Gérer ma copropriété : quelles solutions ?

Dès lors qu’un bien immobilier se trouve sous le statut de la copropriété, il est soumis à certaines règles bien précises auxquelles les copropriétaires ne peuvent se soustraire. Et cette situation va avoir des conséquences sur la gestion du bien (ou de l’ensemble de biens). Quelles sont les solutions qui s’offrent aux divers copropriétaires ?

Une copropriété peut être très grande… comme très petite

Les copropriétés, en France, ont une taille et un nombre de lot très variables. S’il est évident qu’un complexe immobilier de plusieurs bâtiments, chacun subdivisé en appartements, est une copropriété, il existe des copropriétés très petites, pouvant n’être composées que de quelques lots divisés en seulement deux ou trois copropriétaires.

La loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis « régit tout immeuble bâti ou groupe d'immeubles bâtis à usage total ou partiel d'habitation dont la propriété est répartie par lots entre plusieurs personnes.

Le lot de copropriété comporte obligatoirement une partie privative et une quote-part de parties communes, lesquelles sont indissociables ».

Comment naît une copropriété ?

La majorité des grands immeubles en France qui sortent aujourd’hui de terre sont conçus dès le départ comme des copropriétés : le promoteur, soit celui qui construit l’immeuble, conçoit ce dernier en ayant pour objectif de vendre les appartements qu’il contient. Dès lors, et dès la première vente, la copropriété est constituée avec potentiellement un appel d’offres pour un syndic professionnel qui se chargera de la gestion.

Mais une copropriété peut également naître dans un immeuble ou une maison qui n’ont qu’un seul propriétaire au départ. C’est le cas dès lors qu’une partie de ce bien immobilier est vendu ou cédé à un tiers, qu’il fasse ou non partie de la famille. C’est ainsi qu’il est possible de trouver, en France, des petites copropriétés. Le simple fait, par exemple, de vendre un garage ou une cave, quand bien même il n’y ait pas de nouvel habitant dans l’immeuble, donne lieu à la création d’une copropriété.

Les obligations des copropriétés

Quelle que soit leur taille, plusieurs dizaines de lots ou simplement quelques-uns, toutes les copropriétés doivent être constituées par la mise en place d’un règlement de copropriété. Celui-ci, entre autres choses, définit exactement la quantité, la taille et la localisation des différents lots privatifs ainsi que des parties communes. Les lots privatifs pourront alors être cédés et vendus par leurs propriétaires respectifs sans avoir besoin de demander l’autorisation aux autres copropriétaires. La taille et le nombre des lots privatifs ou encore des parties communes peuvent néanmoins évoluer au fil du temps, suivant les règles décisionnelles définies par la loi et le règlement de copropriété : fusion des lots, privatisation de certaines parties communes ou encore rachat par les copropriétaires de lots privatifs, pour les transformer en parties communes, sont tout à fait envisageables.

La division par lots et la précision de la taille de ces lots, par rapport à la taille totale de la copropriété, jouent un rôle fondamental dans la vie de la copropriété : elles définissent la « quantité » de propriété de chaque copropriétaire, exprimée en tantièmes (millièmes, dix-millièmes…). Cette information va ensuite être utilisée dans la prise de décisions de la copropriété ainsi que pour définir précisément et de manière objective la part que doit payer chaque propriétaire en cas de travaux.

Mais pour que ce nouvel ensemble fonctionne en harmonie, ou tout du moins le mieux possible, et que les décisions soient prises de manière légale et, surtout, légalement opposables, il faut que la gestion soit assurée par un syndic.

Le syndic : pivot central de la copropriété

Un syndic de copropriété est-il obligatoire ?

Du moment où une copropriété est constituée, c’est-à-dire qu’elle dispose de son règlement de copropriété et qu’elle a été immatriculée auprès du registre national des copropriétés (obligation légale pour toutes les copropriétés quelle que soit leur taille depuis le 1er janvier 2018), elle doit avoir un syndic. Là aussi, il s’agit d’une obligation légale, et ce depuis la loi du 10 juillet 1965 (la loi qui régit la majorité des obligations des copropriétés en France). L’article 17 précise en effet que « les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical ».

Or, afin que la gestion ne soit pas conflictuelle, si toute copropriété a l’obligation d’avoir un syndic pour sa gestion courante, celui-ci ne peut qu’être unique. Il pourra néanmoins être accompagné, dans son travail, par un conseil syndical.

Pourquoi le syndic de copropriété est-il obligatoire ?

L’obligation qui est faite à toute copropriété d’être gérée par un syndic, découle de la difficulté que représente la gestion de celle-ci. Contrairement à une maison individuelle, où toute décision est prise par le propriétaire en totale indépendance (et en totale responsabilité) ; dans une copropriété, plusieurs propriétaires doivent tomber d’accord pour la réalisation de travaux ou toute autre décision. Le syndic aura donc en premier lieu la charge d’organiser les assemblées générales, une par an au minimum, au sein desquelles les décisions seront soumises à un vote. Le résultat de ce vote, dont les modalités diffèrent en fonction de la nature des décisions, aura valeur légale et les copropriétaires concernés ne pourront s’y soustraire, notamment en ce qui concerne les montants à verser ou les obligations nouvelles qui entreraient en vigueur.

En termes de gestion, la deuxième tâche principale du syndic est celle de la tenue des comptes : il devra collecter les charges que doivent payer les copropriétaires afin de payer les factures liées à la copropriété, qu’elles soient des factures courantes ou exceptionnelles.

Deux syndics possibles : le syndic professionnel et le syndic bénévole

Pour gérer une copropriété, les copropriétaires ont donc l’obligation légale de faire appel aux services d’un syndic. Ils peuvent néanmoins choisir entre deux formes différentes, en fonction de leurs besoins et des besoins de la copropriété. Il existe en effet des syndics bénévoles et des syndics professionnels.

Le syndic bénévole

Le décret n°67-223 du 17 mars 1967, dans son article 28, précise que « les fonctions de syndic peuvent être assumées par toute personne physique ou morale ». De fait, il est possible pour tout copropriétaire ou son conjoint d’assumer ces fonctions, dans les limites qu’impose la loi.

Attention : depuis le 1er juin 2020, l’article 17-2 de la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 (modifiée par la loi ALUR) précise que « seul un copropriétaire d'un ou plusieurs lots dans la copropriété qu'il est amené à gérer peut être syndic non professionnel ». Une personne externe à l’immeuble ne peut donc pas être syndic bénévole, même si ce dernier n’a pas obligatoirement à être un résident de l’immeuble (il peut simplement être propriétaire d’un bien loué ou d’un garage voire d’une cave).

Une solution pour les petites copropriétés

Le syndic bénévole, lorsqu’il est nommé par les copropriétaires au moment de l’assemblée générale, aura toutes les missions d’un syndic à sa charge : de la gestion courante à la gestion comptable, en passant par l’organisation des assemblées générales et la résolution des problèmes qui peuvent naître au sein de la copropriété. La mission de syndic bénévole n’est donc pas simple et nécessite des connaissances dans de nombreux domaines.

Du fait de la complexité et la multiplication des tâches, le syndic bénévole est généralement une solution que choisissent les petites copropriétés. Dans la majorité des cas, les syndics bénévoles sont des personnes ayant de par leur expérience et leur métier, des connaissances et des capacités dans les domaines de la gestion et du juridique.

Un travail qui peut être rémunéré

Il peut parfois être impossible pour une copropriété de trouver une personne qui décide de prendre en charge la mission de syndic bénévole. Même si celle-ci peut conduire à une rémunération, qui ne peut cependant pas être trop élevée. Dans le point 8 du décret n° 2015-342 du 26 mars 2015 définissant le contrat type de syndic de copropriété et les prestations particulières, il est écrit : « dans le respect du caractère non professionnel de leur mandat, le syndic bénévole et le syndic désigné en application de l'article 17-1 de la loi du 10 juillet 1965 peuvent percevoir le remboursement des frais nécessaires engagés outre une rémunération au titre du temps de travail consacré à la copropriété ».

Toujours en ce qui concerne le syndic bénévole, cette rémunération ne peut représenter la majorité des revenus et est imposable au titre des bénéfices non commerciaux après déclaration à l’URSSAF. Le syndic bénévole peut également demander le remboursement des frais mobilisés dans le cadre de ses fonctions, comme des frais de courrier ou de déplacement (qui, de fait, ne constituent pas une rémunération).

Le syndic professionnel

La deuxième solution, et la plus courante en France, pour que soit respectée l’obligation de toute copropriété à avoir un syndic, est celle d’opter pour un syndic professionnel. Ce dernier est un cabinet spécialisé dans la gestion de biens immobiliers, pouvant ou non être associé à un réseau d’agences immobilières, qui mettra ses équipes au service des copropriétés qui passeront un contrat avec lui.

Un syndic sous contrat, donc payé

La grande différence entre le syndic bénévole et le syndic professionnel est que le deuxième est une entreprise. Le cabinet de gestion devra donc être mandaté par l’assemblée générale des copropriétaires et pourra demander, dans le cadre de ses fonctions, une rémunération. Dès le début de son mandat, il aura l’obligation de respecter l’ensemble des missions qui lui ont été confiées, qu’elles soient obligatoires par la loi ou optionnelles dans le cadre du contrat.

Une quasi-obligation pour les grandes copropriétés

Si les petites copropriétés peuvent réussir à gérer de manière convenable leur quotidien par le biais d’un syndic bénévole compétent ; pour les grandes copropriétés, le syndic professionnel s’impose comme une nécessité. Plus la copropriété est grande, plus la gestion devient complexe : le nombre de prestataires externes augmente, le nombre de potentiels conflits avec les copropriétaires également, tout comme les sommes liées aux charges et aux travaux.

Cette situation est d’autant plus vraie lorsqu’on s’intéresse à la gestion comptable de la copropriété, gestion qui est également une des missions du syndic. Si un syndic bénévole peut n’avoir à gérer que quelques centaines d’euros par an pour le compte des copropriétaires dans une copropriété n’ayant que quelques copropriétaires différents, ces sommes peuvent atteindre des dizaines voire centaines de milliers d’euros pour les grandes copropriétés avec plusieurs bâtiments. Une gestion comptable professionnelle, si elle n’est pas rendue obligatoire par la loi, devient donc nécessaire pour éviter les risques.

Le syndic professionnel présente plus de garanties

Du fait de son statut de professionnel de la gestion immobilière, le syndic professionnel présente des garanties plus vastes que le syndic bénévole. Outre le fait qu’il soit lié par un contrat, lequel peut être opposable dans le cas d’un conflit, le syndic professionnel est également tenu de présenter, pour avoir le droit de réaliser ses missions, une carte professionnelle et deux assurances spécifiques. Les deux assurances en question, qui ne sont pas obligatoires pour le syndic bénévole, sont les suivantes : une assurance de responsabilité civile professionnelle et une garantie financière.

Pour les propriétaires, ces garanties signifient que leurs fonds, couverts par la garantie financière, sont en sécurité. Quant à la garantie responsabilité civile professionnelle, cumulée avec la carte professionnelle obligatoire, elle offre l’assurance qu’en cas de faute du syndic dans le cadre de ses missions et de son contrat, un dédommagement pourra être demandé, notamment en cas de procédure judiciaire.

Quelle carte professionnelle pour le syndic ?

Dans le domaine de l’immobilier, tous les professionnels doivent détenir une carte délivrée par la Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) dont ils dépendent. Ces cartes ne sont délivrées que sous conditions de formation et de respect des obligations légales. Depuis le 1er juillet 2015, en application de la loi ALUR du 26 mars 2014, il existe trois cartes différentes : • La carte T pour « Transaction » permet au détenteur de réaliser des transactions immobilières, dont l’achat, la vente ou encore la location. • La carte G pour « Gestion » permet au détenteur de réaliser des missions de gestion immobilière (gestion des locations, des loyers…). • La carte S pour « Syndic » est celle désormais obligatoire pour effectuer les missions de Syndic immobilier professionnel. Avant le 1er juillet 2015, les missions autorisées par la carte S étaient incluses dans la carte G.

Un professionnel de l’immobilier peut détenir plusieurs cartes valides, celles-ci ne s’excluant pas mutuellement.

Un contrat-type pour les syndics

Depuis l’entrée en vigueur de la loi ALUR, la législation a renforcé le contrat-type qui lie la copropriété à son syndic. Le contrat est obligatoire dans le cas où la copropriété fait appel à un syndic professionnel, mais il l’est aussi dans le cas où le syndic est non professionnel (bénévole) et qu’il est rémunéré.

Le contrat-type pour le syndic professionnel

L’objectif de cette nouvelle obligation concernant le contrat-type entre le syndic et la copropriété est celui de mieux encadrer les fonctions du syndic mais aussi de mieux protéger la copropriété. Avant l’entrée en vigueur du contrat-type, en effet, il était possible de signer un contrat classique établi la plupart du temps par le syndic (qui a les connaissances pour le faire). Il y avait alors un risque d’un déséquilibre entre les droits et les devoirs des deux parties, et donc un déséquilibre dans le rapport de force.

Le contrat-type permet ainsi d’établir un socle d’obligations mais offre aussi la possibilité de mieux mettre en concurrence les différentes offres des syndics professionnels. Parmi les données présentes dans le contrat, il y a la durée du mandat (obligatoirement comprise entre 1 et 3 ans renouvelables), la rémunération ainsi que les missions incluses dans le contrat ou encore le montant des frais annexes pour des missions et prestations exceptionnelles.

Depuis le 1er janvier 2022, en application de l’arrêté du 30 juillet 2021 précisant le format et le contenu de la fiche d'information sur le prix et les prestations proposés par le syndic, le contrat-type d’un syndic professionnel doit être complété par une fiche d’information standardisée sur le prix et les prestations proposés.

Le contrat-type pour le syndic bénévole

Dans le cas où la copropriété fait appel à un syndic bénévole, le contrat-type entre les deux parties n’est obligatoire que si le syndic est rémunéré pour ses fonctions. Cette rémunération doit être votée par une assemblée générale à la majorité absolue. Si le syndic bénévole n’est pas rémunéré, il n’y a pas besoin d’établir un contrat-type.

Le syndic bénévole ne peut par ailleurs pas être rémunéré par le versement régulier d’une somme fixe que si ce montant est inférieur à son revenu principal. Il sera ensuite tenu de déclarer cette somme au titre des bénéfices non commerciaux.

Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.