Comment bien préparer sa première AG ?

Convoquée chaque année, l’assemblée générale de copropriété permet de prendre toutes les décisions importantes de la vie de l’immeuble.

1. Adressez vos questions

Chaque copropriétaire peut demander au syndic, par lettre recommandée, l’inscription à l'ordre du jour de questions complémentaires. Mais attention ! Vous devrez les faire parvenir au syndic avant qu’il n’ait rédigé les convocations. En effet, dans la convocation est aussi indiqué l'ordre du jour de l'assemblée. Si vous voulez que votre demande soit prise en compte, il faut donc vous y prendre avant de recevoir la convocation. Cela veut dire qu'il faut anticiper votre question au moins 1 mois avant. Pour rappel, la convocation d'une AG vous êtes transmise a minima 1 mois avant qu'elle n'ait lieu. 

Si votre question n'est pas inscrite à l'ordre du jour, vous pourrez toujours la poser durant l'assemblée, mais elle ne fera l'objet d'aucun vote. Pour cela, il faudra attendre la prochaine assemblée générale qu'elle soit inscrite à l'ordre du jour ou convoquer une assemblée extraordinaire sur le sujet.

2. Vérifiez le délai de convocation de l'ag

Vous devez obligatoirement, comme tous les copropriétaires recevoir votre convocation au moins 21 jours avant la date fixée. Elle devra vous être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (ou remise contre un récépissé ou une signature). Dans la convocation sont indiqués la date, l’heure et le lieu de la réunion ainsi que l’ordre du jour. C’est-à-dire les résolutions qui seront votées par les copropriétaires selon les règles de vote propres à chaque type de résolution.

3. Prenez connaissance de l'ordre du jour

Il est généralement préparé par le syndic, en concertation avec le conseil syndical (les copropriétaires élus par l’AG). La liste des questions à débattre est accompagnée d'un certain nombre de documents obligatoires : l’état financier de la copropriété et le compte de gestion général si les comptes doivent être approuvés, ou encore des devis si le vote de travaux est inscrit à l’ordre du jour, etc.

D’autres documents informatifs peuvent également être annexés, comme un compte-rendu du conseil syndical.

4. Donnez procuration si vous ne pouvez pas vous déplacer

Si vous ne pouvez pas assister à l’assemblée, impossible de voter par correspondance, mais par contre vous avez le droit de vous faire représenter, en donnant procuration à la personne de votre choix. Il peut s’agir d’un autre copropriétaire, d’un membre de votre famille, ou encore de votre locataire si vous êtes propriétaire-bailleur.

En revanche, il ne peut pas s’agir du syndic, de son conjoint ou de l’un de ses employés. Vous pouvez préciser à votre mandataire comment il doit voter pour chacune des résolutions. Sachez toutefois que, s’il ne respecte pas vos consignes, cela n’entachera pas la validité des décisions prises au cours de l’assemblée.

5. Faites respecter votre vote en assemblée générale de copro

Une décision prise en assemblée de copropriété s’impose immédiatement à tous les copropriétaires. Toutefois, si vous avez voté « contre » ou si vous étiez absent, vous pouvez demander son annulation auprès du tribunal judiciaire, par l’intermédiaire d’un avocat, dans les deux mois qui suivent l’envoi par le syndic du procès-verbal de l’Assemblée Générale. Attention, passé ce délai, les décisions, même prises irrégulièrement, s’appliqueront.

A savoir, vous aurez plus de chances de l'obtenir si la décision n’a pas été votée à la bonne majorité, si elle ne figurait pas à l’ordre du jour ou si des documents nécessaires à la prise de décision (devis…) n’ont pas été joints à la convocation. Vous avez aussi la possibilité de faire annuler l’ensemble de l’assemblée générale, si par exemple elle a été convoquée de manière irrégulière.

Quand doit avoir lieu l'assemblée générale de copropriété ?

L’assemblée générale de copropriété doit se dérouler au moins une fois par an à l’initiative du syndic. Elle doit avoir lieu moins de 6 mois après la clôture de l’exercice comptable de l’année précédente. L’assemblée réunit tous les copropriétaires occupants ou les copropriétaires bailleurs. Ces derniers reçoivent plusieurs semaines avant une convocation précisant, le lieu, la date et l’heure, ainsi que l’ordre du jour. Au cours de cette assemblée, de nombreux sujets sont abordés (selon l’ordre du jour) et des décisions sont votées. Voilà pourquoi il est fortement recommandé d’y assister. 

Généralement, les thèmes suivants sont abordés en assemblée : 

• Le budget prévisionnel, le fonds travaux ;
• La réalisation de travaux dans les parties communes ;
• Le choix du Syndic ;
• Les questions relatives au règlement de copropriété ;
• Les travaux dans les parties privatives qui affectent les parties communes, etc.

Toutefois, le syndic peut organiser d’autres assemblées générales. Voilà pourquoi on distingue l’assemblée générale ordinaire qui a lieu une fois par an, de l’assemblée générale extraordinaire qui peut survenir à n’importe quel moment. L’assemblée générale extraordinaire a pour objectif de pouvoir trancher sur une question urgente ne pouvant pas attendre la prochaine assemblée générale. Les raisons sont multiples : des travaux urgents à réaliser, une catastrophe technologique ou naturelle, demande d’un copropriétaire, etc. 

Quel délai entre 2 AG ?

Au minimum, les copropriétaires doivent se réunir en assemblée générale chaque année une fois. Il peut y avoir plusieurs assemblées générales dans l’année, rien ne l’interdit. En revanche, il n’est pas obligatoire qu’il y ait 12 mois de délai entre deux AG. L’assemblée générale est en effet annuelle.

Si une assemblée générale de copropriété a lieu en novembre, et que l’AG suivante a lieu en juillet de l’année qui suit, cela compte comme une assemblée générale annuelle. La règle fixée par le décret du 17 mars 1967 est de 6 mois à compter du dernier jour de la clôture de l’exercice comptable de l’année précédente. 

Il peut également arriver que des assemblées générales extraordinaires soient réalisées au cours de l’année. Il n’y a pas de précision légale sur le délai entre les deux, il y a simplement des règles juridiques en matière de convocation avant l’assemblée de copropriété et de délai d’information des copropriétaires. Lors d’une assemblée générale ordinaire le délai de convocation est de 21 jours. Ce délai peut être bien plus court en cas de convocation extraordinaire s’il y a urgence.

Qui peut être président de séance assemblée générale copropriété ?

L’assemblée générale des copropriétaires comprend au moins un président tel que cela est défini dans l’article 15 du décret du 17 mars 1967. Depuis un arrêt du 13 novembre 2013, il est acquis que la fonction de président de séance est une mission que ne peut effectuer qu’un copropriétaire. La fonction ne peut pas être déléguée à un mandataire. Le président de la séance de votre AG sera donc nécessairement un copropriétaire présent le jour de l’assemblée.

Qui peut assister à une assemblée générale de copropriété ?

Une assemblée générale de copropriété est réservée à plusieurs types de personnes. 

• Les copropriétaires ou leur mandataire s’ils sont représentés. Les locataires sont ainsi exclus de l’assemblée.
• Les membres du Syndic de copropriété qui organisent l’assemblée et en assurent le secrétariat.
• Différents intervenants extérieurs dans certains cas peuvent aussi intervenir (architecture, artisan…) en accord avec le syndic de copropriété.