Le conseil syndical en copropriété : règles, renouvellement, composition

À côté des copropriétaires et du syndic, il existe un troisième organe essentiel de la copropriété : le conseil syndical. Il a un rôle d’intermédiaire entre l’ensemble des copropriétaires et le syndic ; mais pas seulement. L’ensemble des fonctions du conseil syndical, ainsi que sa composition et ses pouvoirs, est régi par des règles strictes auxquelles il ne peut déroger.

Quelle est la mission du conseil syndical en copropriété ?

Le fonctionnement du conseil syndical est fixé par la copropriété elle-même. Aucun texte de loi ne fixe de règles précises. Si bien que chaque copropriété aura un conseil syndical différent en fonction des besoins de la copropriété, de la taille de celle-ci : nombre de représentants, modalités de convocation, règles de majorité en cas de vote, liberté de prise de décisions…

Il est toutefois important de noter que malgré son rôle central d’intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic. Les décisions prises par le conseil syndical ne conduisent pas à une obligation de la part du syndic. La contrainte d’exécution ne découle que des décisions prises par l’ensemble des copropriétaires (ou leurs représentants ayant obtenu pouvoir).

Le conseil syndical : un rôle d’assistance du syndic de copropriété

Le premier et sans aucun doute le plus important des rôles du conseil syndical d’une copropriété est celui d’assistance du syndic. Ce rôle découle du statut intermédiaire du conseil syndical : composé de copropriétaires. Il est donc en lien direct avec les autres copropriétaires, mais est aussi concerné par les intérêts de ceux-ci en ce que les décisions prises pour la copropriété impactent directement le patrimoine de ses membres.

Ainsi, le conseil syndical sera en charge de préparer l’ordre du jour en amont de l’assemblée générale des copropriétaires, en lien étroit avec ceux-ci. L'ordre du jour sera établi lors d’une réunion préparatoire à laquelle participent le syndic et le conseil syndical.

Le conseil syndical a également un rôle de consultant dans le cadre de travaux à réaliser dans la copropriété. Il sera alors interpellé essentiellement à deux occasions :

• Lorsque les travaux sont urgents et nécessaires pour la sauvegarde de l’immeuble ou de la copropriété. Le syndic doit demander l’avis du conseil syndical concernant ces interventions qui revêtent un caractère urgent. Le conseil syndical va ainsi délibérer et aura la possibilité de valider lesdits travaux sans besoin de convoquer une assemblée générale extraordinaire, les travaux ne pouvant attendre l’assemblée générale annuelle.
• Lorsque le montant des travaux que compte réaliser le syndic dépasse un seuil, fixé par les copropriétaires lors de l’assemblée générale. Le conseil syndical aura la possibilité de valider ces travaux que le syndic ne peut lancer de sa propre initiative. Toutefois, ce pouvoir accordé au conseil syndical doit être approuvé par les copropriétaires, à la majorité des voix.

Le rôle de contrôle du syndic de copropriété

S’il est amené à assister le syndic dans la gestion de la copropriété, le conseil syndical tient également le rôle opposé : celui de contrôle sur le syndic de copropriété. Le conseil syndical va, à la fin du mandat du syndic, le mettre en concurrence avec d’autres afin que les copropriétaires puissent décider s'il faut renouveler, ou non, le contrat de gestion.

Pour ce faire, chaque membre du conseil syndical dispose par définition de l’autorisation de consulter l’ensemble des documents concernant l’administration de la copropriété et la gestion du syndic en elle-même. Cela comprend les registres, les factures, les lettres ou encore les emails.

Le syndic est tenu, sur simple demande du conseil syndical ou de l’un de ses membres, de transmettre les documents demandés, qui peuvent alors être librement copiés par les membres du conseil syndical.

L'obligation de transmission de documents est encadrée par la loi. En cas de non-transmission des documents demandés dans un délai d’un mois après la demande. Le conseil syndical peut imposer au syndic une pénalité de 15 euros par jour jusqu’à transmission. Les pénalités sont déduites de la rémunération du syndic en cas de validation par les copropriétaires, car inscrites dans l’arrêté des comptes de la copropriété que les copropriétaires valident lors de l’assemblée générale annuelle.

Avec ces documents, le conseil syndical peut analyser la comptabilité du syndicat des copropriétaires. Il analyse aussi les comptes de la copropriété ou encore la répartition des dépenses de la copropriété, mais aussi les contrats passés avec des tiers et les conditions de ces contrats et de leur exécution.

Le conseil syndical a alors en main l’ensemble des éléments qui lui permettront d’établir si le syndic effectue ses missions conformément aux attentes de la copropriété et des copropriétaires.

Une délégation de pouvoir pour certaines décisions

Depuis le 1er juin 2020, en application de l’ordonnance du 30 octobre 2019, le conseil syndical peut obtenir de la part de l’assemblée générale des copropriétaires une délégation.

Pour les décisions qui nécessitent, lors de l’assemblée générale, un vote à la majorité simple, c’est-à-dire la majorité des voix des présents et des représentés. Cette délégation de pouvoirs n’est pas automatique et doit être décidée lors de l’assemblée générale et votée à la majorité des voix des copropriétaires.

Toutefois, la délégation n’est possible que :

• Lorsque le nombre de membres du conseil syndical est d’au moins 3 personnes ;
• Si elle ne concerne pas les décisions relatives à l’approbation des comptes ;
• Si elle ne concerne pas non plus les changements dans le règlement de copropriété ;
• Si elle n'est pas liée au budget prévisionnel.

La délégation, dès lors qu’elle est obtenue par le conseil syndical, est valable deux ans maximum, renouvelables. Les décisions prises dans le cadre des pouvoirs liés à cette délégation le sont lors d’un vote des membres du conseil syndical et sont adoptées en cas de majorité, avec une prépondérance du président du conseil syndical.

Quelle est la composition du conseil syndical ?

Lorsqu’une copropriété se dote d’un conseil syndical, le nombre de membres de celui-ci est fixé par l’ensemble des copropriétaires, lors de l’assemblée générale.

Le nombre de membres du conseil syndical doit répondre aux besoins de la copropriété et donc être cohérent avec la taille de la copropriété. Et ce, afin de permettre au conseil syndical de jouer son rôle d’intermédiaire entre les copropriétaires et le syndic de la meilleure manière possible.

Qui peut faire partie du conseil syndical ?

Puisque le conseil syndical joue un rôle dans la vie de la copropriété, les membres du conseil syndical doivent avoir un lien avec les copropriétaires afin que les intérêts de la copropriété soient au centre des décisions prises. Il paraît donc logique que les membres du conseil syndical peuvent être des copropriétaires eux-mêmes. Mais ce n’est pas une règle exclusive.

Peuvent également être membres du conseil syndical :

• Les ascendants ou les descendants des copropriétaires ;
• Les usufruitiers des copropriétaires (lorsque la nue-propriété et l’usufruit sont détenus par deux personnes différentes) ;
• Les conjoints (mariés) ou partenaires pacsés des copropriétaires (quand un seul des deux membres du couple possède la propriété pleine des lots) ;
• Les représentants légaux des copropriétaires.

On notera également la possibilité pour un représentant statutaire ou une personne habilitée d’être membre du conseil syndical. Si le copropriétaire en question est une personne morale (une entreprise ou un fonds d’investissement par exemple) et non une personne physique.

En outre, la loi interdit au syndic d’être membre du conseil syndical, y compris lorsqu’il est lui-même copropriétaire d’un ou plusieurs lots, afin d’éviter des conflits d’intérêt. L'interdiction s’étend à l’entourage proche du syndic, notamment le conjoint ainsi que les parents en ligne collatérale jusqu’au 2e degré.

L’élection du conseil syndical et la durée du mandat

Les membres du conseil syndicat** sont élus à la majorité absolue lors de l’assemblée générale des copropriétaires**.

La durée du mandat est fixée à 3 ans maximum (la durée est décidée par l’assemblée générale), renouvelable.

Tout membre du conseil syndical peut démissionner, ce qui appellera à une nouvelle élection de la part de l’assemblée générale de copropriété. En cas de vente de l’ensemble des lots qu’il détient, tout membre du conseil syndical perd son mandat par le fait qu’il n’est plus copropriétaire.

En cas de démission ou de perte d’un mandat de la part d’un membre, le conseil syndical peut continuer de fonctionner, uniquement s’il dispose encore d’au moins trois quarts des sièges occupés. Si plus d’un quart des sièges est vacant, le conseil syndical est considéré comme n’étant plus valablement constitué et est donc dissout.

Une nouvelle assemblée générale devra alors être convoquée pour que se tiennent de nouvelles élections. Ainsi, un conseil syndical composé seulement de trois membres sera forcément dissout dès que l’un des membres quitte ses fonctions, quelle qu’en soit la raison.
Inversement, plus le nombre de membres du conseil syndical est élevé, plus le nombre de sièges vacants sera élevé avant que la dissolution ne soit prononcée par défaut.

Il est évident que le poste vacant a vocation à être comblé le plus rapidement possible. Au plus tard lors de l’assemblée générale annuelle suivante, mais potentiellement lors d’un vote durant une assemblée générale convoquée avant cette date.

Comment est choisi le président du conseil syndical ?

Lors de la création, puis de la nomination, du conseil syndical, une élection se tient au sein même des membres du conseil syndical : celle du président ou de la présidente. Le président a un rôle central dans le fonctionnement du conseil syndical, à commencer par sa fonction d’interlocuteur privilégié du syndic.

Les conditions de l’élection du président du conseil syndical ne sont pas inscrites dans la loi. Chaque copropriété est libre de fixer les siennes qui devront être retranscrites dans le règlement de copropriété. À défaut de règles fixées dans le règlement de copropriété, le président du conseil syndical pourra être nommé par les membres du conseil syndical, à la majorité.

Le syndic n’a aucun pouvoir de décision concernant les membres du conseil syndical, et encore moins le président. Toutefois, il a la possibilité de donner un avis consultatif à ce sujet.

La rémunération du conseil syndical

Les membres du conseil syndical, tout comme le président de celui-ci, tiennent un rôle totalement bénévole. Aucune rémunération n’est prévue pour les membres du conseil syndical, ni ne peut être demandée par ceux-ci.

Seuls les frais de fonctionnement du conseil syndical (courrier, déplacements...) sont pris en charge, par l’ensemble des copropriétaires. Ils sont inclus dans les frais liés à la gestion courante de la copropriété et sont validés à la fin de l’année par les copropriétaires lors du vote du budget annuel.

Que faire en cas d'abus de pouvoir du conseil syndical ou de son président ?

Dans le cadre de leurs fonctions, il peut arriver qu’un ou plusieurs membres agissent contrairement à l’objectif de leur mission. À savoir la bonne gestion et l’entretien de la copropriété dans l’intérêt de l’ensemble des copropriétaires. Ces derniers peuvent donc être amenés à vouloir prendre des mesures à l’encontre de membres du conseil syndical, ce qui est possible selon certaines règles.

Réunir les preuves de la faute

Pour commencer, et dans tous les cas, il faudra toutefois réunir les preuves des fautes du ou des membres du conseil syndical afin de procéder aux actions qui sont jugées nécessaires.

Les raisons pouvant conduire à une action contre un membre du conseil syndical, y compris son président, sont nombreuses et variées. On peut citer en exemple :

• La demande de paiement de frais personnels passés comme frais du conseil syndical, et donc payés par l’ensemble des copropriétaires ; 
• Les manquements dans les obligations du conseil syndical (des réparations non effectuées, des sinistres non déclarés).

Révocation et poursuites judiciaires

Une fois les preuves collectées, les copropriétaires disposent de plusieurs options pour prendre des mesures à l’encontre des membres du conseil syndical fautifs.

Cela peut aller de la simple révocation de leur mandat à des actions en justice engageant leur responsabilité civile ou pénale, selon les faits reprochés.

Peut-on évincer un membre du conseil syndical ou porter plainte contre le conseil syndical ?

Le conseil syndical et l’ensemble de ses membres ne sont pas exemptés de répondre des faits qui peuvent leur être reprochés devant les autres copropriétaires voire devant la justice, le cas échéant.

Les copropriétaires peuvent donc :

• Révoquer le mandat d’un membre du conseil syndical ;
• Révoquer le mandat du président du conseil syndical ;
• Déposer une plainte contre un ou plusieurs membres du conseil syndical.

La révocation d’un membre du conseil syndical ou du président du conseil syndical

La révocation d’un membre du conseil syndical

La révocation d’un membre du conseil syndical entraîne la fin anticipée de son mandat de 3 ans. Elle doit être votée en assemblée générale des copropriétaires.

Il faudra donc insérer le vote en tant que résolution lors d’une assemblée générale, qui peut être convoquée explicitement à cet effet, ou qui peut être l’assemblée générale annuelle de la copropriété. La loi prévoit que la résolution est adoptée si elle est votée à la majorité absolue (ainsi la majorité des voix de l’ensemble des copropriétaires).
Lors de la présentation de la résolution, il est possible de présenter l’ensemble des fautes reprochées au membre du conseil syndical en question, dûment justifiées.

Si la résolution est adoptée, l’assemblée générale devra alors nommer un nouveau membre du conseil syndical afin que celui-ci soit complet dès la fin de la réunion. L’ordre du jour de l’assemblée générale est ainsi modifié en conséquence.

La révocation d’un membre du président du conseil syndical

La révocation du président du conseil syndical peut prendre, elle, deux formes.

Soit, il s’agit de la révocation de la simple fonction de président, ce qui n’implique pas que la personne ne fasse plus partie du conseil syndical. Dans ce cas, elle peut se faire à l’amiable : les membres du conseil syndical cherchent un accord entre eux.

Le président pourra alors démissionner et un nouveau vote au sein du conseil syndical sera effectué pour nommer le nouveau président. L’assemblée générale peut également, par le vote d’une résolution alors adoptée à la majorité absolue, destituer le président du conseil syndical de son statut de président sans décider de révoquer son mandat de membre du conseil syndical.

Cela peut survenir s’il n’a pas été possible pour les membres du conseil syndical de trouver un accord amiable afin que le président du conseil syndical démissionne de sa fonction. 

Soit, il s’agit d’une révocation du président en tant que membre du conseil syndical (et donc par extension de président de celui-ci). Auquel cas, la révocation de son mandat se fait selon les règles en vigueur pour n’importe quel autre membre du conseil syndical, c’est-à-dire avec une résolution durant une assemblée générale adoptée à la majorité absolue.

Responsabilité civile et responsabilité pénale : quelles règles pour le conseil syndical ?

Si la simple révocation d’un membre du conseil syndical peut suffire à résoudre certains problèmes liés à des situations de manquements ou d’abus de pouvoir. Il se peut que ces actes reprochables entraînent des préjudices pour l'ensemble ou des copropriétaires.

Quels sont alors les recours possibles pour la copropriété dans son ensemble et pour chaque copropriétaire individuellement ?

Il faut avant tout savoir que le conseil syndical n’a aucune personnalité juridique en tant que tel. Sa responsabilité pénale ou sa responsabilité civile ne peuvent donc être engagées en tant que personne morale. Un détail qui a une importance capitale.

Cela signifie qu’un tribunal ne peut pas condamner le conseil syndical en tant que tel pour les fautes qui lui sont reprochées.

Toutefois, l’absence de personnalité juridique du conseil syndical en tant que tel n’implique pas qu’aucune responsabilité ne puisse être engagée à l’encontre d’un ou plusieurs membres du conseil syndical de manière indépendante. Les victimes devront se retourner contre le ou les membres du conseil syndical qu’ils jugent responsables et contre lesquels ils peuvent déposer une plainte.

La nature de cette plainte, et donc le tribunal compétent, varient en fonction des fautes reprochées.

• En cas de plainte civile, ce sera la responsabilité civile du membre du conseil syndical qui est mise en cause. Et la résolution peut être prise en charge par l’assurance responsabilité civile de la personne, assurance généralement incluse dans les contrats d’assurance habitation obligatoires en France (dans les limites desdits contrats). 
• Si les faits reprochés tombent dans le domaine du pénal, c'est la responsabilité pénale qui est engagée. Et il revient au tribunal compétent de statuer.

De plus, il ne faut pas oublier que depuis le 1er juin 2020, tout conseil syndical a l’obligation de souscrire à une assurance responsabilité civile. Et cela afin de dédommager les copropriétaires en cas de fautes dont les membres du conseil syndical seraient responsables, concernant l’entretien et la gestion de l’immeuble uniquement.

L'assurance protège ainsi l’ensemble des membres du conseil syndical et le syndic, toutefois elle ne s’applique pas dans certains cas. Notamment en cas de faute pénale, par exemple, un détournement de fonds.

Le statut de bénévole : une protection pour les membres du conseil syndical

S’il est parfaitement possible et légal d’engager une procédure contre un ou plusieurs membres du conseil syndical, il faut malgré tout garder en tête que ceux-ci réalisent un travail bénévole.

Aucun membre du conseil syndical n’est en effet rémunéré et seuls les frais inhérents à leurs mandats leur sont remboursés. Or, dans le cadre d’une procédure, ce statut de bénévole est une protection supplémentaire pour les membres du conseil syndical. Certains manquements ne peuvent pas leur être reprochés et les juges font preuve de clémence.

Cela vaut pour certaines missions qu’ils n’auraient pas effectuées ou qu’ils auraient réalisées de manière incorrecte ou incomplète. Mais, naturellement, cette protection liée au bénévolat n’est pas applicable dès lors que la faute est de l’ordre du pénal, comme un détournement de fonds.

Avant de déposer une plainte contre le conseil syndical ou l’un de ses membres, il est nécessaire de bien évaluer si les fautes reprochées peuvent être du ressort du tribunal ou non. Si tel n’est pas le cas, il faut préférer la simple demande de révocation du mandat des membres fautifs, par le biais d’une résolution votée lors d’une assemblée générale.

Le conseil syndical peut-il décider de travaux ?

Le rôle du conseil syndical reste consultatif concernant les travaux en copropriété. Les membres peuvent étudier les devis, émettre des recommandations et assister le syndic, mais n'ont pas le pouvoir de décider seuls de leur réalisation.

Une exception existe depuis la loi ELAN : lorsque le conseil syndical compte au moins trois membres, l'assemblée générale peut lui accorder une délégation de pouvoir valable deux ans maximum. Cette délégation permet de voter certains travaux d'entretien courant, dans la limite d'un montant fixé par les copropriétaires.

Pour les travaux urgents, le syndic reste seul habilité à les engager après consultation du conseil syndical. Un compte rendu détaillé doit alors être présenté lors de la prochaine assemblée générale.

Un copropriétaire peut-il assister à une réunion du conseil syndical ?

Les réunions du conseil syndical sont en principe réservées à ses membres élus. Vous pouvez néanmoins, en tant que copropriétaire, demander à y assister en qualité d'invité. Cette demande doit être adressée au président du conseil syndical, qui décidera avec les autres membres de votre participation.

Votre présence est uniquement consultative : vous pourrez suivre les échanges, sans prendre part aux votes ni aux décisions. Le règlement de copropriété peut prévoir des modalités spécifiques concernant la participation des copropriétaires non-membres aux réunions.

La possibilité d'assister aux réunions permet une meilleure communication entre le conseil syndical et les copropriétaires, notamment lorsque des sujets techniques nécessitent votre expertise particulière.

Comment contacter le conseil syndical de copropriété ?

Plusieurs moyens sont à votre disposition pour entrer en contact avec les conseillers syndicaux de votre immeuble. Leurs coordonnées sont généralement affichées dans les parties communes ou disponibles sur l'extranet de votre syndic.

Pour une communication efficace, adressez votre demande par écrit au président du conseil syndical, que ce soit par courrier ou par email. Cette démarche permet d'assurer un meilleur suivi de vos requêtes et facilite leur transmission aux autres membres.

Le syndic peut également vous transmettre les coordonnées des membres du conseil syndical, conformément à sa mission de faciliter les échanges au sein de la copropriété. N'hésitez pas à vous présenter lors des réunions préparatoires à l'assemblée générale, moments privilégiés pour échanger directement avec vos représentants.