Location meublée : forfait de charges locatives ou provisions ?

En tant que propriétaire bailleur, la bonne gestion de vos charges locatives est essentielle pour garantir la rentabilité de votre investissement locatif et éviter tout litige avec votre locataire.

Dans certains cas, la loi vous impose un mode de paiement des charges récupérables. Ainsi, si vous louez votre logement vide, la récupération des charges se fait nécessairement par provisions, avec régularisation annuelle. À l'inverse, si vous louez votre bien meublé avec un bail mobilité, votre locataire vous reverse obligatoirement les charges sous la forme d’un forfait.

En revanche, dans d’autres situations, le législateur vous laisse choisir la manière dont vous souhaitez répercuter les charges locatives sur votre locataire. Ainsi, si vous louez votre logement meublé avec un bail d’habitation classique, vous pouvez recouvrer vos charges sous forme de forfait ou de provision. Cette option existe également pour une colocation.

Alors, entre le forfait de charges et la provision sur charges, pour quelle méthode de récupération des charges locatives devriez-vous opter ? Cet article fait le tour de la question. Définition, fonctionnement, avantages, inconvénients et astuces pour faire un choix éclairé et bien gérer vos charges récupérables.

Qu’est-ce qu’un forfait de charges ?

Vous êtes propriétaire d’un logement loué via un bail mobilité ? Votre locataire peut vous payer les charges locatives sous la forme d’un forfait de charges. Vous pouvez également opter pour ce mode simplifié de facturation si vous détenez une location meublée ou un bien en colocation.

Forfait de charges : définition et fonctionnement

Le paiement des charges locatives récupérables par forfait consiste, pour votre locataire, à vous verser une somme forfaitaire (fixe) en même temps que son loyer. Avec le système des charges forfaitaires, il n’y a pas de régularisation annuelle. Le montant du forfait, qui est indiqué dans le bail, reste le même pendant toute la durée du contrat. Néanmoins, si le bail le prévoit, vous pouvez envisager une révision annuelle pour augmenter le forfait de charges, dans les mêmes conditions que le loyer.

Il vous revient de déterminer le montant du forfait que vous allez inscrire dans le contrat de bail au titre des charges locatives. Attention, la somme que vous demandez à votre locataire au titre des charges récupérables ne doit pas être disproportionnée par rapport aux charges réelles. Si tel est le cas, votre locataire peut en effet se retourner contre vous. À l’inverse, elle ne doit pas non plus être trop basse par comparaison avec les dépenses engagées, sans quoi vous risquez de ne pas rentrer dans vos frais.

Pour calculer le montant du forfait de charges que vous allez inscrire dans votre bail de location, appuyez-vous sur vos relevés de charges des années précédentes.

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Les avantages du paiement des charges locatives par forfait

Le paiement des charges locatives par forfait présente plusieurs avantages :

• Les charges forfaitaires sont prévisibles tant pour votre locataire que pour vous, ce qui vous permet d’anticiper les sommes que vous allez toucher ;
• Le forfait de charges est simple à administrer, car il n’exige pas de régularisation annuelle. Vous n’avez pas à établir une comptabilité chaque année, à présenter un décompte des charges locatives à votre locataire, à lui réclamer des sommes en cas de moins-perçu ou à lui en verser en cas de trop-perçu.

Les inconvénients de la récupération des charges locatives par forfait

Malgré ses atouts, le système des charges locatives forfaitaires présente un inconvénient principal : il peut vous faire perdre de l’argent. En effet, si la somme forfaitaire que vous verse votre locataire est inférieure à vos dépenses réelles, vous ne pouvez pas lui réclamer un complément. Ainsi, si vous avez mal évalué le montant de votre forfait ou si les charges augmentent, vous payez le surcoût à la place de votre locataire et le rendement de votre investissement locatif diminue.

Qu’est-ce qu’une provision sur charges ?

Vous êtes propriétaire d’une location vide ? Votre locataire doit vous reverser les charges locatives sous forme de provision avec une régularisation annuelle. Cette option vous est également offerte si vous détenez une location meublée ou un logement en colocation.

Provision sur charges avec régularisation annuelle : définition et fonctionnement

Le système des provisions sur charges consiste, pour votre locataire, à vous verser chaque mois ou chaque trimestre une avance sur charges (provision) dont le montant est calculé en fonction des charges réelles observées lors des précédentes régularisations ou d’un budget prévisionnel. On parle également de paiement des charges au réel.

Chaque année, vous, ou votre agence de location, devez réaliser une régularisation des charges locatives. À cette occasion, vous devez comparer les sommes que vous avez effectivement payées avec celles qui vous ont été versées par votre locataire. Si vous constatez que votre locataire a payé trop peu, vous pouvez exiger le paiement d’un complément. À l’inverse, si le montant versé par votre locataire excède celui que vous avez réglé, vous devez lui rembourser la différence.

Cette régularisation annuelle implique un certain formalisme. En effet, un mois avant cette opération, vous devez faire parvenir à votre locataire le décompte détaillé des charges récupérables et lui indiquer le mode de répartition de ces dernières entre les logements. Vous devez également conserver les justificatifs des charges récupérables (facture d’électricité des parties communes, contrat d’entretien des espaces extérieurs, etc.) et être en mesure de les présenter au cours des six mois suivant la régularisation.

Quel délai pour effectuer un rappel de charges locatives ?

Si vous omettez de procéder à la régularisation annuelle des charges locatives, vous disposez de trois années pour réclamer votre dû à votre locataire, y compris si celui-ci n’est plus dans votre logement. Votre locataire peut également vous demander le remboursement des éventuelles sommes excédant le montant des charges réelles pendant trois ans. Mais ce n’est pas tout, si vous réalisez votre appel de charges après la fin de l’année civile, votre locataire peut revendiquer l’échelonnement du paiement sur 12 mois.

Les avantages du paiement des charges au réel

Le principal point fort du système des provisions sur charges avec régularisation annuelle est qu’il vous permet de recouvrer l’intégralité des dépenses que vous avez engagées au titre des charges locatives. Une augmentation des coûts n’a pas d’impact sur votre trésorerie, elle se répercute sur votre locataire. Cette méthode de paiement des charges récupérables favorise donc un meilleur rendement de votre investissement locatif.

Les inconvénients de la récupération des charges locatives par provision

Bien qu’il présente un avantage financier notable, le paiement des charges au réel comporte aussi plusieurs défauts :

• Cette méthode de récupération des charges locatives implique une certaine lourdeur administrative. En tant que propriétaire bailleur, vous devez en effet conserver les justificatifs, transmettre le décompte des charges établi par le syndic de copropriété, calculer le différentiel entre vos frais réels et la provision et solliciter votre locataire pour lui demander un complément ou lui reverser les sommes indues ;
• Par ailleurs, en cas de provision sur charges insuffisantes, cette méthode de paiement peut engendrer des tensions entre votre locataire et vous. Ce dernier peut en effet rechigner à payer le complément de charges que vous lui réclamez. Le recouvrement des charges locatives peut ainsi être compliqué, en particulier si votre locataire quitte le logement avant la régularisation annuelle. Pour éviter ce type de tension, vous devez donc calculer le montant de la provision sur charge de manière la plus précise possible.

Quelle est la liste des charges récupérables sur le locataire ?

Que vous choisissiez l'option du forfait ou de la provision sur charge, il est important de connaître la nature des charges imputables au locataire :

Elles comprennent :

• les ascenseurs et monte-charges
• l’eau froide, chaude et le chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes
• l'entretien des installations individuelles
• l'entretien des parties communes intérieures
• l'entretien des espaces extérieurs
• les dépenses relatives à l’hygiène du bâtiment
• la maintenance des équipements divers du bâtiment ou de l’habitation
• la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage.

Forfait ou provision sur charges : quelle option privilégier ?

Le forfait de charges et la provision sur charges sont les deux principaux modes de paiement des charges récupérables. Si vous êtes propriétaire d’une location meublée ou d’une colocation, vous pouvez choisir l’une de ces deux méthodes pour recouvrer les charges que vous avancez à votre locataire au titre des services et équipements dont il bénéficie.

Plus simple à administrer, le système du forfait de charge peut vous coûter cher. En effet, il ne vous permet pas de récupérer les sommes que vous avez effectivement dépensées. Pour sa part, le mécanisme de la provision sur charge est plus complexe à mettre en œuvre, mais aussi moins risqué. Et pour cause, si vos frais augmentent, vous pouvez imputer cette hausse sur votre locataire au moment de la régularisation annuelle.

Entre le forfait et la provision sur charges, le match est donc très serré. À vous de choisir pour l’option qui correspond le mieux à vos compétences, à vos ressources et à vos disponibilités. Et pour profiter de votre investissement locatif sans même y penser, n’hésitez pas à confier la gestion de votre location à un professionnel qui, comme Foncia, se chargera de la régularisation de vos charges locatives pour être au plus près de la réalité.