Comment fonctionne l'appel de fonds en copropriété ?

Charges de copropriété, tantièmes, quote-part, appels de fonds travaux, appels exceptionnels, etc. Pas toujours facile de comprendre les appels de fonds quand on est copropriétaire.

Définition de l'appel de fonds

L'appel de fonds est une demande de paiement émanant du Syndic et adressée aux copropriétaires. L'appel de fonds sert à financer les dépenses d'entretien de l'immeuble et liées à sa gestion ou même les travaux. Le montant demandé au copropriétaire dans l'appel de fonds dépend des tantièmes qui lui sont attribués. La répartition des charges à régler se fait en fonction de ces tantièmes.

Comment sont calculés les tantièmes qui me sont attribués en tant que copropriétaire ?

Afin de répartir les dépenses communes au sein d’une copropriété (et donc l'appel de fonds), chaque copropriétaire se voit attribuer un nombre de parts. Ce nombre est exprimé en centièmes, dans les petites copropriétés, mais il peut également être exprimé en millièmes. Il s'agit du nombre de parts qui décide de la répartition des charges relatives aux parties communes de l’immeuble.

Dans les immeubles modernes, le nombre de parts a été calculé lors de la construction par l’architecte en charge du projet. Dans les immeubles anciens, un géomètre a été missionné. Le plus souvent dans les années 50, lors de la mise en place des nouvelles règles instaurées à cette époque, destinées à régir les copropriétés.

Généralement, le règlement de copropriété des immeubles anciens date d’ailleurs de cette époque-là, même s’il a pu évoluer depuis afin de se conformer à de nouvelles règles d’urbanisme ou de droit commun. À noter que bien souvent, les greniers ou les caves entrent dans le décompte des tantièmes, mais sans tenir compte de leur surface réelle. Ils valent alors 1 tantième, par défaut.

Précision de taille : il arrive fréquemment que le nombre de tantièmes dépasse 100, ou 1 000. Cela résulte toujours de l’ajout de tantièmes supplémentaires à tel ou tel copropriétaire. Par exemple, s’il a privatisé un couloir ou un palier, auparavant partie commune. Ou bien encore parce qu’il a obtenu la jouissance exclusive d’une partie de la cour ou du jardin, sans en devenir pour autant propriétaire. Ces tantièmes en plus permettent d’exiger de lui qu’il cotise davantage aux charges communes.

Comment est calculée ma quote-part de copropriétaire ?

Le calcul de la quote-part de charges dont vous devez vous acquitter lors des appels de fonds est simple. Mais ce n’est pas juste une règle de 3, contrairement à ce que l’on pourrait penser.

La somme appelée par le syndic de copropriété est en effet multipliée par votre nombre de tantièmes, puis divisée par le nombre total de tantièmes de l’immeuble. Cela permet ainsi de prendre parfaitement en compte l’impact d’un nombre de tantièmes supérieurs à 100, ou encore à 1 000, ce qui est assez fréquent, comme expliqué plus haut.

Prenons un exemple de calcul de quote-part.

Pour 10 000 euros appelés par le Syndic, imaginons un copropriétaire possédant 170 millièmes sur un total de 1 005 parts de copropriété. Il devra s’acquitter de la somme de 1 691,5 €.

Si le nombre de tantièmes avait été de 1 000, il aurait dû verser 1 700 € au syndic.

Qui détermine le budget de fonctionnement de la copropriété ?

C’est vous, avec les autres copropriétaires. Du moins, en théorie, car dans la réalité, c’est le syndic de copropriété qui l’établit. Il tient compte :

• Des charges récurrentes de l’immeuble : eau, électricité, ménage, entretien de l'immeuble, rémunération du personnel employé, révision en cas de présence d'un ascenseur ;
• Des charges exceptionnelles : ravalement, réparation du toit, peinture de la cage d’escalier, réparation ou remplacement de l’ascenseur, travaux structurels ;
• Et des contraintes légales : la loi lui impose de constituer des provisions légales, notamment pour anticiper des travaux obligatoires, par exemple, d’isolation thermique.

L’assemblée générale, dont vous êtes membre de droit en tant que copropriétaire, adopte chaque année le budget prévisionnel établi par le syndic en collaboration avec le conseil syndical.

C’est un moment important de la vie de la copropriété, parfois négligé ou ignoré par certains copropriétaires. Alors qu’il crée des obligations auxquelles, une fois votées, les copropriétaires ne peuvent se soustraire à celles-ci. Les appels de fonds doivent correspondre à ce budget prévisionnel.

Comment fonctionne l'appel de fonds ? Qui paie ? Quand le payer ?

En règle générale, vous recevez un appel de fonds avant le début de chaque nouveau trimestre, soit, quatre appels de fonds par an. Ces appels portent le nom de la période qu’ils couvrent. À ces types d'appels de fonds récurrents peuvent s’ajouter :

• Des appels de fonds pour travaux votés en assemblée générale ;
• Des appels de dépenses exceptionnelles pour couvrir des frais de procédure qui n’étaient pas prévus ou provisionnés ;
• Des provisions ou des avances, elles aussi votées en assemblée générale ;
• Les appels de fonds pour travaux régis par la loi ALUR.

Ces appels de fonds, qui sont des factures, détaillent le montant total appelé auprès des copropriétaires. Puis le calcul appliqué permettant d’obtenir la somme qui vous est réclamée.

Ils donnent aussi le détail de la position du copropriétaire dans les comptes du syndic, à savoir les sommes restant à percevoir. Celles-ci s’ajoutent aux sommes réclamées par l’appel de fonds, avec leur date d’exigibilité.

Peut-il y avoir un appel de fonds exceptionnel (gros travaux, dépenses imprévues…) dans la copropriété ?

Oui. Un appel de fonds exceptionnel peut être décidé en copropriété pour faire face à des dépenses urgentes ou imprévues. Par exemple, une panne de chaudière en hiver nécessite souvent une intervention rapide.

Dans ces cas, le syndic peut initier un appel de fonds exceptionnel sans attendre l'assemblée générale, mais il doit informer les copropriétaires par tous les moyens possibles.

Seules certaines situations et cas d'urgence justifient cette démarche 

• Travaux urgents pour protéger la sécurité des habitants ;
• Rupture de canalisation d'eau chaude ou de gaz ;
• Réfection de la toiture suite à une intempérie.

Avant de procéder, le syndic doit consulter le conseil syndical, si celui-ci existe. Dans tous les cas, les copropriétaires doivent être informés des raisons et des montants nécessaires afin de garantir la transparence et la confiance au sein de la copropriété.

Quelle est la différence entre appel de provisions et charges de copropriété ?

Les sommes collectées par le syndic de copropriété sont appelées provisions, et sont calculées en fonction du budget voté tous les ans en assemblée générale. Ces provisions sont généralement appelées d’avance tous les trimestres (1er janvier, 1er avril, 1er juillet et 1er octobre).

En fin d’exercice, le syndic procède à la régularisation des charges annuelles. C'est-à-dire qu’il calcule la différence entre l’ensemble des provisions appelées en cours d’année et les charges de copropriété effectivement engagées par ses soins.

Cette distinction entre appels de provisions et charges de copropriété est importante. Notamment pour les copropriétés qui souffrent de problèmes de trésorerie, parce que certains copropriétaires sont en retard dans leurs versements.

Des copropriétaires ont ainsi été privés d’eau, puisque le syndic n’arrivait plus à honorer les factures, alors même qu’ils honoraient les appels de fonds. En cause, l’indélicatesse d’autres copropriétaires qui ne répondaient pas ou trop tardivement aux appels de fonds. Ces derniers empêchaient ainsi le syndic de payer les factures, sachant que le compte bancaire d’un syndic ne peut être dans le rouge.

Quel délai de paiement pour un appel de fonds ?

Les appels de provisions sont payables le premier jour du trimestre dont ils portent le nom. Ainsi, l’appel de fonds envoyé courant mars doit être honoré théoriquement avant le début du mois d’avril, ou du moins au tout début.

Dans le cas de travaux ou d’appels exceptionnels, c’est l’assemblée générale qui déterminera les dates d’exigibilité de ces appels de fonds. Ces appels couvrent parfois 100 % du besoin en financement, constituant ainsi une provision. Parfois, lorsque les montants engagés sont élevés, ces appels sont émis en plusieurs fois.

Le syndic de copropriété peut-il imposer un moyen de paiement ?

Le syndic de copropriété, bien qu'il puisse suggérer des modalités de paiement, ne peut pas exiger un moyen unique pour régler les appels de fonds. Les copropriétaires disposent d'une certaine liberté dans le choix des modalités de paiement. Parmi les options disponibles, on trouve :

• Virement bancaire, qui est rapide et sécurisé.
• Prélèvement automatique, qui offre une tranquillité d'esprit en évitant les oublis.
• Chèque, qui reste une méthode traditionnelle appréciée de certains copropriétaires.
• Paiement en espèces, limité à un seuil de 1 000 euros.

Chaque copropriétaire peut donc opter pour les modalités de paiement qui lui convient le mieux, en fonction de ses préférences personnelles et de sa situation financière. L'essentiel est de respecter les délais d'exigibilité pour éviter tout litige avec le syndic.

Quand a lieu la régularisation des charges des copropriétés ?

La régularisation des charges de copropriété est réalisée dans les six mois qui suivent la date de fin d’exercice comptable. Cette régularisation correspond au rapprochement entre les sommes appelées en cours d’année, tous les trimestres, par le syndic et les sommes réellement dépensées.

Il y a toujours une différence et il est facile de comprendre pourquoi.

Par exemple, quand les charges de copropriété financent un chauffage collectif, les dépenses de chauffage sont variables, et donc, ont été estimées en amont. Les dépenses en eau, qui ont longtemps été une charge commune répartie en fonction des tantièmes, sont de plus en plus souvent individualisées. La loi ayant imposé l’installation de compteurs personnels.

À quoi correspondent les termes « en votre faveur » ou « en notre faveur » sur le courrier d’appel de fonds du syndic de copropriété ?

La mention « en notre faveur » correspond à la somme que vous devez au syndicat des copropriétaires. Elle figure traditionnellement à la fin de la présentation des sommes appelées auprès du copropriétaire. Et cela vaut aussi bien pour le solde des précédents appels restant encore à couvrir, que le montant appelé par ledit courrier.

À l’inverse, « en votre faveur » correspond aux sommes que le syndicat des copropriétaires vous doit. Cette mention apparaît le plus souvent au moment de l’arrêté des comptes, avant l’assemblée générale. C’est la conséquence du rapprochement entre les sommes appelées, et les dépenses réellement effectuées. Idéalement, le solde devrait être très légèrement positif.

À quoi correspondent les avances réclamées par le syndic de copropriété ?

Le syndic peut demander aux copropriétaires plusieurs types d'avances :

• L’avance de trésorerie fixée par le règlement de copropriété ou votée par l’assemblée générale.
• Depuis le 1er janvier 2017, dans le cadre de la loi ALUR, un fonds travaux pour faire face à certaines dépenses est constitué sur la base de cotisations annuelles.

Le montant des sommes appelées pour constituer ce fonds est au minimum de 5 % du budget prévisionnel de la copropriété. Mais l’assemblée générale peut décider d’augmenter le taux de cotisation, notamment pour pouvoir faire face à des travaux prévisibles. C’est le cas, par exemple, d’un ravalement qui surviendrait dans quelques années.

Attention ! Ces avances sont non remboursables en cas de vente ! Certains copropriétaires rechignent donc à trop cotiser. Car à la différence de la taxe foncière qui est calculée au pro rata. Ils ne pourront pas exiger le remboursement de ces cotisations du nouveau propriétaire, qui restent acquises au syndicat des copropriétaires.

J’ai perdu le courrier de mon appel de fonds, comment puis-je obtenir une copie ?

L’ensemble de vos documents sont téléchargeables 24h/24, 7j/7 sur votre espace client MyFoncia. Votre identifiant et votre mot de passe provisoire (1ère connexion) sont indiqués sur vos appels de fonds.

Comment puis-je honorer mes appels de fonds ?

Vous pouvez régler vos appels de fonds directement depuis votre espace client MyFoncia :

• par prélèvement automatique pour ne vous soucier de rien et être sûr de ne pas manquer la date d’exigibilité,
• par prélèvement à la demande pour payer en un clic, quand vous vous connectez sur votre espace.

Pour adhérer au prélèvement, RDV sur MyFoncia à la rubrique « Profil » puis sur « Mes préférences ». Vous avez aussi la possibilité de régler par chèque.

Appel de fonds en copropriété obligatoire ou pas ?

En tant que copropriétaire, vous êtes tenu de participer aux charges de la copropriété. Cette obligation découle directement de l'article 10 de la loi du 10 juillet 1965. Celle-ci qui établit le caractère impératif de cette contribution.

Le paiement des appels provisionnels doit s'effectuer aux dates fixées par l'Assemblée générale. Par défaut, ces versements sont exigibles le premier jour de chaque trimestre, sauf si une autre périodicité a été votée au préalable.

La seule exception concerne les travaux d'amélioration de l'immeuble non obligatoires. Un copropriétaire peut refuser d'y participer s'il n'a pas donné son accord lors du vote en assemblée générale. Dans tous les autres cas, le non-paiement expose à des procédures de recouvrement pouvant aller jusqu'à la saisie immobilière.