Immatriculation de copropriété : quelles règles ?

L'obligation d'immatriculation de toute copropriété

Depuis l’adoption de la loi Alur et les décrets d’application la concernant, tout particulièrement le décret n°2016-1167 paru le 26 août 2016 et entré en application le lendemain de sa publication au Journal Officiel, toutes les copropriétés de France ont définitivement l’obligation de s’inscrire au Registre des copropriétés. Le législateur a néanmoins prévu un délai afin de permettre à l’ensemble des copropriétés de se conformer à la loi.

Quelles est la date limite pour l’immatriculation d’une copropriété ?

La composition des copropriétés présentes sur le territoire français étant très variée, la loi Alur a prévu trois dates limites bien précises pour l’immatriculation des copropriétés. Ces dates varient en fonction du nombre de lots qui composent la copropriété, quelle que soit leur nature. Le nombre réel de lots à destination d’habitation n’est donc pas à prendre en compte puisqu’une copropriété peut également comporter une division des caves en lots, ou encore des places de parking ou des boxes.

Dans le détail, ce sont les copropriétés les plus grandes, qui sont également celles présentant le plus grand risque de défaillance, qui ont été les premières concernées par l’obligation d’immatriculation au Registre des copropriétés : celles de plus de 200 lots. La loi Alur leur imposait cette immatriculation au plus tard pour le 31 décembre 2016. Les copropriétés dont le nombre de lots est compris entre 51 et 200 avaient pour obligation l’inscription au Registre des copropriétés pour le 31 décembre 2017 tandis que les copropriétés composées de 50 lots ou moins devaient s’inscrire avant le 31 décembre 2018. De fait, aujourd’hui, toutes les copropriétés de France sont soumises à cette obligation d’immatriculation.

Absence d’inscription au registre des copropriétés : quelles sanctions ?

Depuis fin 2018, toutes les copropriétés qui ne seraient pas immatriculées dans le Registre des copropriétés risquent des sanctions. C’est l’Agence nationale de l’habitat (Anah) qui peut les infliger, tout particulièrement après avoir mis en demeure la copropriété de se conformer à la loi et après que celle-ci n’a pas obtempéré. La sanction maximale est une astreinte de 20 euros par lot et par semaine qui peut être maintenue jusqu’à ce que l’immatriculation de la copropriété soit effectuée. Entre la mise en demeure de l’Anah et la sanction, en général un délais d’un minimum d’un mois est accordé afin de laisser le temps à la copropriété de se mettre en règle.

À savoir : le syndic étant chargé de l’immatriculation de copropriété, en cas de mise en demeure de la part de l’Anah, la sanction de 20 euros par lot et par semaine lui incombe. Il ne peut en demander le paiement ou le remboursement aux copropriétaires, sauf dans le cas où il s’agit d’un syndic bénévole (qui n’obtient donc pas de rémunération pour ses services).

Mais il ne faut pas oublier que l’absence d’immatriculation de copropriété a un impact sur l’éligibilité de la copropriété à certaines aides, notamment les aides pour la rénovation énergétique distribuées par l’Anah ou encore l’éco-prêt à taux zéro (éco-PTZ) : sans cette immatriculation, certaines de ces aides ne peuvent être obtenues.

Le numéro d’immatriculation de copropriété est obligatoire sur les actes notariés

Alors que de nombreuses copropriétés ne sont pas immatriculées auprès du registre des copropriétés, malgré l’obligation légale qui leur incombe, ce défaut d’immatriculation a vocation à disparaître à la suite des différentes cessions de propriété qui se déroulent chaque année en France, que ce soit une vente ou encore une succession. En effet, depuis le 1er janvier 2017, le notaire est obligé de mentionner le numéro d’immatriculation de copropriété sur tout acte authentique de vente mais également tout acte de succession. D’une manière générale, tout acte notarié portant sur un ou plusieurs lots d’une copropriété doit mentionner ce numéro unique d’immatriculation.

En cas d’absence d’immatriculation de la copropriété, cela peut conduire à un retard dans la signature de l’acte. Le notaire devra ainsi demander au syndic de réaliser l’immatriculation de la copropriété, et devra attendre que celle-ci soit enregistrée pour obtenir le numéro unique, voire peut réaliser lui-même l’immatriculation dans le cas où la copropriété ne dispose pas de syndic ou dans le cas où il est avéré que celui-ci n’effectue pas les missions pour lesquelles il est mandaté.

L'immatriculation d'une copropriété qui existe déjà

La loi Alur impose donc, au risque de sanctions financières et de difficultés dans la réalisation d’actes notariés ou dans l’obtention d’aides d’État, l’immatriculation des copropriétés. Cela vaut bien évidemment pour les copropriétés qui existent déjà, qu’elles aient été construites ou créées avant ou après l’adoption de la loi par le Gouvernement.

Qui doit se charger de l’immatriculation de copropriété ?

L’immatriculation de copropriété est une tâche administrative relativement simple et rapide qui incombe au syndic de copropriété, que celui-ci soit professionnel (donc payé pour la gestion de la copropriété) ou bénévole. Tout copropriétaire ou toute personne ayant autorité peut demander au syndic de copropriété de procéder à l’immatriculation de la copropriété auprès du registre des copropriétés. Toutefois, seule l’Agence nationale de l’habitat (Anah) peut mettre en demeure la copropriété de se conformer à la loi et donc de procéder à l’immatriculation.

Comment immatriculer une copropriété ?

L’immatriculation de copropriété se fait exclusivement sur Internet, sur le site dédié géré par l’Agence national de l’habitat (Anah) : https://www.registre-coproprietes.gouv.fr/.

Le syndic doit se connecter avec son compte (ou en créer un en amont s’il n’en dispose pas) puis remplir les informations demandées qui serviront pour les statistiques que l’Anah réalise à partir des données du registre à destination des pouvoirs publics ou des particuliers et des chercheurs.

L’inscription au registre des copropriétés est totalement gratuite et la procédure rapide, quelques dizaines de minutes environ pour un syndic professionnel disposant de tous les éléments nécessaires. L’acte d’immatriculation peut toutefois être facturé par un syndic professionnel en tant que prestation complémentaire à l’ensemble des copropriétaires, qui devront alors rester vigilants quant au montant demandé. Pour un syndic bénévole, aucune compensation financière n’est prévue à ce sujet puisqu’aucune compensation financière n’est prévue pour sa gestion de la copropriété.

Comment obtenir le numéro d’immatriculation de la copropriété ?

À toutes fins utiles, toute personne, copropriétaire ou non, peut obtenir le numéro d’immatriculation de copropriété d’une copropriété donnée en cherchant sur l’annuaire du registre des copropriétés sur le site internet, en insérant l’adresse exacte.

L’annuaire fournira notamment le numéro d’immatriculation (composé de deux lettres et sept chiffres), le nom de la copropriété, l’adresse ou encore la date du règlement de copropriété.

À savoir : le numéro d’immatriculation de la copropriété est unique et ne change pas en fonction de l’évolution des copropriétaires, de l’évolution de la copropriété ou encore du changement de mandat de syndic.

L'immatriculation d'une copropriété nouvellement créée

L’obligation d’immatriculation au registre des copropriétés incombe également aux nouvelles copropriétés qui seraient créées sur le sol français. Cela peut venir de la construction d’un nouvel immeuble ou ensemble d’immeubles, de la réhabilitation d’un immeuble existant pour en faire un immeuble partiellement ou totalement à destination d’habitation, ou encore à la suite de la subdivision en lots, et à la vente d’au moins l’un d’entre eux, d’un bien immobilier. Toutes les nouvelles copropriétés doivent être immatriculées depuis le 1er janvier 2017.

Les démarches pour immatriculer une nouvelle copropriété

Dans le cas d’une nouvelle copropriété, quelle que soit la raison de sa création, l’immatriculation n’incombe pas au syndic puisque, par définition, celui-ci n’intervient que dans le cadre de la gestion d’une copropriété. La copropriété n’existant pas encore, elle ne dispose pas de syndic.

Depuis le 1er janvier 2017, de fait, c’est le notaire en charge des actes qui conduiront à la création de la nouvelle copropriété, notamment les actes de vente des lots, qui a la charge d’immatriculer la copropriété.

La réalisation de cette pratique administrative lui incombe à cause de l’absence de syndic mais également car la mention du numéro d’immatriculation de copropriété est obligatoire pour les actes notariés pourtant sur un ou plusieurs lots de la copropriété. Il ne pourra en effet pas finaliser l’acte notarié tant que le numéro d’immatriculation de la copropriété n’est pas connu.

Les mêmes informations que pour une copropriété déjà existante

Pour réaliser l’immatriculation de la copropriété, le notaire aura besoin de l’ensemble des informations demandées par le registre des copropriétés, avec quelques exceptions : certaines données, notamment concernant la gestion ou les comptes, sont inexistantes au moment de l’immatriculation d’une nouvelle copropriété, et le notaire ne pourra donc pas les fournir. Il incombera au syndic qui se chargera de la copropriété de les déclarer au registre des copropriétés dans le cadre de la gestion courante.

Comme pour une copropriété déjà existante, le notaire réalisera l’ensemble de l’immatriculation sur le site registre-coproprietes.gouv.fr. Une fois l’immatriculation effectuée, apparaîtront sur l’annuaire la copropriété, son numéro d’immatriculation ou encore la date du règlement de copropriété.

La fiche synthétique de la copropriété

Lors de l’immatriculation de la copropriété, plusieurs informations fondamentales seront fournies au registre des copropriétés, et donc à l’Agence nationale de l’habitat (Anah) qui pourra les utiliser dans le cadre de ses statistiques et de ses études. Certains pouvoirs publics et personnes autorisées pourront également consulter l’ensemble de ces informations, tout comme le syndic en cours de son mandat.

Ces données forment ce qu’on appelle « la fiche synthétique de la copropriété ». Voici ce qu’elle comporte comme informations.

1) L’identification de la copropriété et du syndic, l’organisation juridique de la copropriété

Afin de permettre une identification exacte de la copropriété, de ses bâtiments mais aussi des acteurs de la gestion de celle-ci, la fiche synthétique de copropriété présente :

• le nom d’usage, s’il y a lieu, et l’adresse du syndicat de copropriétaires ;
• l’adresse du ou des immeubles, dans le cas où celle-ci serait différente de la précédente ;
• le numéro d’immatriculation de la copropriété ;
• la date de la dernière mise à jour sur le registre des copropriétés ;
• la date d’établissement du règlement de copropriété ;
• le numéro identifiant d’établissement (Siret) du syndicat, le nom, prénom et adresse du représentant légal de la copropriété (syndic ou administrateur provisoire) ;
• le numéro identifiant d’établissement (Siret) du représentant légal et le cadre de son intervention ;
• la nature du syndicat et des précisions s’il s’agit d’un syndicat secondaire.

2) Des précisions sur la copropriété, les bâtiments et les équipements

La fiche synthétique de copropriété permet également de connaître plus techniquement la copropriété. Pour ce faire, elle mentionne :

• le nombre total des lots inscrits dans le règlement de copropriété ainsi que le nombre total de lots selon leur usage (habitation, commerces, bureaux…) ;
• le nombre de bâtiments qui composent la copropriété ;
• la période de construction des bâtiments ;
• le type de chauffage, avec des précisions en cas de chauffage collectif ;
• le nombre d’ascenseurs.

3) Des informations financières

Les informations financières de la copropriété font partie des données les plus scrutées de la part des pouvoirs publics, pour mieux diriger leur action. La fiche synthétique de la copropriété présente donc :

• les dates de l’exercice comptable (début et fin) et la date de l’assemblée générale ayant approuvé les comptes ;
• le montant des charges pour opérations courantes, pour travaux et pour les opérations exceptionnelles ;
• le montant des dettes fournisseurs, des rémunérations et autres, des impayés ;
• le nombre de copropriétaires débiteurs de plus de 300 € ;
• le montant du fond de travaux.
  

L'immatriculation en cas de vente d'un lot de copropriété

Le numéro unique d’immatriculation de copropriété ne change pas au fil du temps : il permet d’identifier de manière exclusive la copropriété et vient donc compléter les autres informations permettant l’identification, comme l’adresse et le numéro de lot. Mais ces deux données peuvent être amenées à évoluer avec le temps, même si ces faits sont rares, tandis que le numéro d’immatriculation reste toujours le même.

Depuis le 1er janvier 2019, ce numéro d’immatriculation doit donc apparaître sur l’ensemble des actes notariés concernant un ou plusieurs lots d’une copropriété. Cela peut donner lieu à plusieurs situations.

La copropriété est déjà immatriculée

Le meilleur des cas est bien évidemment celui dans lequel la copropriété respecte l’obligation d’immatriculation au registre des copropriétés. Le numéro d’immatriculation est donc connu et le notaire peut le récupérer facilement : soit sur un acte déjà finalisé et enregistré, soit, plus simplement, en faisant une recherche sur l’annuaire du registre des copropriétés géré par l’Anah.

La copropriété n’est pas immatriculée

Malgré l’obligation d’immatriculation en vigueur pour toutes les copropriétés depuis le 1er janvier 2019, l’ensemble des copropriétés de France n’est pas encore immatriculé et ne dispose pas de numéro d’immatriculation. En cas d’acte de vente d’un ou plusieurs lots, cela constitue un problème puisque ce numéro est obligatoire.

Dans ce cas le notaire pourra demander au syndic de la copropriété relative au lot de réaliser l’immatriculation de ladite copropriété, pour obtenir le numéro par la suite. Le cas échéant, il pourra également faire cette immatriculation lui-même, mais uniquement si la copropriété n’a pas de syndic ou si le syndic est défaillant.

Dans tous les cas, l’acte notarié risque fortement d’être retardé de plusieurs jours, le temps que la demande soit complétée, enregistrée et traitée par l’Agence nationale de l’habitat. De fait, les copropriétaires ayant l’intention de vendre un ou plusieurs des lots leur appartenant ont tout intérêt à s’informer auparavant de l’immatriculation de la copropriété auprès du registre et, le cas échéant, de demander que cette immatriculation soit réalisée dans les plus brefs délais.

La copropriété n’existe pas : la vente d’un lot crée la copropriété

Pour qu’il y ait copropriété, par définition, il faut qu’il y ait plusieurs propriétaires d’un bien. La seule division d’un bien immobilier en lots, si ces lots appartiennent tous à un même propriétaire, ne donne pas lieu à une copropriété. C’est par exemple le cas lorsqu’un immeuble est possédé par une seule personne et qu’il se compose de plusieurs lots loués : bien qu’il y ait plusieurs habitants, il n’y a qu’un seul propriétaire, donc ce n’est pas une copropriété.

Par contre, dès lors qu’un ou plusieurs lots sont vendus, la copropriété est créée d’office ; de plus, si au moins l’un de ces lots est à destination d’habitation, alors l’inscription au registre des copropriétés de l’Anah est obligatoire.

Dans le cas où la copropriété serait créée par la vente d’un ou plusieurs lots, c’est le notaire en charge de l’acte de vente qui sera chargé de l’immatriculation de la copropriété auprès du registre des copropriétés de l’Anah. Il reviendra ensuite aux futurs copropriétaires d’établir l’ensemble des éléments obligatoires pour une copropriété, comme la définition d’un règlement de copropriété ou encore la nomination d’un syndic.

La mise à jour du registre des copropriétés

Une fois la copropriété immatriculée au registre des copropriétés, le syndic, bénévole ou professionnel, est tenu de mettre à jour régulièrement les informations. Contrairement à l’immatriculation de la copropriété, qui peut être facturée comme prestation exceptionnelle par un syndic professionnel, la mise à jour du registre fait partie de la gestion courante de la copropriété et ne peut donc pas être facturée.

La mise à jour du registre des copropriétés doit être réalisée au minimum une fois par an, après l’assemblée générale annuelle des copropriétaires. Mais il se peut que plusieurs mises à jour soient nécessaires dans le courant de l’année.

La mise à jour annuelle obligatoire du registre des copropriétés

Le registre des copropriétés contenant les informations relatives à la nature et l’identité du syndic ou encore les données liées aux comptes de la copropriété (budget prévisionnel, fonds de travaux), la loi prévoit au moins une mise à jour annuelle des informations contenues dans le registre. Cette mise à jour intervient après l’assemblée générale annuelle des copropriétaires, durant laquelle seront notamment validés les comptes, les travaux à venir ou encore confirmés les divers mandats de gestion. Cette mise à jour annuelle doit être réalisée au maximum 60 jours après la date de l’assemblée générale.

La mise à jour exceptionnelle

Dans certains cas, une mise à jour exceptionnelle du registre des copropriétés peut être nécessaire. C’est le cas lors de travaux exceptionnels et urgents (n’ayant pu attendre l’assemblée générale annuelle avant leur réalisation), un changement de syndic, des décisions de justice concernant des arrêtés d’insalubrité ou de péril ou encore lors d’un changement dans la composition de la copropriété ou le nombre de ses lots.

Des sanctions en cas de manquement à la mise à jour ?

Contrairement à l’absence d’immatriculation de la copropriété, pour laquelle l’Anah peut envoyer une mise en demeure au syndic puis décider au bout d’un mois de sanctions d’un maximum de 20 euros par lot et par semaine, l’absence de mise à jour annuelle du registre des copropriétés ne fait pas courir de risque de sanctions financières au syndic.

Cette mise à jour n’en n’est pas moins obligatoire et l’absence de celle-ci peut se traduire, pour la copropriété, dans l’impossibilité de bénéficier de certaines subventions distribuées par l’Agence nationale de l’habitat, comme des subventions pour des travaux de rénovation énergétique.

Les copropriétaires ont donc tout intérêt à surveiller que leur syndic réalise bien la mise à jour annuelle du registre des copropriétés, et ce dans le délai fixé de 60 jours après la date de l’assemblée générale des copropriétaires.


Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.