Copropriété

Syndic bénévole : démission, fonctionnement et contrat de mandat

syndic benevole travaille a deux

La gestion d'une copropriété par un syndic bénévole représente une alternative au syndic professionnel, particulièrement adaptée aux petites copropriétés

Le syndic bénévole, nécessairement copropriétaire, assume les mêmes responsabilités qu'un syndic professionnel dans la gestion quotidienne de l'immeuble.

Nomination, missions, contrat de mandat et procédure de démission : nous vous expliquons les aspects essentiels du syndic bénévole pour vous permettre de comprendre son fonctionnement et ses particularités. Une solution qui mérite d'être étudiée pour les copropriétaires souhaitant s'investir dans la gestion de leur immeuble.

Avant toute chose, il faut bien comprendre qu’un bien partagé entre plusieurs propriétaires ne peut se passer de syndic. C’est en effet une obligation légale !

Le syndic sert à représenter et à défendre les intérêts des copropriétaires pris dans leur ensemble, mais aussi bien sûr à assurer la gestion et le bon entretien des parties communes du bien en copropriété.

Le syndic de copropriété bénévole et l'obligation de syndic

Il faut savoir que, contrairement aux idées reçues, tout un chacun peut devenir syndic, à condition d’être copropriétaire du bien à gérer. Dans les faits, il n’est pas rare qu’un bien partagé par une petite poignée de copropriétaires choisisse l’un d’entre eux pour assurer la fonction de syndic. On parle alors de syndic bénévole, par opposition au syndic professionnel.

Comment se fait la création d'un syndic bénévole ?

Le syndic bénévole est en effet bien différent du syndic professionnel, puisque ce n’est pas son activité principale ou professionnelle.

La fonction peut être aussi bien occupée par une personne en activité que par un retraité, puisqu’aucune compétence ni formation particulière ne sont requises pour exercer la mission de syndic bénévole.
Et ce, par opposition au syndic professionnel, qui, depuis la loi Hoguet du 2 janvier 1970, doit être agréé et suivre des formations régulières, pour rester à niveau, et pouvoir faire renouveler sa carte professionnelle.

Le syndic bénévole, lui, n’a pas besoin de suivre de formations pour être autorisé à assurer sa mission. Il n’a pas non plus besoin de présenter de garanties financières, assurant les fonds dont il va avoir la gestion pendant la durée de son mandat. 

À cet égard, précisons que la notion de syndic bénévole n’exclut pas que le syndic non professionnel reçoive une rémunération pour le travail qu’il accomplit. En revanche, cela doit être fixé dans le contrat de mandat de syndic bénévole.

Est-que l'assurance du syndic bénévole est obligatoire ?

Bien que le syndic bénévole ne soit pas légalement obligé de souscrire une assurance responsabilité civile, il est fortement recommandé de le faire pour se protéger.

En effet, sa responsabilité peut être engagée par les copropriétaires ou des tiers en cas de faute ou de négligence dans la gestion de l'immeuble. Cette assurance, dont le coût reste généralement modéré, permet de couvrir les conséquences financières d'éventuels litiges.

Conformément aux règles de la copropriété, les frais d'assurance sont pris en charge par l'ensemble des copropriétaires dans le cadre des charges courantes.

Quelles sont les obligations d’un syndic bénévole ?

Le gestionnaire non-professionnel d'une copropriété doit respecter des obligations administratives et financières précises. Il lui revient notamment d'établir le budget prévisionnel, de tenir la comptabilité et d'ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat des copropriétaires.

La convocation et l'organisation des assemblées générales font partie de ses responsabilités essentielles. Il doit respecter l'ordre du jour et les délais légaux de convocation, tout en assurant la rédaction minutieuse du procès-verbal après chaque réunion.

Le maintien des parties communes représente une autre mission fondamentale. Le syndic non-professionnel veille à l'entretien régulier de l'immeuble, supervise les travaux nécessaires et s'assure du bon fonctionnement des équipements collectifs. Ces tâches impliquent une gestion rigoureuse du fonds de travaux et le suivi des contrats avec les prestataires.

Le contrat de mandat de syndic bénévole

Le contrat de mandat de syndic bénévole obéit à des règles précises. Il s'agit d'un document officiel standardisé établi par le décret du 26 mars 2015, qui ne peut être ni modifié ni adapté. Ce contrat définit les conditions dans lesquelles le syndicat des copropriétaires confie la gestion de l'immeuble au syndic bénévole.

Les points essentiels à retenir :

  • La durée du mandat est limitée à 3 ans maximum, mais peut être plus courte (un an par exemple)
  • Le renouvellement doit être anticipé avant l'échéance pour assurer la continuité de la gestion
  • Le contrat prévoit les modalités de rémunération et de défraiement du syndic bénévole

En ce qui concerne la partie financière, deux aspects sont à distinguer :

  1. Le défraiement : le syndic bénévole peut se faire rembourser l'ensemble des frais engagés pour la copropriété dans le cadre de son mandat.
  2. La rémunération : elle prend la forme d'un forfait annuel, dont le montant est calculé en fonction de la taille de la copropriété et de la charge de travail associée. Ce forfait est voté en assemblée générale.

Des honoraires complémentaires peuvent être perçus pour des missions spécifiques comme :

  • Le recouvrement des charges impayées (de la lettre recommandée jusqu'aux procédures juridiques).
  • L'établissement des documents obligatoires lors de la vente d'un lot.

Ces honoraires restent toutefois symboliques et visent simplement à compenser le temps consacré à ces démarches particulières, sans constituer une véritable source de revenus.

Combien de lots peut gérer un syndic bénévole ?

La législation française n'impose aucune limite sur le nombre de lots qu'un syndic bénévole peut administrer. Dans la pratique, l'expérience montre qu'une gestion efficace s'adapte mieux aux copropriétés comprenant jusqu'à 30 lots principaux.

Les statistiques de l'Agence nationale de l'habitat révèlent qu'en 2024, plus de 52 000 syndics bénévoles gèrent près de 550 000 lots en France. Cette formule s'avère particulièrement adaptée aux petites structures, où la proximité facilite la gestion quotidienne.

Pour les copropriétés plus importantes, la charge de travail et la complexité administrative peuvent rapidement devenir chronophages. Un syndic en ligne ou une gestion professionnelle représente alors une alternative plus pertinente pour garantir un suivi optimal de la copropriété.

Quelles sont les missions du syndic bénévole ?

En toute logique, si la loi prévoit qu’un copropriétaire peut devenir syndic bénévole, en lieu et place d’un syndic professionnel dont c’est le métier. Elle n’a pas prévu pour autant que ce rôle était un rôle au rabais.

Les missions du syndic bénévole sont en réalité les mêmes que celles du syndic professionnel.

Le syndic bénévole doit donc, conformément à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965 et dans les mêmes conditions qu'un syndic professionnel, assumer les responsabilités essentielles de gestion de la copropriété. Voici les missions principales qui lui incombent :

  • Organiser les assemblées générales, annuelles, comme exceptionnelles, et procéder aux convocations dans les règles.
  • S’assurer que le règlement de copropriété est bien respecté. 
  • Veiller à ce que les résolutions votées en assemblée générale produisent bien leurs effets. 
  • Gérer les affaires courantes de l’immeuble.
  • Appeler et collecter les charges en temps et en heure, pour pouvoir faire face aux dépenses de la copropriété.

Simplement, il n’est pas tenu de suivre des formations, de disposer d’une carte professionnelle, ni de suivre une formation certifiante.

À l’inverse, il doit, comme un syndic professionnel, ouvrir un compte bancaire au nom du syndicat de copropriétaires et non en son nom propre. Le syndic bénévole se doit aussi d'avoir été mandaté dans les règles par l’assemblée générale des copropriétaires.

Mais bien entendu, cela ne signifie pas pour autant qu’il doit rester seul et isolé à la barre du navire.

Rien ne lui interdit par exemple de faire appel à un expert-comptable. Ce dernier pourra aider le syndic dans le calcul et la perception des charges, la souscription de contrats de services avec des prestataires externes et le règlement de leurs factures, etc.

Est-ce que le syndic bénévole s'occupe de l'immatriculation de la copropriété ?

L'immatriculation au registre national des copropriétés représente une obligation légale pour le syndic bénévole, au même titre qu'un syndic professionnel. Cette démarche administrative gratuite s'effectue directement sur la plateforme en ligne de l'ANAH.

Pour procéder à l'immatriculation, vous devez créer votre compte déclarant avec votre adresse électronique et obtenir un code d'activation. Une fois connecté, vous renseignez les informations essentielles de la copropriété : nombre de lots, montant des charges, coordonnées du conseil syndical.

La mise à jour annuelle des données fait partie de vos missions en tant que représentant légal. Vous pouvez vous faire accompagner dans cette démarche par des associations spécialisées qui proposent une assistance technique aux syndics bénévoles.

Comment démissionner en tant que syndic bénévole ?

S’il y a bien une chose qui distingue vraiment le syndic bénévole du syndic professionnel, c’est la faculté de démission à tout moment. Le syndic professionnel est en effet tenu de respecter son mandat, jusqu’au dernier jour. Ceci afin d’éviter que des copropriétés ne se trouvent en déshérence, faute de syndic pour s’en occuper !

En revanche, pour des raisons évidentes, le syndic bénévole n’est pas tenu d’aller jusqu’au terme de son mandat. 

On peut comprendre que pour des raisons personnelles, il souhaite se décharger de la mission. Il n’a même pas besoin de se justifier pour cela. Mieux encore : cette démission peut être immédiate.

Aucun préavis n’est prévu par la loi. Un préavis peut figurer dans le mandat de syndic bénévole, mais le non-respect de cette clause ne déclenche aucune sanction, elle est surtout morale.

Les autres cas de figure

Un syndic bénévole qui vend son bien, condition à l’exercice de son mandat, doit s’en dessaisir dans un délai maximal de 3 mois après la vente.

Par ailleurs, la responsabilité pénale d’un syndic bénévole, en cas de détournement de fonds, peut aller jusqu’à la saisie de son bien, afin de procéder au remboursement de la copropriété lésée !

Autant dire que le mandat de syndic bénévole exige de celui qui l’accepte, rigueur et probité.

Syndic bénévole ou professionnel : que choisir ?

Le choix entre un syndic bénévole et un syndic professionnel dépend de plusieurs critères essentiels.

  • La taille de votre copropriété constitue un facteur déterminant : une petite structure de moins de 10 lots se prête mieux à une gestion bénévole qu'une grosse copropriété comprenant plusieurs centaines de lots.
  • L'expertise technique représente un autre élément crucial. Un syndic professionnel dispose d'une équipe formée aux évolutions réglementaires et aux spécificités de la gestion immobilière. Cette compétence s'avère particulièrement précieuse pour les copropriétés complexes nécessitant des travaux importants ou confrontées à des enjeux de rénovation énergétique.
  • Le budget disponible influence également votre décision. Si les honoraires d'un syndic professionnel augmentent vos charges, ils garantissent une gestion rigoureuse et un suivi optimal de votre patrimoine. Pour les copropriétés aux moyens limités, la solution bénévole permet de réduire significativement les coûts de gestion.

Quels sont les inconvénients d’un syndic bénévole ?

La gestion d'une copropriété requiert des compétences multiples que le gestionnaire bénévole ne maîtrise pas toujours parfaitement. Cette lacune peut se révéler problématique dans plusieurs domaines essentiels.

Le manque d'expertise juridique et comptable représente une difficulté majeure. Un copropriétaire volontaire peut se retrouver dépassé face à la complexité des obligations réglementaires et à la tenue rigoureuse des comptes, particulièrement en cas d'urgence.

La disponibilité constitue un autre point sensible. Devant conjuguer cette responsabilité avec sa vie professionnelle, le gestionnaire bénévole ne dispose pas toujours du temps nécessaire pour traiter rapidement les situations urgentes ou assurer un suivi optimal des prestataires.

La question de la responsabilité personnelle mérite également attention. En cas de litige ou de contentieux, le gestionnaire bénévole engage sa responsabilité civile personnelle, ce qui peut s'avérer risqué sans une protection juridique adaptée.

Quelle est la rémunération du syndic bénévole ?

La rémunération du syndic bénévole est encadrée par le décret du 26 mars 2015. Ce texte prévoit deux types de compensations financières :

  1. Le remboursement des frais engagés ;
  2. Une rémunération pour le temps consacré à la gestion de la copropriété.

Cette rémunération doit rester accessoire par rapport aux revenus principaux du syndic bénévole. Son montant est fixé lors de l'assemblée générale des copropriétaires à la majorité absolue. Le syndic bénévole doit déclarer ces revenus à l'URSSAF au titre des bénéfices non commerciaux.

Les frais courants comme les photocopies, les envois postaux ou les déplacements sont remboursés sur présentation des justificatifs. Un forfait annuel peut par ailleurs être établi pour simplifier la gestion administrative. Le montant de ce forfait est voté en assemblée générale et inscrit dans le budget prévisionnel de la copropriété.

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