Les provisions sur charges de copropriété, de quoi s'agit-il ?

En tant que copropriétaire, vous versez régulièrement des provisions sur charges pour assurer le bon fonctionnement de votre immeuble. Ces versements, essentiels à la vie de la copropriété, permettent de financer les dépenses courantes et l'entretien des parties communes.

Les provisions sur charges de copropriété représentent une avance de trésorerie calculée sur la base du budget prévisionnel voté en assemblée générale. Versées généralement chaque trimestre, elles garantissent au syndic les fonds nécessaires pour régler les factures et assurer la gestion quotidienne de la copropriété.

Nous vous expliquons le fonctionnement des provisions sur charges, leur calcul, leur répartition entre copropriétaires et leur importance pour maintenir l'équilibre financier de votre copropriété.

Qu'est-ce que la provision sur charges ? Définition

Les charges de copropriété couvrent l'ensemble des dépenses nécessaires au bon fonctionnement de votre immeuble. Elles comprennent aussi bien l'entretien des parties communes que les frais de gestion courante ou encore les travaux exceptionnels votés en assemblée générale.

Pour faciliter leur paiement et assurer une gestion financière saine de la copropriété, les copropriétaires versent ce que l'on appelle une provision sur charges. Ce système, adopté par la grande majorité des copropriétés en France, permet d'échelonner les paiements sur l'année et d'éviter ainsi tout problème de trésorerie. Les provisions sont calculées sur la base du budget prévisionnel voté en assemblée générale et tiennent compte des dépenses prévisibles pour l'année à venir.

Pourquoi est-ce aussi important de payer des provisions sur charge ?

Comme nous avons pu le voir, les charges de copropriété sont nombreuses et variées, mais elles ont toutes un objectif commun : permettre le bon entretien de la copropriété. Un objectif qui est fixé dans l’intérêt des copropriétaires eux-mêmes, avant tout. Une copropriété mal gérée, dans laquelle des problèmes d’entretien voire des dégradations surviennent perd en valeur... et avec elle l’ensemble des lots qui la composent.

Payer les charges de copropriété n’est donc pas seulement obligatoire, mais est favorable aux propriétaires. Leur bien ne perdra pas de valeur du fait d’un mauvais entretien (bien qu’il reste, comme tous les biens immobiliers, sujet aux aléas du marché).

Inversement, lorsque les copropriétaires ne payent pas les charges, certains travaux deviennent impossibles à effectuer, et certaines factures restent impayées ; une situation qui peut rapidement se dégrader et conduire à la faillite de la copropriété elle-même.

Qui doit payer les provisions sur charges ?

Le versement des provisions sur charges est une obligation légale qui incombe aux copropriétaires. Ces paiements s'effectuent selon un calendrier trimestriel, avec des appels de fonds émis par votre syndic avant chaque échéance.

En votre qualité de propriétaire, vous devez régler vos provisions directement auprès de votre syndic aux dates fixées par l'assemblée générale. Le montant est calculé en fonction de votre quote-part dans la copropriété, déterminée par vos tantièmes.

Si vous louez votre bien, vous pouvez répercuter une partie des charges sur votre locataire via les charges locatives récupérables. Le mécanisme des provisions permet alors d'échelonner les paiements, avec une régularisation annuelle basée sur les dépenses réelles de la copropriété.

Des charges de copropriété d’un montant très variable en fonction des copropriétés

Si le paiement des charges de copropriété est donc nécessaire pour que la copropriété ne se dégrade pas, les acheteurs doivent s’assurer d’être en mesure de faire face aux montants annoncés. Or, ceux-ci peuvent être élevés, les charges de copropriété pouvant aller de quelques centaines d’euros à plusieurs milliers d’euros par an, selon la taille de la copropriété et les équipements dont elle dispose.

Une petite copropriété de quelques logements aura, de fait, des charges bien inférieures à une grande copropriété disposant d’ascenseurs, voire d’équipements sportifs et d’extérieurs.

Bien évidemment, il ne faut pas oublier que le montant de ces charges varie en fonction de l’importance des lots dont on est propriétaire : la taille, bien évidemment, mais aussi la situation des lots, peut influencer à la hausse ou à la baisse le montant à payer chaque année.

Enfin, outre les charges annuelles, dont l’évolution reste faible d’année en année, les copropriétaires doivent également être en mesure de faire face aux charges exceptionnelles. Celles-ci peuvent survenir, par exemple dans le cas de travaux d’entretien (façade, traitement de certaines parties communes…) ou de réparations (dégâts des eaux, panne d’ascenseur, réfection de toiture…).

Il est donc logique, mis à part pour les charges exceptionnelles décidées en assemblée générale chaque année (ou en assemblée générale extraordinaire si la décision nécessite d’être prise en urgence), que les futurs propriétaires soient mis au courant des charges annuelles estimées. Il est possible de les trouver sur les annonces immobilières, ou tout du moins en les demandant au propriétaire bailleur, ou à son représentant.

Comment sont calculées les provisions pour charges ?

Le calcul des provisions repose sur le budget prévisionnel établi par votre syndic en concertation avec le conseil syndical. Ce budget détaille l'ensemble des dépenses effectives de l'année précédente et anticipe les besoins de l'année à venir.

La répartition s'effectue ensuite selon votre quote-part, déterminée dans le règlement de copropriété. Le mode de calcul standard prévoit quatre versements trimestriels, chacun représentant 25 % du budget annuel voté en assemblée générale.

Votre syndic procède à une régularisation annuelle après l'arrêté des comptes. Cette étape permet d'ajuster la différence entre les provisions versées et les dépenses réelles. Les pièces justificatives détaillant la nature des charges sont mises à votre disposition pour assurer la transparence des comptes.

L'appel de fonds, un montant connu d’avance

La provision sur charge prend la forme d’un paiement régulier afin d’étaler, sur l’ensemble de l’année, les sommes dues annuellement. On parle alors d'appel de fonds.

La périodicité de ces paiements n’est pas fixée par la loi : chaque copropriété est libre de décider si la provision sur charges est due de manière mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle. Le montant sera ensuite équivalent au montant prévisionnel des charges de chaque copropriétaire divisé par le nombre de versements.

Par défaut, tout en laissant la liberté aux copropriétaires d’en décider autrement, la périodicité est trimestrielle. Le syndic est en outre tenu d’envoyer, par lettre simple ou courrier électronique, un avis indiquant le montant de la provision, et ce, avant la date d’exigibilité (fixée par défaut au 1ᵉʳ jour de chaque trimestre, ou le 1ᵉʳ jour de la période décidée par l’assemblée générale).

Ainsi faisant, les copropriétaires ne seront pas surpris, à la fin de l’année, par des sommes élevées qu’ils n’auraient pas mises de côté, et face auxquelles ils se retrouvent dans l’impossibilité de payer. Mais ce n’est pas le seul avantage du système de provision sur charges.

Avec les provisions sur charges, la copropriété dispose toujours de fonds

En demandant à l’ensemble des copropriétaires un versement régulier en cours d’année, la copropriété dispose ainsi de fonds utilisables toute l’année. Que ce soit pour payer les diverses factures des prestataires qui ont été mandatés, pour l’entretien des parties communes par exemple.

La copropriété ne se retrouvera donc pas en situation de retard de paiement, celui-ci pouvant donner lieu à des pénalités, et ainsi augmenter la facture finale.

De plus, avec les fonds collectés régulièrement auprès des copropriétaires, le syndic qui s’occupe de la gestion peut faire face à certaines dépenses exceptionnelles sans devoir demander avant la fin de l’année des fonds en plus auprès des copropriétaires.

Le syndic dispose, dans le cadre de son mandat, d’une certaine liberté pour valider des travaux, notamment urgents, sans besoin de convoquer une assemblée générale extraordinaire dans la mesure où les sommes ne dépassent pas un certain montant.

La régularisation des charges de copropriété en fin d’année

Le montant réel des charges de la copropriété, et donc le montant que doit chacun des copropriétaires. Il peut varier dans le courant de l’année et d’une année sur l’autre. Lors de l’assemblée générale annuelle obligatoire, une régularisation des charges est effectuée dans le cadre de la validation des comptes de la copropriété.

Lors de cette régularisation, chaque copropriétaire connaît exactement le montant de ses charges de l’année passée. Outre les charges liées à la copropriété et ses équipements, il est également question des charges liées aux consommations d’eau ou encore de chauffage collectif, etc.

Trois situations peuvent survenir :

1. Les provisions sur charges de copropriété représentent le montant exact des charges réelles de l’année. Dans ce cas, aucune somme n’est due ou n’est à rembourser au copropriétaire en question.
2. Les provisions sur charges de copropriété ne couvrent pas les sommes réellement dues. Dans ce cas, une régularisation est demandée au copropriétaire.
3. Les montants versés au titre des provisions sur charges de copropriété sont inférieurs aux charges réelles. Dans ce cas, le trop-perçu est remboursé au copropriétaire en question, généralement en le considérant comme une avance sur charges de copropriété pour l’année suivante.

Un nouveau montant pour la provision sur charges est décidé chaque année

Lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, un nouveau montant pour la provision sur charges de copropriété doit être adopté pour l’année à venir. Ce montant peut être identique à celui de l’année précédente, mais peut également être supérieur ou inférieur, en fonction des décisions prises lors de l’assemblée générale.

Le changement d’un prestataire pour l’entretien des parties communes pour une entreprise moins chère, par exemple, ou la validation de travaux au sein de la copropriété, peuvent en effet faire évoluer le montant prévisionnel des charges pour l’année suivante. Ce qui pour impact de modifier la provision sur charges.

Quelle est la différence entre provision sur charges et avance de trésorerie ?

La législation concernant les charges de copropriété inclut une différence fondamentale entre ce qu’on appelle les provisions sur charges et ce qu’on appelle les avances de trésorerie. Si, dans les faits, il s’agit toujours de montants que chaque copropriétaire doit payer, les deux notions recoupent deux types de frais différents.

Les provisions sur charges de copropriété ne concernent en réalité que les charges dites courantes et les sommes demandées dans le cadre des dépenses exceptionnelles décidées lors de l’assemblée générale. Lors du vote, en effet, il est courant qu’outre la validation du montant de la dépense, la date d’exigibilité des provisions correspondantes soit également fixée.

Les avances sur trésorerie ne concernent, de leur côté, que les dépenses dites hors budget prévisionnel. Donc les dépenses exceptionnelles décidées lors de l’assemblée générale. Ces avances peuvent être demandées par le syndic afin de lancer les travaux et afin de palier à un manque temporaire de trésorerie concernant lesdits travaux. La loi prévoit trois situations :

• Soit la demande d’avances de trésoreries est prévue dans le règlement de copropriété, auquel cas le montant de l’avance ne peut être de plus d’un sixième du budget prévisionnel ; 
• Soit cette demande n’est pas prévue, auquel cas elle peut être décidée par un vote à la double majorité lors de l’assemblée générale ; 
• Soit la copropriété dispose d’un plan pluriannuel de travaux, ce qui s’accompagne d’un échéancier pour les avances.

Travaux d’amélioration : un paiement en dix ans est possible

Lors de l’assemblée générale des copropriétaires, si des travaux sont décidés, il se peut que certains copropriétaires aient voté contre ou se soient abstenus. Et que les travaux soient malgré tout adoptés. Dans ce cas, la loi prévoit la possibilité d’un échelonnement du paiement de ces travaux sur 10 ans.

Seuls les propriétaires ayant voté contre ou s’étant abstenus lors du vote peuvent bénéficier de cet échelonnement. Un échelonnement qui ne peut pas être demandé pour les travaux imposés par la loi et les règlements en vigueur au moment du vote : seuls les travaux dits « d’amélioration » sont concernés.

Pour bénéficier de cet échelonnement exceptionnel sur 10 ans du montant relatif à leur quote-part, les copropriétaires doivent notifier leur demande au syndic dans un délai de deux mois suivant la notification du procès-verbal d’assemblée générale. Une lettre recommandée avec avis de réception pourra permettre de justifier de la demande effectuée, et des délais respectés.

Néanmoins, s’ils bénéficient de cet échelonnement exceptionnel, les copropriétaires ne peuvent pas se soustraire totalement au paiement des montants liés aux travaux d’amélioration. Quand bien même auraient-ils été toujours opposés à leur réalisation.

Que comprennent les charges locatives ?

En pratique, les charges locatives englobent toutes les dépenses liées à l'usage quotidien de votre logement. Vous devez notamment régler l'eau froide et l'électricité des parties communes, mais aussi les frais d'entretien courant comme le nettoyage des espaces extérieurs.

La rémunération de l'employé d'immeuble fait également partie des charges, tout comme les menues réparations des équipements communs. Le montant de ces dépenses est calculé selon les résultats antérieurs et peut être ajusté chaque année civile en fonction des avances régulières versées.

Pour plus de transparence, votre propriétaire doit vous fournir un décompte détaillé lors de l'envoi du décompte annuel. Cette régularisation permet d'ajuster le total des provisions versées avec votre loyer mensuel aux dépenses réelles.

Provision sur charges de copropriété et provision sur charges locatives : quelles différences ?

La proximité, liée au fonctionnement similaire, entre les termes provision sur charges de copropriété et provision sur charges locatives pourrait induire en erreur. Si elles se recoupent sur certains points, il ne s’agit pas du tout de la même chose.

Les charges locatives peuvent correspondre à des charges de copropriété

Le locataire n’est pas, par définition, propriétaire du bien qu’il occupe. Toutefois, c’est bien le locataire qui jouit des parties communes ou encore des équipements dont dispose la copropriété.

En ce sens, il est logique qu’il participe au paiement des charges de copropriété : c’est dans ce cas précis où les charges locatives correspondent aux charges de copropriété. Par exemple : l’entretien des parties communes, des ascenseurs ou encore la consommation d’eau ou le chauffage collectif. Il s'agit de charges de copropriété qui sont payées par le propriétaire du bien loué.

Ce dernier les reporte alors auprès de son locataire : c’est ce qu’on appelle communément les charges récupérables.

L’ensemble des charges de copropriété n’est toutefois jamais payé par le locataire : les frais liés à la gestion, par un syndic professionnel par exemple, de la copropriété, ou encore les travaux exceptionnels ou programmés au sein de la copropriété restent à la charge du propriétaire du bien loué.

Les charges locatives récupérables peuvent parfois ne pas correspondre

Si certaines charges de copropriété sont dites récupérables, ce qui permet au propriétaire bailleur de les répercuter sur son locataire. Il existe des charges récupérables qui ne sont pas liées à la copropriété.

C’est le cas notamment de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) qui est payée par le propriétaire avec la taxe foncière correspondant au bien immobilier. Cette taxe est indépendante des charges de copropriété, mais elle est bel et bien récupérable.

Alors pourquoi parler de provision sur charges locatives ?

Le fait qu’on parle de provision sur charges locatives est simplement lié au fonctionnement, similaire. Avec son loyer, donc tous les mois, le locataire va payer une provision égale à 1/12e du montant prévisionnel annuel des charges récupérables.

Comme pour le propriétaire au niveau des charges de copropriété, il y a chaque année une régularisation des charges pour le locataire, en fonction de ses consommations réelles en eau, par exemple. Cette régularisation est obligatoire et doit être justifiée par des factures détaillées qu’il doit tenir à la disposition du locataire.

Le montant de la provision sur charges locatives peut être modifié par un avenant au contrat de bail, afin de lisser le plus possible le paiement des charges récupérables sur l’année, en fonction de l’issue de la régularisation annuelle.