc recevoir leur convocation à l’AGE par email, LRAR ou en main propre au moins 21 jours avant la date de l’AGE de copropriété.
• Par exception, lorsqu’un sujet urgent doit être tranché (travaux urgents à réaliser dans les parties communes par exemple), le délai de convocation à l’AGE peut être inférieur à 21 jours. De même, lorsqu’une AG de rattrapage (seconde discussion) doit être organisée, le délai de convocation peut être réduit à 8 jours.

Assemblée générale de copropriété : la FAQ

Cet article n’a pas encore répondu à toutes vos questions concernant l’assemblée générale extraordinaire de copropriété ? La réponse se trouve probablement dans les lignes qui suivent…

Un copropriétaire peut-il demander une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

Oui, en tant que copropriétaire, vous pouvez demander à votre syndic de copropriété de convoquer une AGE de copropriété si vous détenez au moins 1/4 des voix de tous les copropriétaires ou si vous souhaitez soumettre au vote des autres copropriétaires des questions relatives à vos droits et obligations.

Pour cela, vous devez envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou un email votre syndic en lui précisant les questions que vous souhaitez inscrire à l’ordre du jour de l’AGE et en lui transmettant les documents utiles pour éclairer le vote des copropriétaires et qui devront leur être communiqués en annexe de la convocation à l'AG.

Assemblée générale extraordinaire de copropriété : comment proposer un ordre du jour ?

En tant que copropriétaire, vous pouvez soumettre une ou plusieurs questions à l’ordre du jour d’une AG de copropriété. Dans cette perspective, vous devez transmettre votre requête au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par voie électronique (email).

Vos questions doivent être rédigées de façon précise et pouvoir être tranchées par un vote positif ou négatif. Vous devez également joindre à votre demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour les documents nécessaires à la prise de décision et à joindre en annexe de la convocation à l'assemblée générale de copropriété (devis de travaux, plans, etc.).

Quel est le quorum requis pour une assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

Il n’y a pas de quorum, c’est-à-dire de nombre de copropriétaires présents ou représentés à respecter pour qu’une assemblée générale extraordinaire de copropriété soit validé**. Toutefois, les règles de majorité applicables lors d’une AGE sont les mêmes que pour une AGO :**

• Certaines décisions, comme le changement de syndic de copropriété, sont habituellement prises à la majorité simple exprimée par bulletin secret ou à main levée. Ces décisions peuvent donc être adoptées si la majorité des copropriétaires présents, représentés ou votant à distance s’expriment en leur faveur. Les copropriétaires absents ne sont pas pris en compte dans le vote ;
• D’autres décisions, comme le vote de travaux impactant l’aspect extérieur de l’immeuble aux frais d’un copropriétaire, sont prises à la majorité absolue de tous les copropriétaires, qu’ils soient présents, représentés ou absents. Autrement dit, pour être adoptées, ces résolutions doivent obtenir l’accord de plus de la moitié de l’ensemble des copropriétaires ;
• Des décisions importantes doivent être votées à la double majorité, c’est-à-dire que deux tiers des voix doivent être en leur faveur sachant que le nombre de voix dont dispose chaque copropriétaire est déterminé en fonction de sa quote-part des parties communes et privatives (ses tantièmes de copropriété) ;
• Enfin, des décisions clés comme la modification de la répartition des charges ou la vente des parties communes peuvent être votées à l’unanimité.

Combien coûte une assemblée générale extraordinaire ?

Le prix d’une assemblée générale extraordinaire de copropriété recouvre notamment les honoraires du syndic de copropriété (sauf en cas de syndic bénévole ou coopératif), la location d’un lieu de réunion, l’envoi des convocations à l’AGE aux copropriétaires et l’impression des documents nécessaires aux délibérations.

Qui paie le prix de l'assemblée générale extraordinaire de copropriété ?

Les frais d’assemblée générale sont en principe répartis entre les copropriétaires en fonction de leur quote-part de copropriété. Cependant, si l’AGE est convoquée à la demande d’un copropriétaire, celui-ci supporte seul le prix de l’AG extraordinaire de copropriété. De même, quand l’AG est réunie à la demande de plusieurs copropriétaires, son coût est partagé entre eux à parts égales, excepté s’ils en conviennent autrement.

Comment annuler une assemblée générale extraordinaire ?

Pour faire annuler une assemblée générale extraordinaire de copropriété, le ou les copropriétaires lésés doivent agir en justice auprès du tribunal judiciaire du lieu de situation de l’immeuble. Cette démarche doit être engagée dans les deux mois suivant la notification du PV de l’AGE litigieuse.

Comment contester une assemblée générale extraordinaire ?

Pour contester une AGE de copropriété, le ou les copropriétaires qui ont voté contre des décisions ou étaient absents lors des délibérations peuvent saisir le juge judiciaire et demander l’annulation d’une ou plusieurs décisions, voire de l’ensemble de l’AGE. Pour cela, ils doivent cependant respecter le délai de contestation des décisions de l’assemblée générale extraordinaire de copropriété qui est de deux mois à compter de la notification du procès-verbal d’assemblée générale.

Peut-on reporter une assemblée générale de copropriété ?

Oui, il est possible de reporter une assemblée générale de copropriété. S’il s’agit de décaler une assemblée générale ordinaire (AGO), celle-ci doit être organisée dans les 6 mois suivant le dernier jour de l’exercice comptable de l’année précédente.

Le syndic doit par ailleurs envoyer un courrier aux copropriétaires en amont de l’AG de copropriété qui doit être repoussée et veiller à respecter le délai de convocation des copropriétaires pour la nouvelle AG (21 jours sauf prolongation par le règlement de copropriété ou cas d’urgence).

Comment rédiger le procès-verbal d’une assemblée générale extraordinaire ?

Le procès-verbal de l’assemblée générale extraordinaire de copropriété doit être rédigé par le syndic et signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs dans les 8 jours suivant la tenue de l’AG.

Le PV d’AGE doit en outre être notifié par LRAR ou email aux copropriétaires défaillants (absents et non représentés) ainsi qu’aux opposants (votes contre une résolution) dans le mois suivant l’AGE.

Ce compte rendu d’assemblée générale extraordinaire de copropriété peut être produit au format électronique. Il doit contenir :

• les résultats des votes ; 
• les noms des copropriétaires ;
• leurs votes respectifs (pour, contre, abstention) ;
• leurs éventuelles réserves ;
• les éventuels incidents techniques ayant nui au vote de l’assemblée à distance ;
• les éventuels mandats donnés par les propriétaires sans indication du mandataire.

Faut-il conserver la convocation d’une assemblée générale de copropriété ?

Oui, en tant que copropriétaire, vous devez conserver votre convocation à une assemblée générale de copropriété au moins cinq ans. Une telle précaution permet d’agir en justice pour contester les décisions prises au cours de l’AG de copropriété si cela s’avère nécessaire.

Que faire en cas d’assemblée générale de copropriété non tenue ?

Si le syndic refuse d’organiser une AG de copropriété ou s’avère défaillant, le président du conseil syndical peut lui envoyer un courrier de mise en demeure.

En cas d’absence de réponse au bout de 8 jours, le président du conseil syndical, ou à défaut un ou plusieurs copropriétaires représentant 1/4 des voix de tous les copropriétaires, peuvent convoquer eux-mêmes l’AG de copropriété.

Attention, si une assemblée générale de copropriété ne se tient pas dans le respect des délais légaux, alors les copropriétaires peuvent en demander l’annulation. Ils peuvent contester certaines résolutions qui y ont été adoptées, engager la responsabilité du syndic et requérir sa destitution ou le versement d’un dédommagement.

Faut-il respecter un délai entre 2 AG de copropriété ?

De manière générale, il n’y a pas de délai à respecter entre deux assemblées générales de copropriété. Mais attention, il est nécessaire :

• D’organiser une assemblée générale ordinaire **(AGO) au moins une fois par an **dans les 6 mois suivant le jour de la clôture de l’exercice comptable précédent ;
• De respecter le délai de convocation des copropriétaires aux assemblées générales qui est de 21 jours sauf si le règlement de copropriété prévoit un délai plus long ou en cas d’urgence (délai raccourci) ;
• De respecter un délai de 8 jours à 3 mois maximum pour convoquer une assemblée de rattrapage, c’est-à-dire une nouvelle délibération suite à une AG au cours de laquelle une résolution a recueilli 1/3 des voix des copropriétaires sans atteindre la majorité absolue.