Copropriété : tout comprendre à l'assemblée générale

La réunion de syndic et l'assemblée générale sont deux moments essentiels dans la vie d'une copropriété. L'assemblée générale, qui doit se tenir au moins une fois par an, permet aux copropriétaires de prendre ensemble les décisions importantes concernant leur immeuble.

On vous explique dans cet article les règles de convocation, le déroulement et l'organisation de ces réunions indispensables au bon fonctionnement de votre copropriété. Nous vous expliquons également le rôle de chacun et les modalités de vote pour que vous puissiez participer activement à la vie de votre immeuble.

Est-il obligatoire de faire une assemblée générale en copropriété ?

Il est obligatoire de tenir une assemblée générale de copropriété par an. Cette obligation légale découle de la loi du 10 juillet 1965 qui encadre le fonctionnement des copropriétés. 

L'assemblée générale, constituée de tous les copropriétaires, est l'instance délibérante au cours de laquelle se prend toutes les décisions concernant la gestion de l'immeuble et qui devront être mises en œuvre par le syndic.

Cette réunion annuelle doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l'exercice comptable. C'est lors de cette assemblée que sont notamment votés le budget prévisionnel, l'approbation des comptes et les décisions importantes comme les travaux à réaliser ou le choix du syndic. Le non-respect de cette obligation de réunion annuelle peut entraîner des conséquences juridiques importantes pour la copropriété.

De qui est composée l'assemblée générale ?

L'instance décisionnelle de votre copropriété rassemble plusieurs acteurs essentiels.

Au cœur de cette réunion, vous retrouvez l'ensemble des copropriétaires, qu'ils soient présents physiquement ou représentés par un mandataire de leur choix.

Un bureau de séance est constitué pour diriger les débats. Il comprend un président élu parmi les copropriétaires, un secrétaire (généralement le syndic) et selon les cas, un ou plusieurs scrutateurs chargés de vérifier les votes.

Des experts externes peuvent également participer sur invitation : architectes, avocats ou entreprises, afin d'apporter leur expertise sur des points techniques. Leur présence doit être approuvée par les membres du syndicat présents. Ces intervenants n'ont qu'un rôle consultatif et ne participent pas aux votes.

Qui peut assister à une assemblée générale en copropriété ?

Les copropriétaires constituent naturellement les premiers participants aux assemblées générales. Chacun peut y assister personnellement ou se faire représenter par un mandataire de son choix, à l'exception du syndic.

Les locataires ne sont pas autorisés à participer, sauf s'ils représentent leur propriétaire avec un mandat valide. Une exception existe pour les associations de locataires affiliées à une organisation nationale agréée, qui peuvent assister aux débats avec voix consultative.

Des professionnels externes (architectes, experts, avocats) peuvent aussi être présents si leur expertise est nécessaire pour éclairer certaines décisions. Leur présence doit toutefois être acceptée par un vote des copropriétaires en début de séance.

Comment convoquer une assemblée générale ?

Le syndic est responsable de la convocation de l'assemblée générale. En cas de carence de sa part, cette responsabilité revient au président du conseil syndical.

La convocation doit être adressée à chaque copropriétaire à son domicile. Pour cela, les copropriétaires ont l'obligation d'informer le syndic de leur adresse exacte.

Trois modes d'envoi sont possibles pour la convocation :

• Par lettre recommandée avec accusé de réception ;
• Par voie électronique ;
• Contre émargement.

La convocation doit obligatoirement mentionner les éléments suivants :

• Le lieu de la réunion (qui doit se tenir dans la commune où se situe l'immeuble) ;
• La date et l'heure précises ;
• L'ordre du jour détaillé avec les questions et projets de résolutions ;
• Un rappel sur les modalités de consultation des pièces comptables ;
• Les questions proposées par les copropriétaires pour inscription à l'ordre du jour.

Attention au délai légal de convocation

La convocation doit être envoyée au minimum 21 jours avant la date de l'assemblée générale. Le non-respect de ce délai constitue un motif d'annulation de l'assemblée générale et des décisions qui y sont prises.

L'ordre du jour de l'assemblée générale

L'ordre du jour est un élément essentiel qui doit répondre aux besoins de la copropriété. Bien qu'il soit établi sous la responsabilité du syndic, il doit être préparé en concertation avec le conseil syndical. Sa pertinence repose sur une bonne connaissance de l'immeuble, de ses occupants et des problématiques à traiter.

Plusieurs points doivent obligatoirement figurer à l'ordre du jour de l'assemblée générale annuelle :

• La désignation du président de séance, des scrutateurs et du secrétaire
• L'approbation des comptes de l'exercice écoulé
• Le vote du budget prévisionnel
• Le renouvellement du mandat du syndic et des membres du conseil syndical si celui-ci arrive à échéance

Les copropriétaires peuvent également demander l'inscription de questions complémentaires à l'ordre du jour. Pour cela, ils doivent adresser leur demande au syndic par lettre recommandée avec accusé de réception, en joignant les documents nécessaires (devis, plans, etc.) si la question concerne des travaux. Le syndic est tenu d'inscrire ces questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, sans pouvoir juger de leur pertinence.

Une fois établi, l'ordre du jour ne peut plus être modifié entre l'envoi des convocations et la tenue de l'assemblée générale. L'assemblée ne pourra délibérer valablement que sur les points qui y sont inscrits, d'où l'importance d'une préparation minutieuse de ce document.

Quand convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

En plus de l'assemblée annuelle, plusieurs situations justifient la convocation d'une assemblée générale extraordinaire. Cette réunion s'impose surtout :

• En cas de travaux urgents pour la sécurité de l'immeuble.
• Lors d'une défaillance du syndic mettant en péril la conservation du bâtiment.

Les copropriétaires représentant au moins un quart des voix peuvent également demander sa tenue pour des questions spécifiques liées à leurs droits ou obligations. Le syndic dispose alors de 15 jours pour communiquer le montant des frais, puis de 45 jours après leur paiement pour organiser la réunion.

Dans les petites copropriétés, des règles particulières permettent une consultation écrite à l'unanimité, sans réunion physique, sauf pour l'approbation des comptes et le budget prévisionnel qui nécessitent toujours une assemblée.

Comment convoquer une assemblée générale extraordinaire ?

La procédure de convocation d'une assemblée générale extraordinaire suit des règles précises. Le syndic doit notifier la convocation par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique si le copropriétaire a donné son accord.

La convocation respecte le même délai de 21 jours que l'assemblée ordinaire, excepté en cas d'urgence où ce délai peut être réduit. Une situation d'urgence doit toutefois être justifiée par des circonstances exceptionnelles menaçant la sécurité de l'immeuble ou des occupants.

Le dossier de convocation comprend l'ordre du jour détaillé, les documents comptables si nécessaire et les projets de résolution. Pour garantir la validité de l'assemblée, chaque copropriétaire doit pouvoir consulter ces pièces justificatives avant la réunion.

Quelle est la différence entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire ?

La principale distinction entre une assemblée générale ordinaire et extraordinaire réside dans leur fréquence et leur objet. L'assemblée générale ordinaire se tient obligatoirement une fois par an, dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable. Elle traite des questions essentielles comme l'approbation des comptes, le vote du budget et le renouvellement des mandats.

L'assemblée générale extraordinaire (AGE) répond quant à elle à des besoins ponctuels et peut être convoquée à tout moment de l'année. Son ordre du jour se concentre sur des sujets spécifiques nécessitant une décision rapide : modification du règlement de copropriété, vote de travaux urgents ou remplacement du syndic.

Les modalités de convocation et de vote restent identiques pour les deux types d'assemblées, avec un délai de 21 jours et les mêmes règles de majorité. Seul l'ordre du jour, plus ciblé pour une AGE, marque une réelle différence dans leur organisation.

Comment se déroule l'assemblée générale de copropriété ?

La séance débute par la signature de la feuille de présence où chaque copropriétaire indique son nom et le nombre de voix dont il dispose. Les participants désignent ensuite un président de séance et un ou plusieurs scrutateurs parmi les copropriétaires présents.

Le président dirige les débats tandis que le secrétaire, généralement** le syndic, note les échanges et les votes**.

Les résolutions sont examinées dans l'ordre établi par la convocation, chaque point faisant l'objet d'une discussion avant le vote.

Les règles du vote lors d'une assemblée générale

Pour garantir la validité des décisions, le nombre de votants présents ou représentés doit atteindre le quorum requis selon la nature des résolutions. Les règles de majorité varient en fonction de l'importance des décisions à prendre : majorité simple (loi n°65-557 du 10 juillet 1965 : article 24), majorité absolue (loi n°65-557 article 25) ou double majorité (article 26). Les votes s'effectuent à main levée, sauf si un scrutin secret est demandé par un copropriétaire.

Un décompte précis des voix est réalisé pour chaque décision, en tenant compte des tantièmes de chaque copropriétaire. Cette répartition des voix, définie dans le règlement de copropriété, est proportionnelle à la quote-part des parties communes détenue par chaque copropriétaire.

Les copropriétaires absents peuvent donner un pouvoir à la personne de leur choix pour les représenter, dans la limite de trois mandats par mandataire, excepté si le total des voix dont il dispose n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Le vote par correspondance est également possible si cette modalité a été prévue dans la convocation.

Qu'est-ce que le procès-verbal de l'assemblée générale ?

Le syndic rédige le procès-verbal à l'issue de chaque assemblée générale. Ce document officiel consigne l'ensemble des décisions prises lors de la réunion et doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateurs.

La signature du procès-verbal peut intervenir immédiatement après l'assemblée ou dans un délai maximum de 8 jours. Le syndic dispose ensuite d'un mois pour notifier ce document aux copropriétaires opposants ou absents, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.

À des fins de transparence, les procès-verbaux sont conservés dans un registre spécial, qui peut aujourd'hui être tenu sous forme numérique. Votre syndic Foncia met à votre disposition un espace en ligne sécurisé pour consulter facilement ces documents essentiels de votre copropriété.