Assemblée générale de copropriété : quelles règles ?

La convocation à l'assemblée générale de copropriété

L’assemblée générale de copropriété est convoquée par le syndic, qui envoie une invitation personnelle à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Par défaut, cette invitation est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais si le règlement de copropriété prévoit l’envoi des invitations par e-mail, alors le syndic les envoie par e-mail.

L’assemblée générale de copropriété doit être convoquée dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable. Si le syndic fait défaut à son obligation de convoquer l’assemblée générale, soit le conseil syndical, soit un ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires) peuvent lui demander de le faire. Une telle demande doit être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception.

En tout état de cause, une convocation à une assemblée générale doit obligatoirement comporter la date, l'heure et le lieu de l’assemblée ainsi que le programme précis des décisions à discuter et à voter (l'ordre du jour). Le syndic doit par ailleurs communiquer aux copropriétaires les documents indispensables permettant de prendre des décisions en toute connaissance de cause.

Il s’agit de l’état financier du syndicat des copropriétaires et de son compte de gestion général, ainsi que du projet du budget. Ces documents doivent être présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé et le dernier budget prévisionnel voté. Un certain formalisme doit être respecté dans la mesure où ces documents doivent être établis conformément aux exigences du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Doivent ensuite être portées à la connaissance des copropriétaires les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux. Doivent être communiquées les conditions générales et particulières des projets de contrats. Lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat de copropriétaires, doit être communiquée la proposition d'engagement de caution.

Le syndic doit ensuite transmettre aux copropriétaires le ou les projets de contrat du syndic, accompagné de la fiche d'information relative au projet de contrat de syndic, le projet de règlement de copropriété, de l'état descriptif de division, de l'état de répartition des charges ou le projet de modification de ces actes, lorsque l'assemblée générale est appelée à établir ou à modifier ces actes. Lorsque l'assemblée générale est appelée à se prononcer sur des travaux d'intérêt collectif réalisés sur parties privatives, le syndic voit fournir une analyse des solutions éventuelles n'affectant pas ces parties.

Si, lors de l’assemblée générale, il est prévu de débattre et de voter une résolution relative à la saisie immobilière d'un lot, doit être obligatoirement présenté le projet de résolution mentionnant, d'une part, la saisie immobilière du lot, et d'autre part, le montant de la mise à prix ainsi que le montant des sommes estimées définitivement perdues.

Enfin, si la copropriété est administrée par un administrateur provisoire ou un mandataire ad hoc (désignés par le président du tribunal judiciaire), doivent être transmis aux copropriétaires les conclusions du rapport de l’administrateur provisoire ou les conclusions du rapport du mandataire ad hoc.

Le syndic transmet également, pour l'information des copropriétaires, les annexes au budget prévisionnel, l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, l’avis rendu par le conseil syndical au sujet de la reconduction du syndic actuel ou de la désignation d’un nouveau syndic, le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical et le bilan établi par le conseil syndical. En vue de l'approbation des comptes par l'assemblée générale, est communiqué aux copropriétaires le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire. Doivent également être communiqués l'état actualisé des lots délaissés (le cas échéant), le compte rendu de la dernière réunion du conseil des résidents, le descriptif détaillé des travaux et, si la question de la souscription d'un tel emprunt est inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale, une présentation générale des principales caractéristiques du recours à l'emprunt collectif.

De plus, entre la convocation de l'assemblée générale et sa tenue, le syndic doit mettre à disposition de chaque copropriétaire les pièces justificatives des charges de copropriété classées par catégories. Cette mise à disposition doit durer au minimum un jour ouvré. Par ailleurs, tout copropriétaire peut obtenir une copie des pièces justificatives à ses frais.

Le quorum de l'assemblée générale de copropriété

Dans le langage commun, on le sait, le mot « quorum » désigne le nombre minimum requis de votants présents (ou représentés) pour que le vote puisse se tenir. Dans le cadre d’une assemblée générale de copropriété, la définition du quorum dépend du type de résolution.

La majorité simple

Il y a tout d’abord les résolutions qui sont votées à la majorité simple (également appelée majorité « article 24 »). Comme on peut lire dans l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965, ces résolutions sont votées « à la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents, représentés ou ayant voté par correspondance ». En d’autres mots, seules sont prises en compte les voix exprimées ; les voix des copropriétaires ayant été absents sans avoir voté par correspondance et sans avoir mandaté une autre personne pour les représenter, ne sont pas prises en compte. Sont votées à la majorité simple les résolutions relatives à l’approbation des comptes annuels, au budget prévisionnel de la copropriété pour l’année à venir, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, aux travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, aux modalités de réalisation des travaux obligatoires (en vertu de la loi, du règlement de copropriété ou d'un arrêté de police), aux travaux d'accessibilité, à l’adaptation du règlement de copropriété et à la suppression d’un vide-ordure pour raisons d’hygiène.

La majorité absolue

Il y a ensuite les résolutions qui sont votées à la majorité absolue (dite majorité « article 25 »). Pour le vote de ces résolutions, l’ensemble des voix est pris en compte. En d’autres mots, à moins que tous les copropriétaires ne votent « pour », ces résolutions ne peuvent pas être adoptées. Sont votées à la majorité absolue les résolutions relatives au maintien du syndic actuel ou à la désignation d’un nouveau syndic, à l’élection ou la révocation du conseil syndical, à la sécurité de l’immeuble (autorisation permanente d’accès accordée aux forces de l’ordre, modalités d’ouvertures des portes d’accès à l’immeuble, installation d’un interphone ou digicode, autorisation de transmettre les images de vidéosurveillance aux forces de l’ordre en vue de la protection des parties communes). La majorité absolue des voix des copropriétaires est également requise pour les décisions relatives à la vente et à la répartition des charges : les conditions de vente d'une partie commune résultant d'une obligation légale ou règlementaire ou encore la modification de la répartition des charges de copropriété suite au changement d'usage d’une partie privative. Il en va de même pour les résolutions relatives aux travaux d’économie d’énergie, aux travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration, aux travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble aux frais d’un copropriétaire, aux travaux d’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires et de compteurs / répartiteurs de chauffage, aux travaux nécessaires pour l’individualisation des contrats de fourniture d’eau et au ravalement imposé par l’administration. Enfin, la majorité absolue des voix est requise pour voter la dispense d'ouverture de compte bancaire ou postal séparé, quelque chose qui reste autorisé si la copropriété comporte moins de 15 lots.

La double majorité

Enfin, il y a des résolutions qui doivent être prises à la « double majorité » (dite majorité « article 26 »). Concrètement, les voix exprimées doivent correspondre à au moins 2/3 de l’ensemble des voix. Rappelons-le : le nombre de voix que possède chaque copropriétaire est calculé proportionnellement à ses « tantièmes » (sa quote-part des parties communes et parties privatives, autrement dit sa part de la surface de la copropriété). Ainsi, le nombre de voix exprimées doit être égal ou supérieur à 66,66 %, autrement dit il doit correspondre à au moins 66,66 % des « tantièmes ». Requièrent la double majorité les résolutions relatives à la suppression du poste de gardien ou de concierge et l’aliénation du logement qui lui est affecté, lorsqu’il appartient au syndicat, et à la modification du règlement de la copropriété.

Donner pouvoir pour l'assemblée générale de copropriété

En vertu de l’article 22 du 10 juillet 1965, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Toujours est-il que par défaut, un même mandataire ne peut représenter plus de trois copropriétaires. Cette limite peut toutefois être dépassée si le total des voix dont il dispose lui-même et celles de ses mandants, n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Le mandataire peut, en outre, recevoir plus de trois délégations de vote s'il participe à l'assemblée générale d'un syndicat principal et si tous ses mandants appartiennent à un même syndicat secondaire. Chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d'un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote. En plus, tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat.

À noter que ne peuvent recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire, ni le syndic, ni son conjoint (ou partenaire lié à lui par un pacte civil de solidarité ou concubin), ni ses ascendants et descendants, ni ceux de son conjoint. De même, ni les préposés du syndic, leur conjoint (ou partenaire lié à eux par un pacte civil de solidarité ou concubin), ni les ascendants et descendants des préposés du syndic, ni ceux de leur conjoint ne peuvent recevoir de mandat.

Pour donner sa procuration à une autre personne, un copropriétaire qui prévoit d’être absent, doit adresser au syndic une lettre l’informant du nom de la personne à laquelle il donne sa procuration.

L’ordre du jour de l’assemblée générale de copropriété

Outre la convocation, la préparation d’une assemblée générale comporte un autre élément important : l’élaboration de l’ordre du jour. L’ordre du jour est élaboré par le syndic en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, la loi ne prévoit pas de sanction au cas où le syndic ne procéderait pas à cette concertation. L’ordre du jour doit ensuite être envoyé aux copropriétaires en même temps que l’invitation à l’assemblée générale. L’inscription à l’ordre du jour de telle ou telle question peut être demandée par n’importe quel copropriétaire avant la tenue de l’assemblée générale. La demande doit être formulée par courrier recommandé avec avis de réception. Si le syndic n’a pas la possibilité d’inscrire à l’ordre du jour une question arrivée tardivement, il l’inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée générale suivante. Sachez par ailleurs que lors d’une assemblée générale, les copropriétaires peuvent débattre de toute question (ne figurant pas à l’ordre du jour), néanmoins seules les questions inscrites à l’ordre du jour sous forme de résolutions peuvent donner lieu à un vote.

Chaque question figurant à l’ordre du jour doit être précise et doit être rédigée de façon à pouvoir donner lieu à un vote positif ou négatif. Après les deux résolutions relatives à la conduite de l’assemblée générale (élection du président de la séance et de ses scrutateurs et élection du secrétaire de séance), sont généralement votées les résolutions relatives à l’élection des membres du conseil syndical, à l’approbation du rapport du conseil syndical, à la vérification et l’approbation des comptes du syndic et au renouvellement du mandat du syndic ou à l’examen de nouvelles candidatures.

Viennent ensuite les questions relatives au fonctionnement financier de la copropriété, à savoir l’examen et le vote du budget prévisionnel, la constitution de provisions pour les travaux d’entretien et la détermination des conditions de mise en concurrence des prestataires. Puis, le cas échéant, sont évoquées les questions liées aux besoins spécifiques : le montant et la nature des travaux, les honoraires du syndic pour ces travaux, l’installation de nouveaux équipements communs (par exemple, un ascenseur) et la validation des travaux privatifs par les copropriétaires, le cas échéant.

Lors de l’assemblée générale, les résolutions sont traitées par ordre chronologique d’inscription à l’ordre du jour.

L'assemblée générale extraordinaire de copropriété

En plus de l’assemblée générale ordinaire, qui se tient une fois par an, tout copropriétaire peut demander au syndic de convoquer une assemblée générale extraordinaire, pour faire inscrire à l'ordre du jour des questions qui concernent uniquement ses droits ou obligations. Le copropriétaire doit transmettre au syndic les questions qu’il souhaite être inclure au sein de l’ordre du jour, accompagnées de projets de résolutions. Ce type d’assemblées générales, où sont débattues les questions qui concernent les droits ou obligations d’un copropriétaire donné, se tiennent aux frais de ce copropriétaire. Si la demande de convoquer l’assemblée générale émane de plusieurs copropriétaires, par défaut, les frais sont répartis à parts égales entre ces copropriétaires. Mais les copropriétaires concernés peuvent aussi soumettre au syndic une demande écrite lui demandant une répartition des frais différente. Le syndic a ensuite 15 jours pour informer le(s) copropriétaire(s) à l’origine de la demande du montant des frais, et l’assemblée générale est convoquée dans les 45 jours qui suivent le paiement de ces frais.

Une assemblée générale extraordinaire peut aussi être convoquée à l’initiative du syndic ou du conseil syndical. Cela est le plus souvent le cas lorsque la sécurité des personnes ou la sauvegarde de l’immeuble est en danger et que des travaux urgents doivent être votés. Cela peut par exemple être une chaudière vétuste, jugée comme présentant un danger pour la sécurité des occupants de l’immeuble, ou encore des problèmes d’insalubrité qui nécessitent une solution immédiate. Face à une telle urgence, le respect du délai de 21 jours normalement requis pour organiser une assemblée générale n’est pas nécessaire.

Une assemblée générale extraordinaire peut aussi être convoquée en cas d’empêchement ou de défaillance du syndic mettant en péril la conservation de l'immeuble, la santé ou la sécurité des occupants. Dans cette situation, tout copropriétaire peut prendre l'initiative de convoquer une assemblée générale extraordinaire afin de désigner un nouveau syndic.

Le procès-verbal (PV) de l'assemblée générale de copropriété

À l’issue de chaque assemblée générale de copropriété, le syndic réalise son procès-verbal. Il est immédiatement établi, de préférence, à l’issue de l’assemblée, car il doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le/les scrutateur(s). Mais il est également possible de le réaliser plus tard, dans les 8 jours qui suivent l’assemblée générale. Le procès-verbal est ensuite inscrit par le syndic au sein d'un registre. Aujourd’hui, ce registre peut tout à fait être tenu sous forme électronique, il en va de même pour la signature de la feuille de présence. En cas de demande d’un copropriétaire, le syndic a l’obligation de délivrer une copie du registre ou mettre à la disposition du copropriétaire un extrait du procès-verbal sous forme électronique.

Le procès-verbal doit contenir le résultat du vote sous l'intitulé de chaque question inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée générale ; les noms et nombre de voix des copropriétaires ou associés qui se sont opposés à la décision ou qui se sont abstenus ou qui sont assimilés à un copropriétaire défaillant ; les réserves formulées par les copropriétaires opposants sur la régularité des décisions ; les incidents techniques ayant empêché un copropriétaire qui a eu recours à la visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique, de faire connaître son vote et l’indication du mandat de vote distribué par le président du conseil syndical ou un membre du conseil syndical ou le président de séance, en cas de mandat de vote donné par un copropriétaire sans indication du nom du mandataire.

Le procès-verbal de l’assemblée générale doit obligatoirement être notifié à deux catégories de copropriétaires : les copropriétaires opposants (ayant voté contre une résolution) et les copropriétaires « défaillants » (qui n’ont été ni présents, ni représentés). Le syndic a un mois pour notifier le procès-verbal à ces copropriétaires. Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par e-mail.

Autre mesure de publicité : les décisions de l'assemblée générale portant sur les conditions d'occupation de l'immeuble (par exemple, la conduite de travaux) doivent être affichées dans les parties communes affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires, de manière à informer tous les occupants.

Contestation ou annulation de l'assemblée générale de copropriété

La date de la notification du procès-verbal, évoquée plus haut, a son importance dans la mesure où c’est à compter de celle-ci que court le délai de deux mois dont disposent les copropriétaires pour contester les décisions de l’assemblée générale. Afin de donner à tous les copropriétaires opposants et défaillants, qui souhaitent éventuellement contester une décision, la possibilité de le faire. L'exécution des travaux votés est d’ailleurs suspendue jusqu’à expiration de ce délai. En cas d’urgence, lorsque la sécurité de l’immeuble ou celle de ses occupants est en danger, le syndic peut déroger au respect de ce délai.

Les causes d'irrégularité invoquées peuvent porter tant sur la forme que sur le fond. En d’autres mots, un copropriétaire contestant une décision de l’assemblée générale doit démontrer que les règles d'organisation ou de fonctionnement n’ont pas été respectées. Cela peut être, par exemple, l’absence de communication, en amont de l’assemblée générale, des documents obligatoires relatifs à la résolution, ou encore l’adoption d’une résolution qui ne figurait pas à l’ordre du jour, ou encore l’adoption d’une résolution alors même que la majorité requise pour ce type de résolution n’a pas été respectée. Un copropriétaire peut aussi contester une résolution s’il peut démontrer que la résolution elle-même n’est pas conforme à la loi. À noter qu’il n'est pas nécessaire de justifier d'un préjudice particulier pour contester une décision d'assemblée générale.

L’assemblée générale tout entière peut, elle aussi, être annulée si elle n’a pas été tenue dans les règles. Cela peut être le cas si un copropriétaire n’a pas été convoqué, si la convocation a été envoyée trop tard, si la procuration d’un copropriétaire absent, pourtant faite dans les règles, n’a pas été acceptée…

Le recours doit être formulé devant le tribunal, à l’encontre du syndicat des copropriétaires. Si le tribunal donne raison au copropriétaire, l’annulation de la décision en question ou de l’assemblée générale toute entière est prononcée. En revanche, si un copropriétaire a saisi abusivement le tribunal, il peut être condamné à des dommages et intérêts.


Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.