L’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires

Une assemblée générale de copropriété se prépare plusieurs mois avant la réunion. L’affaire concerne tous les copropriétaires, en particulier le conseil syndical ayant un vrai rôle à jouer. Découvrez la marche à suivre pour préparer un ordre du jour efficace.

Qu'est-ce que l'ordre du jour en assemblée générale de copropriété ?

Au cœur du processus décisionnel de votre copropriété, l'ordre du jour structure les débats et garantit la validité des votes en assemblée générale. Il s'agit d'un document incontournable qui liste les résolutions qui seront soumises au vote des copropriétaires.

Pour être valable, l'ordre du jour d'une assemblée doit respecter des règles précises. La convocation et les documents annexes doivent être envoyés aux copropriétaires au moins 21 jours avant la réunion. Ces documents incluent notamment les devis, les contrats ou tout autre justificatif nécessaire à la compréhension des décisions à prendre.

Votre syndic Foncia veille à la rédaction claire et précise des résolutions pour éviter tout risque de contestation ultérieure. Seuls les points inscrits à l'ordre du jour peuvent faire l'objet d'un vote lors de l'assemblée.

Comment se prépare l'ordre du jour ?

Le syndic est tenu de fixer l’ordre du jour en concertation avec le conseil syndical. Cela passe concrètement par une réunion préparatoire, selon les modalités négociées au contrat de syndic.

Compte tenu des délais d’envoi de l’ordre du jour (21 jours au moins avant la tenue de l’assemblée générale), il faut contacter le syndic au minimum deux mois avant l’AG de la copropriété. C’est idéal pour avoir le temps d’intervenir sur l’ordre du jour et ne pas passer à côté des questions essentielles.

Quand est envoyée la convocation à l'AG ?

La loi fixe un cadre précis pour l'envoi des convocations aux assemblées générales de copropriété. Votre syndic doit organiser cette réunion dans les 6 mois suivant la clôture de l'exercice comptable.

Pour une assemblée générale ordinaire comme extraordinaire, la notification doit parvenir aux copropriétaires au moins 21 jours avant la date prévue. Ce délai commence à courir le lendemain de la première présentation du courrier recommandé ou de l'envoi électronique.

Des situations d'urgence peuvent justifier une convocation dans des délais plus courts, notamment en cas de travaux impératifs pour la sécurité de l'immeuble. Dans ce cas, le syndic doit pouvoir justifier le caractère urgent de la situation.

Quel est le délai de convocation à l'AG de copropriété ?

Pour garantir une participation optimale des copropriétaires, le règlement de copropriété fixe des règles précises concernant les délais. La notification doit parvenir aux destinataires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.

Le décompte du délai démarre le lendemain de la première présentation du courrier ou de sa remise en main propre contre émargement. Si vous avez opté pour l'envoi électronique, le délai court à partir du lendemain de la transmission de l'avis.

Une exception existe en cas de catastrophe technologique ayant endommagé les parties communes : le délai est alors réduit à 15 jours, avec une tenue d'assemblée générale obligatoire dans les deux mois suivant le sinistre.

Comment faire inscrire une question à l'ordre du jour ?

Ce droit est ouvert à tout copropriétaire, pas seulement aux membres du conseil syndical. Le syndic n'a pas à juger de l'opportunité ou de la validité de la demande. Faire inscrire une question se fait par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique.

La demande peut être effectuée à tout moment. Veillez à ne pas agir in extremis juste avant l'envoi des convocations par le syndic. La question risquerait d'être reportée à l'assemblée générale suivante et ce serait dommage.

Pour être recevable, votre demande doit être accompagnée des pièces justificatives nécessaires. Par exemple, s'il s'agit de travaux dans votre propriété et qui ont un impact sur les parties communes, joignez les devis et plans détaillés. Pour une mise en concurrence du syndic, incluez les propositions de contrat des candidats. Cette documentation permet aux copropriétaires de se prononcer en toute connaissance de cause.

L'article 10 du décret du 17 mars 1967 encadre cette procédure et impose au syndic de porter ces questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale. Si votre demande arrive trop tard pour être intégrée à la prochaine assemblée, elle sera automatiquement inscrite à l'ordre du jour de l'assemblée suivante.

Sachez que le conseil syndical ne peut pas filtrer les demandes d'inscription. Même en cas de désaccord avec la résolution proposée, il a l'obligation de l'inscrire pour qu'elle soit débattue lors de l'assemblée générale.

Peut-on faire une modification de l'ordre du jour de l'assemblée ?

En pratique, la modification de l'ordre du jour reste possible, mais strictement encadrée. Une fois les convocations envoyées, seules des questions complémentaires peuvent être ajoutées, à condition de respecter le délai légal de 21 jours avant l'assemblée générale.

Le syndic doit alors notifier ces ajouts à tous les copropriétaires par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique. Cette notification doit s'accompagner des documents nécessaires à la prise de décision.

Le président de séance peut autoriser la discussion de sujets non prévus initialement, mais uniquement à titre informatif. Ces points ne pourront faire l'objet d'aucun vote lors de l'assemblée en cours.

Comment se déroule le vote en assemblée générale ordinaire ?

Lors d'une assemblée générale ordinaire, le vote des résolutions suit un processus précis. Le président de séance, désigné en début de réunion, supervise chaque scrutin qui peut s'effectuer à main levée ou par écrit.

Les copropriétaires disposent d'un nombre de voix proportionnel à leurs tantièmes. Pour participer au vote, plusieurs options s'offrent à vous : présence physique, visioconférence, vote par correspondance ou représentation par un mandataire.

Chaque décision requiert une majorité spécifique selon son importance. La majorité simple suffit pour les actes d'administration courante, tandis que la majorité absolue est nécessaire pour des décisions plus conséquentes comme le choix du syndic ou les travaux d'amélioration.

Les résultats sont consignés dans le procès-verbal, qui détaille le nombre de voix obtenues pour chaque résolution. Foncia met à votre disposition un espace numérique sécurisé pour consulter ces documents après l'assemblée.

Nos conseils sur le type de question qui peuvent être inscrites

Le libellé de chaque question inscrite à l’ordre du jour doit être le plus clair possible. Pour les copropriétaires, c’est l’assurance d’être bien informés sur la portée des décisions à prendre. Pour celui formulant la question, c’est une probabilité plus élevée d’obtenir une décision favorable.

À l’inverse, une formule vague ou ambiguë augmente le risque de voir la délibération rejetée ou remise en cause, sitôt adoptée, par un copropriétaire absent et non représenté en assemblée générale. Or les tribunaux annulent souvent des résolutions jugées obscures, dans le domaine des travaux en particulier.

Est-ce possible de se faire représenter lors de l'Assemblée générale ?

L'abstention, vu l'importance de certains points à voter, est la pire des stratégies. À défaut d'être présent, il est préférable de réfléchir à se faire représenter. Le choix d'un mandataire, en charge de voter pour l'absent le jour J, est libre. Il est interdit de donner procuration au syndic, à son conjoint ou à un de ses employés. Cependant, il est possible de la donner à un membre de sa famille ou à son locataire.

Conformément à l'article 22 de la loi du 10 juillet 1965, un mandataire ne peut détenir plus de trois procurations, sauf si le total des voix dont il dispose (les siennes et celles des copropriétaires qu'il représente) ne dépasse pas 10 % des voix du syndicat des copropriétaires. Cette limitation vise à éviter qu'une seule personne ne concentre trop de pouvoirs lors des votes.

Pour faciliter la démarche, le modèle de pouvoir est systématiquement joint à la convocation. Il doit être complété avec soin en indiquant :

• L'identité complète du mandant (celui qui donne procuration) ;
• Les coordonnées du mandataire (celui qui reçoit le pouvoir) ;
• La date de l'assemblée générale concernée ;
• La signature du mandant.

Il est recommandé de donner des consignes de vote précises à votre mandataire sur les résolutions importantes. Même si ces consignes ne sont pas juridiquement contraignantes, elles permettent au mandataire de respecter au mieux vos intentions de vote.