Bien préparer une assemblée générale avec son syndic

18/03/2019 Copropriété

La réussite d’une assemblée générale de copropriété tient beaucoup à sa préparation. Contrôle des comptes, travail préparatoire et réunion : voici comment la préparer au mieux. 

Être informé, un droit

La convocation à l’assemblée générale s’accompagne de nombreux documents. Certains, soumis au vote, sont obligatoires comme le budget prévisionnel, le projet de contrat de syndic ou encore la présentation de devis et contrats en cas de projets de travaux. Par ailleurs, chaque copropriétaire dispose d’un droit d’accès aux pièces justificatives de charges supportées par le syndicat dans l’année pendant le délai entre la convocation à l’assemblé générale et la tenue de celle-ci. Le conseil syndical peut exercer son droit de regard toute l’année.

Des comptes bien contrôlés

Le contrôle des comptes doit avoir lieu deux à trois mois avant l’assemblée générale. Pour ce faire, votre conseil syndical dispose d’un droit d’accès tout document intéressant le syndicat des copropriétaires (éléments comptables et les pièces justificatives comme les factures, contrats…). Ces vérifications sont grandement facilitées lorsque le conseil syndical a pris soin d’ausculter les comptes régulièrement pendant l’année.

Des pièces justificatives bien rassemblées

En cas de projet de travaux, le conseil syndical devra avoir travaillé en amont pour présenter les pièces justificatives nécessaires (nature des travaux, devis en cas de mise en concurrence, plan…). Ces documents devront être envoyés au syndic afin qu’ils insèrent ces résolutions à l’ordre du jour. En leur absence, les résolutions peuvent être entachées de nullité.

Une réunion préparatoire bien organisée

Celle-ci doit avoir lieu six semaine avant l’assemblée générale. Un projet d’ordre du jour est proposé par le gestionnaire. Parmi les résolutions obligatoires : l’approbation des comptes (ils auront fait l’objet d’une vérification au préalable), l’élaboration du budget prévisionnel ou encore le renouvellement du contrat de syndic si celui-ci arrive à échéance. En cas de résolutions émanant de votre conseil syndical ou d’un copropriétaire, leur rédaction doit bien respecter les préconisations initiales. Des allers-retours entre le conseil syndical et le syndic doivent permettre de corriger les dernières erreurs avant envoi de la convocation.

Les dernières résolutions bien communiquées en amont

Des questions complémentaires à l’ordre du jour peuvent toujours être inscrites. Elles doivent être envoyées suffisamment tôt au gestionnaire. Les convocations doivent être envoyées 21 jours francs avant la tenue de l’assemblée générale, c’est-à-dire 23 jours si l’on compte le jour d’envoi et de réception.