Qu'est-ce qu'un administrateur de biens ?

Administrateur de biens : une profession réglementée

Exercer la profession d'administrateur de biens

En tant que propriétaire qui veut être accompagné par un administrateur de biens pour la gestion de la location de son bien immobilier, il faut bien avoir en tête que la profession d’administrateur de bien est une profession réglementée : tout le monde ne peut pas être administrateur de biens en France.

S’il existe des formations diplômantes au sein des cursus universitaires pour devenir administrateur de biens, un diplôme n’est pas nécessaire. Souvent, les professionnels sont d’ailleurs formés au sein du réseau qui les emploie. Néanmoins, cela ne les exonère pas de respecter des règles strictes, notamment issues de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 dont la dernière modification a été adoptée avec la loi Alur du 24 mars 2014. Un administrateur de biens doit notamment être titulaire d’une carte professionnelle ayant pour mention « Gestion immobilière », délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie (CCI), valable trois ans, et sanctionnant une formation, une expérience et des connaissances suffisantes.

La loi impose également au professionnel de disposer d’une garantie financière de 110 000 euros minimum, avoir souscrit à une assurance responsabilité civile dont la garantie ne peut être inférieure à 76 224 euros par an et, surtout, répondre à l’obligation d’avoir un mandat de gestion écrit correspondant à chacun des biens dont il est l’administrateur.

Le mandat est fondamental : il autorise l’administrateur de biens à prendre des décisions en lieu et place du propriétaire, à percevoir les loyers ou encore à payer les charges.

Plusieurs noms pour un même métier

Si la terminologie exacte de la profession est administrateur de biens, ou simplement administrateur, dans la loi Hoguet du 2 janvier 1970, dans les faits il existe plusieurs termes qui sont utilisés comme synonymes au sein de la profession.

Ainsi, il est possible de trouver des gestionnaires de biens, des gestionnaires immobiliers, des conseillers en gestion immobilière, des conseillers en location immobilière… tous ces termes, et la liste n’est pas exhaustive, définissent le même métier d’administrateur de biens. Quel que soit le terme utilisé par le professionnel dans sa communication ou sa présentation, ce dernier est toujours tenu de posséder la carte professionnelle délivrée par la CCI dûment à jour ainsi que toutes les garanties obligatoires inhérentes à sa profession.

Les missions de l’administrateur de biens

Comme son nom l’indique, l’administrateur de biens administre les biens d’autrui, et en l’occurrence les biens immobiliers mis en location par les propriétaires. Ses missions concernent donc tous les aspects de la mise en location, de la recherche du locataire à l’état des lieux de sortie et la fin du bail.

La mise en location du bien : fixation du prix et étude des dossiers

La première mission de l’administrateur de biens est celle de la mise en location. Et ça commence par le conseil du propriétaire concernant le loyer du bien en question : l’administrateur de biens se doit de connaître le marché et les prix et est en mesure d’estimer le juste loyer à demander lors de la location, en tenant compte des spécificités du bien, du marché immobilier mais aussi de la législation (par exemple si, dans la ville, un plafonnement des loyers est en vigueur). Il fixera, avec l’accord du propriétaire, le meilleur loyer visant à optimiser les chances de trouver un locataire et à maximiser les revenus locatifs pour le propriétaire.

Une fois cette étape réalisée, l’administrateur du bien se chargera de la recherche d’un locataire pour le bien pour lequel il a été mandaté. Cela signifie faire de la publicité (sur internet, dans des magazines spécialisés…) pour le bien en question et réceptionner les dossiers de candidature pour la location. Il devra également faire réaliser tous les diagnostics obligatoires pour une mise en location et qui sont à fournir au futur locataire.

Dans un premier temps et dans un souci d’efficacité, l’administrateur de biens échangera par téléphone avec les candidats, afin de connaître leurs besoins et prendre connaissance de leur profil. Une fois cette première étape réalisée, il indiquera aux candidats pour lesquels une visite est organisée, l’importance de fournir un dossier complet. En effet, au premier dossier complet obtenu, l’administrateur bloquera les visites et soumettra le dossier pour validation au gestionnaire.

La gestion de la location est totalement déléguée

Finaliser la mise en location

Une fois le locataire choisi, l’administrateur de biens aura la charge de conclure la location : cela signifie faire signer le bail, faire l’état des lieux d’entrée ainsi que collecter le dépôt de garantie auprès du locataire. Cette dernière peut, selon les cas, être conservée par l’administrateur ou versée au propriétaire (qui doit toujours garder en tête qu’elle doit être rendue, sous conditions, à la fin du bail).

Collecte et versement du loyer

Une fois le locataire entré dans les lieux, l’administrateur de biens va être mobilisé régulièrement pour la gestion régulière du bien en question. Il va notamment être chargé de collecter, auprès du locataire, le loyer qu’il reversera au propriétaire. Selon les situations et les modalités de gestion convenues, l’administrateur de biens pourra également payer directement au syndic les charges relatives au bien immobilier.

Naturellement, l’administrateur de biens sera également chargé d’établir chaque mois la quittance de loyer que tout propriétaire a l’obligation de fournir à son locataire en tant que justificatif du loyer perçu. Un document qui, par ailleurs, permettra au locataire de faire valoir ses droits au niveau de certaines aides d’État et pour tout autre usage qu’il jugera nécessaire.

La régularisation annuelle et la récupération des charges locatives

Outre le loyer, fixé en amont et comprenant une somme forfaitaire pour les charges (ce qu’on appelle un loyer charges comprises), l’administrateur de biens sera également l’intermédiaire entre le propriétaire et le locataire pour ce qui concerne la régularisation annuelle des charges et la récupération des charges.

Chaque année, en effet, le coût réel des charges locatives, comme le chauffage collectif, l’électricité des communs ou la consommation d’eau dans un immeuble, doit être comparé aux sommes payées durant l’année (au prorata de la durée du bail) au titre des charges inclues dans le loyer : si le montant réel est supérieur, le locataire devra régulariser les sommes manquantes, si le montant réel est inférieur, il sera remboursé. De la même manière, il existe des taxes, notamment la redevance d’enlèvement des ordures ménagères, qui sont payées par le propriétaire mais sont récupérables auprès du locataire en tant que personne jouissant effectivement du logement.

L’administrateur de biens aura donc comme mission, après transmission des documents relatifs à ces montants de la part du propriétaire, de faire les calculs et de régulariser la situation, qu’elle soit en faveur du propriétaire ou du locataire. Pour les deux parties, c’est la garantie d’une gestion des flux financiers totalement conforme à la réglementation en vigueur.

Gestion des situations de crise

Mais l’intérêt principal, pour un propriétaire, de faire appel à un professionnel de la gestion locative, tient dans les situations de crise qu’il sera amené à gérer. Lorsque survient un problème dans le bien donné en gestion, comme une fuite, un problème d’électricité ou un problème d’équipements, l’administrateur de biens sera l’interlocuteur privilégié du locataire et sera chargé de mobiliser les professionnels adéquats pour résoudre la situation (plombier, chauffagiste…). Il transmettra alors les devis au propriétaire qui aura la possibilité de les valider, et donc donner le feu-vert pour l’intervention, ou de demander d’autres devis s’il le souhaite. Là aussi, l’expérience de l’administrateur de biens sera cruciale pour conseiller le propriétaire, notamment sur les prix pratiqués par les professionnels du secteur, prix que ne connaît pas forcément le propriétaire. De plus, l’administrateur de biens fera généralement appel à des professionnels de confiance auxquels il a recours régulièrement, ce qui permet parfois d’avoir de meilleurs devis et limite le risque de surfacturation.

Gérer la fin de la location

L’administrateur de biens intervient bien évidemment lors de la fin du bail, c’est-à-dire lorsque le locataire a signifié son intention de quitter les lieux (ou que le propriétaire met fin à la location dans le cadre des possibilités offertes par la loi). Dans ce cas de figure, l’administrateur de biens aura la charge de réaliser l’état des lieux de sortie, d’évaluer ou faire évaluer les dégradations s’il y en a, de faire les réparations le cas échéant et, enfin, de reverser la caution au locataire en retenant les sommes prévues par la loi. Sa connaissance de la législation en vigueur lui permettra de réaliser ces opérations en la respectant, afin d’éviter les conflits.

Si le bien mis en gestion a besoin d’un rafraîchissement, avec l’accord du propriétaire, l’administrateur de bien pourra procéder à l’établissement des devis et au suivi des travaux. Ensuite, il recommencera le processus de mise en location depuis le début, afin que le bien reste vide le moins longtemps possible.

L'accompagnement fiscal de l'administrateur de biens

Comme tout revenu, les loyers perçus par un propriétaire doivent être déclarés au fisc, dans le cadre de la déclaration annuelle de revenus : il s’agit en effet de revenus fonciers. Or, dans le domaine immobilier, il existe des spécificités qui ne sont pas forcément connues ou faciles à identifier et à mobiliser, et qui permettent malgré tout de réduire le montant de l’impôt. L’administrateur de biens peut également intervenir à ce niveau.

Le relevé de gestion : un récapitulatif mensuel des loyers et des dépenses

Tous les mois, durant toute la durée de la location, l’administrateur de biens va établir un document, appelé communément relevé de gestion, qu’il enverra au propriétaire. Sur ce document, sont mentionnés tous les flux monétaires concernant le bien mis en location : les loyers perçus avec leur montant, bien évidemment, mais également les montants perçus de manière exceptionnelle (comme la récupération des taxes ou la régularisation de certaines charges) ainsi que les frais dépensés pour le bien en cas de travaux par exemple. En outre, il communiquera les factures inhérentes aux travaux réalisés.

Ces documents, à conserver, vont permettre au propriétaire de communiquer aux impôts les sommes perçues et dépensées, et donc remplir sa déclaration.

La possibilité d’un récapitulatif annuel pour mieux remplir sa déclaration

S’il est tout à fait possible, sur la base des différents relevés mensuels de gestion et des factures, de retracer l’ensemble des flux monétaires correspondant au bien mis en gestion, certains administrateurs de biens proposent dans leurs services une aide supplémentaire pour les propriétaires : un document annuel permettant de faciliter le remplissage du formulaire de déclaration 2044 (si les revenus fonciers sont supérieurs à 15 000 euros) ou de la case correspondante « Revenus fonciers » du formulaire 2042 en cas de revenus inférieurs à 15 000 euros (on parle alors de micro-foncier).

Dans ce document, qui est un service proposé en plus et n’est donc pas obligatoirement fourni par l’ensemble des administrateurs de biens en France, l’ensemble des données permettant le remplissage exact des déclarations est listé, généralement avec la précision des cases dans lesquelles reporter les sommes.

Grâce au suivi continu de la location et de tous les flux financiers, l’administrateur de biens pourra en effet facilement distinguer le loyer perçu, les sommes correspondant aux charges et aux travaux (et les prestataires missionnés) ainsi que les diverses déductions autorisées par le fisc. Une aide précieuse : outre permettre d’établir une déclaration de revenus rapidement, elle sera exacte et conforme à ce que réclame le fisc. Pour le propriétaire, cela permet de ne pas faire d’erreurs dans la déclaration et donc de ne pas risquer de payer plus d’impôts : la législation prévoit en effet que seuls les gains, donc la différence entre les loyers perçus et les dépenses, soient imposables, et prévoit même la possibilité d’un déficit lorsque les dépenses dépassent les montants perçus.

Combien coûte le fait d’administrer son bien immobilier ?

Si la profession d’administrateur immobilier est réglementées, notamment sur le plan de l’obligation d’avoir une carte professionnelle ou encore sur la question des garanties obligatoires, le tarif de la prestation n’est pas fixe en France. Chaque administrateur de biens ou cabinet de gestion est libre de fixer le prix qu’il souhaite.

Afin de ne pas peser trop lourd sur les sommes perçues par le propriétaire, lesquelles vont varier en fonction du bien et du marché, en général le coût d’un administrateur de biens est fixé comme un pourcentage du loyer hors charges payé par le locataire. Ce pourcentage peut être plus ou moins important selon les services fournis dans le cadre du mandat, en fonction des divers services supplémentaires proposés et des besoins du propriétaire.

Les frais de gestion sont toujours déductibles

Quelle que soit la formule choisie dans le cadre du mandat de gestion, le propriétaire doit savoir que l’ensemble des sommes payées à l’administrateur de biens, appelées « frais de gestion », sont déductibles. L’administration fiscale prévoit en effet, dans la déclaration des revenus fonciers, une case spécifiquement dédiée à ces frais de gestion dont la somme sera déduite des sommes perçues pour établir les revenus réels annuels, les seuls imposables.

Les avantages de la mise en gestion d’un bien immobilier

Pour le propriétaire

Pour un propriétaire qui désire mettre son bien en location, faire appel à un administrateur de biens signifie avant tout bénéficier de la compétence, des connaissances et de l’expertise d’un professionnel de l’immobilier, capable de le conseiller dans sa location de A à Z. Si le propriétaire reste maître de son bien, et prend toutes les décisions finales, l’administrateur de biens sera chargé de toutes les missions chronophages que représente une location.

Le propriétaire sera rassuré d’avoir un locataire dont le dossier a été dûment étudié concernant sa solvabilité ou la solvabilité de ses garants, ce qui réduit fortement le risque de loyers impayés. De plus, les périodes de vacance entre deux locations seront réduites au minimum, maximisant de fait la rentabilité du bien. Il pourra également bénéficier du réseau de professionnels dont dispose le gestionnaire pour obtenir des devis et des prestations à un prix conforme au marché tout en étant assuré d’une mobilisation rapide en cas d’urgence.

L’établissement, par un professionnel certifié, des états des lieux d’entrée et de sortie en début et fin de location lui permettent d’avoir l’assurance que son bien n’a pas subi de dégradations majeures hormis celles liées à l’usage du bien en question. Le cas échéant, le fait que ce soit un professionnel qui a réalisé les états des lieux peut jouer en sa faveur face au locataire dans le cadre d’une procédure.

Les connaissances juridiques, administratives et fiscales de l’administrateur du bien lui permettront, en outre, d’avoir une gestion parfaitement conforme à la réglementation en vigueur, notamment en termes de paiement des charges et des loyers, ou encore de régularisation des montants. Il pourra, à tout moment, demander des justificatifs (devis, factures…) et bénéficier d’une aide pour ses déclarations à l’administration fiscale.

Pour le locataire

Le propriétaire n’est pas la seule personne pour laquelle la mise en gestion du bien immobilier est avantageuse : le locataire en bénéficie aussi. Si l’administrateur du bien est l’intermédiaire entre le propriétaire et le locataire, en tant que représentant légal du premier, il est également l’interlocuteur du deuxième.

Le locataire sera en effet rassuré de pouvoir contacter l’administrateur du bien qu’il loue potentiellement plus facilement que le propriétaire lui-même. Cela réduit le temps de réaction en cas de problème majeur qui demande une résolution urgente (fuite d’eau, panne de chauffage…) et qui est du ressort du propriétaire.

Concernant les dépenses régulières ou exceptionnelles, le locataire d’un bien confié en gestion aura l’assurance de ne payer que ce qui lui incombe, l’administrateur de biens étant le garant de la légalité des demandes qui lui sont adressées et ne pouvant faire ces demandes que sur la base de la loi et des justificatifs fournis par le propriétaire.

De même, avec un état des lieux établi par un professionnel au début et à la fin de la location, il aura l’assurance que sa caution lui sera rendue, et que si des sommes sont retenues, il y a une justification.


Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.