Gestionnaire de copropriété : quelles missions ?

L’administration des parties communes, la principale mission d’un gestionnaire de copropriété en termes de temps

La mission première d’un syndic est la gestion de la copropriété, en conformité avec le règlement de copropriété. Le syndic doit administrer l'immeuble, assurer sa conservation et son entretien. Le syndic dédie une partie importante de son temps de travail au maintien en bon état d'usage et de jouissance des parties communes : les parties de bâtiments (couloirs, chaudière, canalisations, garde-corps...) et des terrains (jardins, parcs...) affectés à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires de l'immeuble. Il doit effectuer les visites de la copropriété et les vérifications, conformément au contrat signé avec le syndicat de copropriétaires. Il doit organiser la venue de prestataires pour les travaux d'entretien courant et de maintenance et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble, il doit procéder aux vérifications périodiques imposées par les réglementations en vigueur sur les éléments d'équipement communs, procéder à la négociation, passation et suivi des marchés des prestataires et gestion des contrats à l'échéance dans le cadre du budget prévisionnel, établir et présenter à l'assemblée générale, au moins tous les trois ans, la liste des travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipement commun nécessaires dans les trois années à échoir, en vue de la constitution de provisions spéciales.

En cas de sinistre ayant pour origine les parties communes, c’est également le syndic qui interagit avec l’assureur pour déclarer le sinistre, transmettre à l’assureur toutes les pièces justificatives, accompagner l’expert missionné par l’assureur pour évaluer le sinistre… Et dans l’immédiat, en cas de sinistre, en attendant l’arrivée de l’expert, c’est au syndic de prendre des mesures conservatoires. C’est également le syndic qui réceptionne les indemnités versées par l’assureur et les affecte.

Le syndic joue le rôle de comptable de la copropriété

Comme le dispose l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965, le syndic assure la gestion comptable et financière de la copropriété. À ce titre, il est chargé d'établir le budget prévisionnel de la copropriété en concertation avec le conseil syndical, les comptes du syndicat et leurs annexes et de les soumettre au vote de l'assemblée générale. Le syndic doit tenir, pour chaque syndicat de copropriétaires, une comptabilité séparée qui fait apparaître la position de chaque copropriétaire à l'égard du syndicat. En cas de besoin, il doit procéder à l'appel des provisions sur budget prévisionnel, aux imputations des consommations individuelles d’eau et d'énergie, à la reconstitution des consommations, forfaits et régularisations sur compteurs (en l'absence de relevé), aux appels sur régularisations de charge et aux appels des cotisations du fonds de travaux. Il doit également vérifier et régler les factures des fournisseurs et prestataires, recouvrer des créances auprès des tiers, relancer par lettre simple avant mise en demeure et délivrer des attestations de TVA aux fournisseurs et prestataires.

C’est également le syndic qui ouvre le compte bancaire de la copropriété, puis transmet au conseil syndical une copie des relevés périodiques du compte, dès leur réception. À noter que pour les cotisations du fonds travaux, il doit ouvrir un deuxième compte, qui doit par ailleurs être rémunéré.

Toujours pour assurer la bonne tenue de la comptabilité, le syndic tient à jour la liste de tous les copropriétaires (avec indication de leur lot, état civil, domicile et adresse électronique).

La mise à jour de la fiche synthétique de la copropriété, une obligation annuelle pour le syndic

Une autre obligation majeure du syndic est l’établissement de la fiche synthétique de la copropriété. Cette fiche regroupe les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti. Le syndic est tenu de mettre à jour la fiche synthétique de la copropriété chaque année et de la mettre à disposition des copropriétaires. (En l'absence de mise à disposition d'un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale.) L’établissement de la fiche synthétique de la copropriété est une obligation assez récente : le principe en a été posé par la loi Alur de 2014, et l’obligation est entrée en vigueur suite au décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016.

La préparation en amont des assemblées générales, une grande mission pour un syndic

Mais le moment où le rôle du syndic est sans doute le plus visible est l’assemblée générale de copropriétaires. Comme le dispose la loi du 10 juillet 1965, il revient au syndic de convoquer l’assemblée générale. Il doit envoyer une invitation personnelle à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale. Par défaut, cette invitation est envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception. Mais si le règlement de copropriété prévoit l’envoi des invitations par mail, alors le syndic les envoie par mail. (Pour être tout à fait précis, ce délai de 21 jours court le lendemain de la première présentation de la lettre recommandée au domicile du destinataire ou bien le lendemain de l’envoi du mail.) L’assemblée générale doit être convoquée dans les six mois qui suivent la clôture de l’exercice comptable.

Une convocation à une assemblée générale doit obligatoirement comporter la date, l'heure et le lieu de l’assemblée ainsi que le programme précis des décisions à discuter et à voter (l'ordre du jour). En amont de l’assemblée générale, le syndic doit aussi communiquer aux copropriétaires les documents relatifs aux résolutions qu’ils seront appelés à voter, leur permettant de prendre des décisions en toute connaissance de cause. Il s’agit de l’état financier du syndicat des copropriétaires et de son compte de gestion général, ainsi que du projet du budget. Ces documents doivent être présentés avec le comparatif des comptes de l'exercice précédent approuvé et le dernier budget prévisionnel voté. Un certain formalisme doit être respecté dans la mesure où ces documents doivent être établis conformément aux exigences du décret n° 2005-240 du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires.

Si l’assemblée générale est appelée à voter la conclusion d’un contrat avec un prestataire ou un autre tiers, le syndic doit transmettre aux copropriétaires le projet de contrat ou, à défaut, les conditions essentielles du contrat. En cas de mise en concurrence, les différents projets de contrats doivent être présentés. Il en va de même pour les devis, qui doivent être transmis aux copropriétaires en même temps que l’invitation à l’assemblée générale. Enfin, lorsque le contrat proposé a pour objet la souscription d'un prêt bancaire au nom du syndicat de copropriétaires, le syndic doit communiquer la proposition d'engagement de caution.

Lorsque le règlement de copropriété est appelé à évoluer, le syndic transmet là aussi, à l’ensemble des copropriétaires, le projet de nouveau règlement. Il en va de même pour l'état descriptif de division. Le syndic doit aussi transmettre aux copropriétaires l'état de répartition des charges. Enfin, le syndic transmet, pour l'information des copropriétaires, les annexes au budget prévisionnel, l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération, l’avis rendu par le conseil syndical au sujet de la reconduction du syndic actuel ou de la désignation d’un nouveau syndic, le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical et le bilan établi par le conseil syndical.

Enfin, le syndic doit transmettre à chaque copropriétaire, en amont de l’assemblée générale, une note d'information sur la consommation de chaleur, de froid et d'eau chaude sanitaire de son logement.

Si la copropriété est pourvue d’un conseil syndical, le syndic a l’obligation de consulter ce dernier avant le vote de travaux, mais aussi dès lors qu’il passe un marché ou un contrat (ascenseur, chauffage...) dont le montant dépasse une certaine somme fixée par l'assemblée générale. La consultation du conseil syndical est également requise lors de l’élaboration du budget prévisionnel.

Pendant une assemblée générale, le syndic organise un vote sur les résolutions

Lors d’assemblées générales, le syndic doit obligatoirement organiser un vote sur trois sujets : la souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat), la signature des contrats avec des prestataires (plombiers, électriciens…) et la délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires.

Le vote sur d’autres sujets est organisé uniquement si besoin. Sont votées à la majorité simple (également appelée majorité « article 24 ») les résolutions relatives à l’approbation des comptes annuels, au budget prévisionnel de la copropriété pour l’année à venir, à l’organisation et au fonctionnement du conseil syndical, aux travaux nécessaires à la conservation de l’immeuble, aux modalités de réalisation des travaux obligatoires (en vertu de la loi, du règlement de copropriété ou d'un arrêté de police), aux travaux d'accessibilité, à l’adaptation du règlement de copropriété et à la suppression d’un vide-ordure pour raisons d’hygiène.

Sont votées à la majorité absolue (dite majorité « article 25 ») les résolutions relatives au maintien du syndic actuel ou à la désignation d’un nouveau syndic, à l’élection ou la révocation du conseil syndical, à la sécurité de l’immeuble (autorisation permanente d’accès accordée aux forces de l’ordre, modalités d’ouvertures des portes d’accès à l’immeuble, installation d’un interphone ou digicode, autorisation de transmettre les images de vidéosurveillance aux forces de l’ordre en vue de la protection des parties communes). La majorité absolue des voix des copropriétaires est également requise pour les décisions relatives à la vente et à la répartition des charges de copropriété : les conditions de vente d'une partie commune résultant d'une obligation légale ou règlementaire ou encore la modification de la répartition des charges suite au changement d'usage d’une partie privative. Il en va de même pour les résolutions relatives aux travaux d’économie d’énergie, aux travaux de transformation, d’addition ou d’amélioration, aux travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble aux frais d’un copropriétaire, aux travaux d’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires et de compteurs / répartiteurs de chauffage, aux travaux nécessaires pour l’individualisation des contrats de fourniture d’eau et au ravalement imposé par l’administration. Enfin, la majorité absolue des voix est requise pour voter la dispense d'ouverture de compte bancaire ou postal séparé, quelque chose qui reste autorisé si la copropriété comporte moins de 15 lots.

Enfin, sont votées à la double majorité (soit au moins 2/3 de l’ensemble voix) les résolutions relatives à la suppression du poste de gardien ou de concierge et l’aliénation du logement qui lui est affecté, lorsqu’il appartient au syndicat, et à la modification du règlement de la copropriété.

En plus des assemblées générales annuelles, n’oublions pas qu’il peut aussi y avoir des assemblées générales extraordinaires, si un besoin urgent se fait sentir. Cela peut être le cas lorsque la sécurité des personnes ou la sauvegarde de l’immeuble est en danger et que des travaux urgents doivent être votés. Cela peut par exemple être une chaudière vétuste, jugée comme présentant un danger à la sécurité des occupants de l’immeuble, ou encore des problèmes d’insalubrité qui nécessitent une solution immédiate. Ces assemblées peuvent être convoquées par le syndicat de copropriétaires, à l’initiative d’un seul copropriétaire ou de plusieurs copropriétaires et, enfin, à l’initiative du syndic.

À l’issue de l’assemblée générale, le syndic doit réaliser le procès-verbal. Il est réalisé de préférence immédiatement à l’issue de l’assemblée, car il doit être signé par le président de séance, le secrétaire et le/les scrutateur(s). Mais il est également possible de le réaliser plus tard, dans les 8 jours qui suivent l’assemblée générale. Le syndic inscrit ensuite le procès-verbal au sein d'un registre. Aujourd’hui, ce registre peut tout à fait être tenu sous forme électronique, il en va de même pour la signature de la feuille de présence. En cas de demande d’un copropriétaire, le syndic a l’obligation de délivrer une copie du registre ou mettre à la disposition du copropriétaire un extrait du procès-verbal sous forme électronique.

Le syndic doit obligatoirement notifier le procès-verbal de l’assemblée générale à deux catégories de copropriétaires : les copropriétaires opposants (ayant voté contre une résolution) et les copropriétaires « défaillants » (qui n’ont été ni présents, ni représentés). Le syndic a un mois pour notifier le procès-verbal à ces copropriétaires. Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par e-mail. Autre mesure de publicité : les décisions de l'assemblée générale portant sur les conditions d'occupation de l'immeuble (par exemple, la conduite de travaux) doivent être affichées dans les parties communes affectées à l'usage ou à l'utilité de tous les copropriétaires, de manière à informer tous les occupants. C’est là encore la responsabilité du syndic de procéder à cet affichage.

Les obligations d’information du syndic

À l’issue d’une assemblée générale, il incombe au syndicat d’informer les occupants de l'immeuble (copropriétaires ayant été absents aussi bien que locataires) de certaines décisions prises en assemblée générale. Cette obligation d’information est d’ailleurs relativement nouvelle : elle découle du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015. Ce décret oblige le syndic d’informer tous les occupants de l’immeuble des décisions susceptibles d'avoir des conséquences sur les conditions d'occupation de l'immeuble et sur les charges des occupants. Cela peut être les décisions relatives à la maintenance et à l'entretien de l'immeuble, aux travaux de toute nature et aux actes techniques concourant à la préparation de ces travaux tels que les diagnostics, les audits et les études techniques mais également les décisions relatives à la présence du personnel ou des prestataires.

En revanche, le syndic n’a pas le droit de porter à la connaissance de l’ensemble des occupants les décisions relatives à une saisie immobilière ou une procédure contentieuse opposant un ou plusieurs copropriétaires au syndicat. Il ne peut pas non plus communiquer sur les prestations de gestion qui lui sont confiées ou pour lesquelles il est mandaté. En plus, une décision ayant pour effet le licenciement du gardien, concierge ou employé d'immeuble, ne peut être portée à la connaissance des occupants avant que ce dernier ait reçu la lettre lui notifiant son licenciement. À noter que la loi donne au syndic un délai généreux (trois mois) pour communiquer aux occupants les décisions prises. Dans le cas où cette communication se fait par voie d’affichage dans les parties communes, cet affichage doit être maintenu pendant un mois.

Sachez aussi que le syndic a l’obligation de mettre à la disposition du conseil syndical toutes les pièces relatives à la gestion de l’immeuble (à cette fin, un extranet est le plus souvent utilisé). Le défaut de transmission des pièces donne lieu à une sanction pécuniaire pour le syndic.

Travaux d’accessibilité et d’individualisation des frais de chauffage et d’eau

Les copropriétés sont nombreuses à réaliser des travaux d’individualisation des frais de chauffage et d’eau, ainsi que des travaux d’accessibilité. En vertu de l’ordonnance n° 2020-71 du 29 janvier 2020, tout bâtiment collectif d'habitation ou mixte pourvu d'une installation centrale de chauffage doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer et de réguler la quantité de chaleur et d'eau chaude fournie à chaque local occupé à titre privatif. En plus, tout bâtiment collectif d'habitation ou mixte pourvu d'une installation centrale de froid doit comporter, quand la technique le permet, une installation permettant de déterminer et de réguler la quantité de froid fournie à chaque local occupé à titre privatif. Il revient au syndic de s’assurer que l'immeuble comporte des installations répondant à ces obligations.

S’agissant des travaux de mise en accessibilité, d’après l’article 25-2 de la loi du 10 juillet 1965, chaque copropriétaire peut faire réaliser, à ses frais, des travaux pour l'accessibilité des logements aux personnes handicapées ou à mobilité réduite qui affectent les parties communes ou l'aspect extérieur de l'immeuble. Dans ce cas, le copropriétaire doit notifier le syndic, et le syndic doit inscrire un point d'information à l'ordre du jour de la prochaine assemblée générale, accompagnée d'un descriptif détaillé des travaux envisagés.

La responsabilité du gestionnaire de copropriété

Étant doté d’un large éventail de missions et responsabilités, le syndic est bien entendu responsable de ses carences éventuelles. En cas d'empêchement du syndic, pour quelque cause que ce soit, le président du conseil syndical peut convoquer une assemblée générale appelée à désigner un nouveau syndic. En cas de carence du syndic et à défaut de stipulation du règlement de copropriété, un administrateur ad hoc peut être désigné par décision de justice.

En cas de carence ou d'inaction du syndic, le président du conseil syndical peut, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

En cas d'empêchement du syndic ou de défaillance de celui-ci mettant en péril la conservation de l'immeuble, la santé ou la sécurité des occupants, chaque copropriétaire peut prendre l'initiative de convoquer une assemblée générale extraordinaire pour désigner un nouveau syndic ou prendre les décisions nécessaires à la conservation de l'immeuble, de la santé ou de la sécurité de ses occupants.

En cas de carence ou d'inaction du syndic, le président du conseil syndical peut également, sur délégation expresse de l'assemblée générale, exercer une action contre le syndic, en réparation du préjudice subi par le syndicat des copropriétaires. Lorsque la copropriété n'a pas de conseil syndical, cette action peut être exercée par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires.

À noter que la responsabilité du syndic peut être engagée en cas de défaut d’entretien des parties communes et en cas de non-respect du règlement de copropriété.

Cet article a été rédigé par notre partenaire Économie Matin SAS. Il s'agit d'un point de vue journalistique et Foncia ne garantit pas l'exhaustivité des informations diffusées.