Administrateur de biens, de quoi s'agit-il ?

Administrateur de biens : définition

Au lieu de gérer son ou ses biens en location soi-même, il est possible de faire appel à un professionnel spécialiste de ce sujet. L'administrateur de biens travaille à ce que la gestion locative de vos biens soit optimale. Mais quel est concrètement son rôle, ses devoirs, sa fonction ?

Que signifie exercer la profession d'administrateur de biens ?

La première chose à avoir en tête, c'est que la profession d’administrateur de biens est une profession réglementée. Tout le monde ne peut pas être administrateur de biens en France.

S’il existe des formations diplômantes au sein des cursus universitaires pour devenir administrateur de biens, un diplôme n’est pas nécessaire. Souvent, les professionnels sont d’ailleurs formés au sein du réseau qui les emploie.

Néanmoins, cela ne les exonère pas de respecter des règles strictes, notamment issues de la loi Hoguet du 2 janvier 1970 dont la dernière modification a été adoptée avec la loi Alur du 24 mars 2014. Un administrateur de biens doit notamment : 

• Être titulaire d’une carte professionnelle ayant pour mention « Gestion immobilière », délivrée par la Chambre de commerce et d’industrie (CCI), valable trois ans, et sanctionnant une formation, une expérience et des connaissances suffisantes en immobilier.
• Disposer d’une garantie financière de 110 000 euros minimum, avoir souscrit à une assurance responsabilité civile dont la garantie ne peut être inférieure à 76 224 euros par an. Et, surtout, répondre à l’obligation d’avoir un mandat de gestion écrit correspondant à chacun des biens dont il est l’administrateur.

La notion de mandat est aussi fondamentale. Le mandat autorise l’administrateur de biens à prendre des décisions en lieu et place du propriétaire, à percevoir les loyers ou encore à payer les charges.

Plusieurs noms pour un même métier d'administration de biens immobiliers

Si la terminologie exacte de la profession est administrateur de biens, dans les faits, il existe plusieurs termes utilisés comme synonymes au sein de la profession.

On peut trouver des gestionnaires de biens, des gestionnaires immobiliers, des conseillers en gestion immobilière, des conseillers en location immobilière, etc. Tous ces termes définissent le même métier d’administrateur de biens. Quel que soit le terme utilisé par le professionnel dans sa communication ou sa présentation. Celui-ci est toujours tenu de posséder la carte professionnelle délivrée par la CCI ainsi que toutes les garanties obligatoires inhérentes à la profession.

Quel est le rôle d'un administrateur de biens ?

L’administrateur de biens administre les biens immobiliers mis en location par les propriétaires. Ses missions concernent donc tous les aspects de la location, depuis la mise en location, la recherche du locataire à l’état des lieux de sortie et la fin du bail.

La mise en location du bien : fixation du prix et étude des dossiers

La première mission de l’administrateur de biens est celle de la mise en location. Et ça commence par le conseil au propriétaire concernant le loyer du bien.

L’administrateur de biens se doit de connaître le marché et les prix et est en mesure d’estimer le juste loyer à demander lors de la location. Et cela, en tenant compte des spécificités du bien, du marché immobilier, mais aussi de la législation (par exemple si, dans la ville, un encadrement des loyers est en vigueur). L'administrateur fixera, avec l’accord du propriétaire, le meilleur loyer pour maximiser les revenus locatifs pour le propriétaire.

L’administrateur du bien se charge de la recherche du locataire pour le logement pour lequel il a été mandaté. Cela signifie faire de la publicité (sur les plates-formes en ligne, en affichage dans l'agence…) pour le bien en question et réceptionner les dossiers de candidature pour la location. Il doit vérifier que tous les diagnostics obligatoires sont à jour pour une mise en location.

L'administrateur sélectionne parmi les locataires les plus solvables et ceux qui présentent le meilleur profil. Il se charge par la suite d'organiser les visites du bien entre les locataires. Une fois qu'un des locataires s'est positionné, il bloque le bien pour finaliser la mise en location.

La gestion de la location totalement déléguée

Finaliser la mise en location

Une fois le locataire choisi, l’administrateur de biens a la charge de conclure la mise en location. Cela signifie faire signer le bail avec le locataire, réaliser l’état des lieux d’entrée ainsi que collecter le dépôt de garantie auprès du locataire.

Le dépôt de garantie peut, selon les cas, être conservé par l’administrateur ou versé au propriétaire. Ce dernier doit toujours garder en tête que le dépôt de garantie sera rendu, sous conditions, à la fin du bail au locataire.

La collecte et le versement du loyer

Une fois le locataire entré dans les lieux, l’administrateur de biens est mobilisé pour la gestion régulière du logement. Il doit collecter le loyer auprès du locataire qu’il reverse au propriétaire. Selon les situations et les modalités de gestion convenues, l’administrateur de biens peut également payer directement au syndic de copropriété les charges relatives au bien immobilier.

Naturellement, l’administrateur de biens se doit d’établir chaque mois la quittance de loyer que tout propriétaire a l’obligation de fournir à son locataire en tant que justificatif du loyer perçu.

La régularisation annuelle et la récupération des charges locatives

Le loyer, fixé en amont et comprend aussi une somme forfaitaire pour les charges locatives (ce qu’on appelle un loyer charges comprises). L’administrateur de biens sert d’intermédiaire entre le propriétaire et le locataire pour ce qui concerne la régularisation annuelle des charges et la récupération des charges.

Chaque année, le coût réel des charges locatives est évalué. On pense au chauffage collectif, à l’électricité des parties communes ou la consommation d’eau dans un immeuble. Le montant des dépenses est comparé aux sommes payées durant l’année (au prorata de la durée du bail) au titre des charges incluses dans le loyer.

• Si le montant réel des charges est supérieur, le locataire doit régulariser les sommes manquantes.
• Si le montant réel des charges est inférieur, le locataire est remboursé.

De la même manière, il existe des redevances, notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), qui sont payées par le propriétaire. Mais elles sont récupérables auprès du locataire en tant que personne jouissant effectivement du logement.

L’administrateur de biens a donc comme mission de faire les calculs et de régulariser la situation, qu’elle soit en faveur du propriétaire ou du locataire. Pour les deux parties, c’est la garantie d’une gestion des flux financiers totalement conforme à la réglementation en vigueur.

La gestion des situations de crise

L'intérêt principal, pour un propriétaire, de faire appel à un professionnel de la gestion locative, tient dans les situations de crise qu’il sera amené à gérer. Lorsque survient un problème dans le bien en gestion, comme un dégât des eaux, un problème d’électricité ou un problème d’équipements, l’administrateur de biens est l’interlocuteur privilégié du locataire.

L'administrateur va ensuite mobiliser les professionnels et artisans de son réseau pour résoudre la situation (plombier, chauffagiste…). Il transmet les devis au propriétaire qui les valide, et donc donne le feu-vert pour l’intervention, ou demande d’autres devis le cas échéant.

Là aussi, l’expérience de l’administrateur de biens est cruciale pour conseiller le propriétaire, notamment sur les prix pratiqués par les professionnels du secteur. Des prix que ne connaît pas forcément le propriétaire. De plus, l’administrateur de biens fera généralement appel à des professionnels de confiance auxquels il a recours régulièrement, ce qui permet parfois d’avoir de meilleurs devis et limite le risque de surfacturation.

Gérer la fin de la location

L’administrateur de biens intervient également à la fin du bail, lorsque le locataire a signifié son intention de quitter les lieux. Ou que le propriétaire met fin à la location dans le cadre des possibilités offertes par la loi. Dans ce cas de figure, l’administrateur de biens aura la charge de réaliser l’état des lieux de sortie, d’évaluer ou faire évaluer les dégradations s’il y en a. Et de faire les réparations le cas échéant et, reverser la caution au locataire en retenant les sommes prévues par la loi.

Sa connaissance de la législation en vigueur lui permettra de réaliser ces opérations en la respectant, afin d’éviter les conflits.

Si le bien mis en gestion a besoin d’un rafraîchissement, avec l’accord du propriétaire, l’administrateur de biens pourra procéder à l’établissement des devis et au suivi des travaux. Ensuite, l'administrateur suit le processus de mise en location depuis le début, afin que la vacance locative soit la plus courte possible.

L'accompagnement fiscal de l'administrateur de biens

Les revenus locatifs perçus par le propriétaire doivent être déclarés aux impôts, dans le cadre de sa déclaration annuelle de revenus. Or, en immobilier, il existe des spécificités avec des régimes fiscaux très différents, permettant malgré tout de réduire le montant de l’impôt. L’administrateur de biens peut également intervenir à ce niveau.

Le relevé de gestion : un récapitulatif mensuel des loyers et des dépenses

Tous les mois, durant toute la durée de la location, l’administrateur de biens établit un relevé de gestion, qu’il envoie au propriétaire. Sur ce document, sont mentionnés tous les flux monétaires concernant le bien mis en location. Les loyers perçus avec leur montant, mais aussi les montants perçus de manière exceptionnelle comme la récupération des taxes ou la régularisation de certaines charges. 

On retrouve aussi les frais dépensés pour le bien en cas de travaux par exemple. L'administrateur communique toutes les factures inhérentes aux travaux réalisés. Ces documents, à conserver, permettent au propriétaire de communiquer aux impôts les sommes perçues et dépensées, et donc remplir sa déclaration fiscale.

La possibilité d’un récapitulatif annuel pour mieux remplir sa déclaration

S’il est tout à fait possible, sur la base des différents relevés mensuels de gestion et des factures, de retracer l’ensemble des flux monétaires. Certains administrateurs de biens proposent dans leurs services une aide supplémentaire pour les propriétaires.

Il s'agit d'un document annuel facilitant le remplissage du formulaire de déclaration 2044. Si les revenus fonciers sont supérieurs à 15 000 euros ou de la case correspondante « Revenus fonciers » du formulaire 2042 en cas de revenus inférieurs à 15 000 euros, on parle alors de micro-foncier.

Grâce au suivi continu de la location et de tous les flux financiers, l’administrateur de biens peut distinguer le loyer perçu, les sommes correspondant aux charges et aux travaux (et les prestataires missionnés). Une aide précieuse pour établir une déclaration de revenus rapidement, elle sera exacte et conforme à ce que réclame le fisc.

Pour le propriétaire, c'est l'assurance de ne pas faire d’erreurs dans la déclaration et donc de ne pas risquer de payer plus d’impôts. La législation prévoit en effet que seuls les gains, de ce fait la différence entre les loyers perçus et les dépenses, soient imposables, et prévoit même la possibilité d’un déficit foncier lorsque les dépenses dépassent les montants perçus.

Combien coûte le fait d’administrer son bien immobilier ?

Si la profession d’administrateur immobilier est réglementée, le tarif de la prestation n’est pas fixe en France. Chaque administrateur de biens ou cabinet de gestion est libre de fixer le prix qu’il souhaite.

En général, le coût d’un administrateur de biens est fixé comme un pourcentage du loyer hors charges payé par le locataire, entre 5 et 10 %. Ce pourcentage peut être plus ou moins important selon les services fournis dans le cadre du mandat. Il peut y avoir des frais supplémentaires pour des services en plus et des besoins propres au propriétaire.

Quelle que soit la formule choisie dans le cadre du mandat de gestion, le propriétaire doit savoir que l’ensemble des sommes payées à l’administrateur de biens, appelées frais de gestion, sont déductibles. La somme est déduite des sommes perçues pour établir les revenus réels annuels, les seuls imposables (dans le cadre du régime réel et non du micro-foncier). Même chose pour les charges de copropriété qui peuvent être déduits dans le cadre du régime réel.

Les avantages de la mise en gestion d’un bien immobilier

Pour le propriétaire

Faire appel à un administrateur de biens signifie avant tout bénéficier de la compétence, des connaissances et de l’expertise d’un professionnel de l’immobilier. Un professionnel capable de conseiller un bailleur dans sa location de A à Z. Si le propriétaire reste maître de son bien, et prend toutes les décisions, l’administrateur de biens est lui chargé de toutes les missions chronophages que représente une location.

Le propriétaire peut se retrouver rassuré d’avoir un locataire dont le dossier a été dûment étudié concernant sa solvabilité ou la solvabilité de ses garants. Ce qui réduit fortement le risque de loyers impayés. De plus, les périodes de vacance entre deux locations seront réduites au minimum, maximisant la rentabilité du bien. Il pourra également bénéficier du réseau de professionnels dont dispose le gestionnaire pour obtenir des devis et des prestations à un prix conforme au marché. Et cela, tout en étant assuré d’une mobilisation rapide en cas d’urgence.

L’établissement, de l'état des lieux d’entrée et de l'état des lieux de sortie en début et fin de location est fait par un professionnel certifié. C'est l’assurance que le bien n’a pas subi de dégradations majeures hormis celles liées à l’usage. Le cas échéant, le fait que ce soit un professionnel qui a réalisé les états des lieux peut jouer en sa faveur face au locataire dans le cadre d’une procédure.

Les connaissances juridiques, administratives et fiscales de l’administrateur font que l'administrateur effectue une gestion conforme à la réglementation en vigueur. Et notamment en termes de paiement des charges et des loyers, ou encore de régularisation des montants. Le propriétaire bailleur peut, à tout moment, demander des justificatifs (devis, factures…) et bénéficier d’une aide pour ses déclarations à l’administration fiscale.

Pour le locataire

Le propriétaire n’est pas la seule personne pour laquelle la mise en gestion du bien immobilier est avantageuse. Le locataire en bénéficie aussi.

Le locataire sera en effet rassuré de pouvoir contacter l’administrateur du bien potentiellement plus facilement que le propriétaire lui-même. Cela réduit le temps de réaction en cas de problème majeur qui demande une résolution urgente (fuite d’eau, panne de chauffage…) et qui est du ressort du propriétaire.

Concernant les dépenses régulières ou exceptionnelles, le locataire d’un bien confié en gestion aura l’assurance de ne payer que ce qui lui incombe. L’administrateur de biens est le garant de la légalité des demandes qui lui sont adressées et ne peut faire ces demandes que sur la base de la loi et des justificatifs fournis par le propriétaire.